Нарушение статьи ТК о персональных данных - Альметьевский медицинский колледж

Работодатель, принимая на работу нового сотрудника, запрашивает у него согласие на обработку персональных данных.

Сегодня разберем, что такое персональные данные, какой правовой режим устанавливается в отношении персональных данных и какие обязанности возникают у работодателя.

Трудовой Кодекс РФ (далее — ТК РФ) устанавливает особенности защиты, а также хранения, использования и передачи персональных данных работника в Главе 14 «Защита персональных данных работника». Правила работы с персональными данными содержатся в Федеральном законе «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Под персональными данными понимаетсялюбая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Т.е. персональными данными является огромное количество информации, позволяющей идентифицировать человека, начиная от даты рождения, фамилии, имени, отчества, и заканчивая информацией о расовой, национальной принадлежности человека, его политических взглядах.

Можно привести примерный перечень персональных данных работника:

фамилия, имя, отчество;
дата рождения;
адрес места регистрации/места жительства;
сведения, содержащиеся в документах, предоставляемых при трудоустройстве: паспорте, трудовой книжке, документе об образовании, свидетельстве о государственном пенсионном страховании;
сведения о трудовом (страховом) стаже;
сведения о привлечении работника к материальной ответственности;
сведения о состоянии здоровья и результатах медицинского обследования работника;
любые иные сведения, позволяющие определить работника.

Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных. В терминах Закона № 152-ФЗ организация-работодатель является оператором персональных данных, так как организует и осуществляет обработку персональных данных, а также совершает иные действия с персональными данными.

Следовательно, работодатель при принятии на работу работника, оформляя должным образом все необходимые документы, будет являться оператором, осуществляющим обработку персональных данных.

Источник получения персональных данных

Источником получения персональных данных о работнике может являться не только он сам. Однако, для исключения возможных неточностей все персональные данные работника следует получать у него самого.

Если персональные данные работника можно получить только у третьей стороны, работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие.

Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных.

Например, если работодатель решит получить дополнительную информацию о профессиональной подготовке работника в другой организации, то ему необходимо получить письменное согласие работника на такой запрос. Для получения согласия работодатель может направить работнику уведомление о получении персональных данных работника от третьих лиц с просьбой дать согласие на получение таких данных.

Работа с персональными данными

Согласие на обработку персональных данных оформляется исключительно в письменной форме.

Однако из данного правила имеются исключения.

В частности, допускается обработка персональных данных в случаях, когда такая обработка необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

Данное правило распространяется и на стороны трудового договора, то есть работника и работодателя.

Из сказанного следует, если работодатель получает от работника, хранит и передает лишь ту информацию, которая необходима для исполнения трудового договора, получение согласия работника на такие действия не требуется.

Возникает большое количество вопросов относительно контактных данных работника, ведь отсутствие такой информации не влечет невозможность исполнения трудового договора.

Согласно статье 65 ТК РФ предоставление каких-либо документов с контактными данными не требуется.

Поэтому, если работодатель желает получить такого рода информацию (а также иную информацию, неполучение которой не влечет невозможность исполнения договора), ему необходимо получить на это согласие работника.

Между тем, даже если у работника не берется согласие на обработку персональных данных, в целях соблюдения положений статьи 86 ТК РФ работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.
Статьей 88 ТК РФ установлены требования к передаче персональных данных работника.

Так, работодатель не вправе сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника и в иных предусмотренных законодательством случаях.

Были даны разъяснения, в каких случаях при передаче персональных данных работника третьим лицам согласия работника не требуется:

в Фонд социального страхования РФ, Пенсионный фонд РФ;
в банковские организации, открывающие и обслуживающие банковские карты для начисления заработной платы в случаях:
когда Договор на выпуск банковской карты заключался напрямую с работником и в его тексте предусмотрены положения, предусматривающие передачу работодателем персональных данных работника;
наличия у работодателя доверенности на представление интересов работника;
когда соответствующая форма и система оплаты труда прописана в коллективном договоре

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований законодательства, а именно путем утверждения Положения о хранении и использовании персональных данных работников. В Положении стоит указать порядок допуска к работе с персональными данными, перечень данных, с которыми работают должностные лица, порядок передачи данных внутри и за пределы организации.

Доступ к персональным данным работника должен быть разрешен только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.
Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты обеспечивается работодателем за счет собственных средств.

Отдельные вопросы порядка работы с персональными данными

Работодатель вправе обрабатывать персональные данные уволенного работника в случаях и в сроки, предусмотренные федеральным законодательством. К таким случаям, в частности, относится обработка персональных данных для целей бухгалтерского и налогового учета.

Также в случаях наличия согласия работника работодатель вправе хранить копию трудовой книжки уволенного работника.

Интересна позиция Роструда при оформлении пропусков для доступа к месту работы, которые представляют собой копию паспорта работника.

Так, на сайте Роструда был задан вопрос, нарушает ли положение о защите персональных данных предъявление такого рода пропуска сотрудникам охранной организации (то есть третьему лицу).

По мнению Роструда, оформление такого рода пропусков и обязание работников предъявлять такие пропуска сторонней организации возможно только с письменного согласия работника.

Необходимо отметить, что в случае хранения в личном деле каких-либо документов, касающихся родственников работников (например, копия свидетельства о рождении ребенка для получения вычета, копии свидетельства о заключении брака, др.), работодатель должен получить согласие на обработку персональных данных либо от совершеннолетних членов семьи, либо от самого работника, как полномочного представителя своих несовершеннолетних детей.

Кроме того, в целях соблюдения положений законодательства о персональных данных, не допускается издание одного приказа, например, о переводе нескольких работников на новые должности, так как такой приказ будет нарушать конфиденциальность персональных данных: в приказ включается информация о заработной плате каждого работника, а такие сведения не подлежат разглашению третьим лицам.

Многих работодателей интересует вопрос о возможности ведения видеонаблюдения на территории организации и необходимости получения согласия работников. Из статьи 22 ТК РФ вытекает право работодателя осуществлять контроль за трудовой деятельностью работников.

Формы такого контроля законодательством не установлены. Они закрепляются локальными нормативными актами, действующими в организации.

Следовательно, для введения системы видеонаблюдения работодателю необходимо издать соответствующий локальный Нормативный акт, с которым ознакомить работников.

При осуществлении контроля работодатель обязан соблюдать конституционные права граждан, а также требования законодательства о защите персональных данных работников.

Ответственность за нарушения в сфере обработки персональных данных

Статьей 13.11 КоАП РФ предусмотрена ответственность за обработку персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ, либо их обработка, не совместимая с целями сбора персональных данных. Организация по этой норме будет оштрафована на сумму от 30 000 до 50 000 рублей.

Частью 2 статьи 13.

11 КоАП РФ выделен самостоятельный состав правонарушения, который образует обработка персональных данных без письменного согласия их субъекта (работника) либо обработка персональных данных с нарушением требований к составу сведений, включаемых в письменное согласие.

Должностному лицу компании-работодателя грозит Штраф в размере от 10 000 до 20 000 рублей, а организации — от 15 000 до 75 000 рублей.

По материалам журнала «Наша бухгалтерия»

Ответственность за разглашение персональных данных в 2021 году

22 декабря

21284

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

За нарушения при обработке личных сведений можно лишиться денег, должности, а в отдельных ситуациях и свободы. Сохраните в закладках нашу таблицу проступков и наказаний, чтобы уберечь себя от неприятностей с законом.

Уголовная — в зависимости от тяжести нарушения суд может назначить разные наказания: от крупных штрафов до лишения свободы, причем, чтобы ответить по статье, достаточно рассказать чужую личную информацию всего одному человеку.
Административная — суд предпишет заплатить штраф или ограничится предупреждением.
Гражданско-правовая — необходимо будет возместить материальный или моральный ущерб
Дисциплинарная — предполагает замечание или выговор, иногда дело может дойти до увольнения.

Нарушение	Возможные наказания	Норма закона
Сбор или распространение данных, которые составляют личную или семейную тайну человека, без его согласия. Обнародование таких данных. Стоит понимать, что у понятий «личная тайна» и «семейная тайна» нет конкретных определений. Суды трактуют их довольно широко, а потому есть риск ответить перед законом за раскрытие практически любых личных сведений о другом человеке. В целом, личной тайной считается все, что человек, хотел бы скрыть: болезнь, религиозные убеждения, уровень обеспеченности и т.д. Например, одной компании пришлось отвечать перед судом за раскрытие перемещений автомобиля, а другой — за детализацию мобильных расходов клиента. Понятие семейной тайны немного конкретнее: это информация об отношениях с родственниками, социально-бытовых условиях жизни и т.д.	штраф обязательные, исправительные, принудительные работы лишение права вести профессиональную или другую деятельность арест, лишение свободы	137 статья УК РФ, ч. 1 С использованием служебного положения — 137 ст, ч 2
Незаконное обнародование информации о потерпевшем, которому нет 16 лет, если эта информация: касается уголовного дела. раскрывает его страдания, полученный вред и подобные последствия, связанные с преступлением. Городская газета опубликовала статью о девочке-подростке, указав её ФИО и номер школы. При этом ни девочка, ни ее родители согласия на обнародование таких личных данных газете не давали. РКН вынес редактору письменное предупреждение, однако она на него не отреагировала, и в газете появилось еще несколько статей с личной информацией героев, не достигших 16 лет. В результате суд постановил закрыть газету.	штраф лишение права вести профессиональную или другую деятельность принудительные работы арест, лишение свободы	137 статья УК РФ, ч. 3
Чиновник неправомерно отказался предоставить человеку документы, затрагивающие его права и свободы, либо предоставил ему неполную или заведомо ложную информацию — при условии, что эти действия нанесли вред правам и законным интересам граждан. Чиновник также будет наказан за: уклонение от выдачи документов (например, он заявит, что нужных человеку данных нет, хотя они есть); бездействие (например, проигнорирует письменный запрос).	штраф лишение права вести профессиональную или другую деятельность	140 статья УК РФ
Неправомерный доступ к компьютерной информации, которая охраняется законом, если это вызвало ее уничтожение, блокирование, изменение или копирование. Под неправомерным доступом здесь подразумевают любое взаимодействие с данными (включая просто ознакомление), на которое нет разрешения собственника или другого законного пользователя.	штраф исправительные, принудительные работы ограничение свободы лишение свободы	272 статья УК РФ, ч. 1 ущерб от 1 млн. руб — 272 статья, ч 2
Описанные в 1 и 2 частях статьи правонарушения, если они были совершены: группой лиц по предварительному сговору; организованной группой; с использованием служебного положения.	штраф ограничение свободы принудительные работы лишение свободы	272 статья УК РФ, ч. 3
Правонарушения, описанные в 1, 2 и 3 частях статьи, если они вызвали тяжкие последствия или угрозу их наступления (к таким случаям относят, например, смерть, существенный вред здоровью).	лишение свободы до 7 лет	272 статья УК РФ, ч. 4

Уголовной ответственностью за разглашение персональных данных грозит, например, не слишком популярная, но встречающаяся практика публикации черного списка сотрудников. Даже в случае указания только ФИО проблемных работников, без, например, их контактов, это уже будет считаться незаконным обнародованием личной информации.

Нарушение	Что грозит	Норма закона
Отказ предоставить гражданину (в том числе адвокату) или организации сведений, которые федеральные законы предписывают предоставлять. Предоставление позднее положенного срока. Предоставление заведомо недостоверных данных.	штраф 5-10 тыс. руб.	Статья 5.39 КоАП РФ
Обработка личных сведений в случаях, не предусмотренных законами о ПД. Обработка личных сведений, которая не отвечает целям сбора ПД, заявленным оператором. Исключение — ситуации, оговоренные 2 частью статьи, если эти действия не включают уголовно наказуемого деяния. Салон красоты собирал телефоны клиентов, поясняя, что будет напоминать о грядущих визитах к мастерам или сообщать об их отмене. А помимо этого начал рассылать рекламные смс, хотя клиенты соответствующую бумагу не подписывали. Салон привлекли к административной ответственности за нарушение обработки персональных данных.	Статья 13.11 КоАП РФ, ч. 1
Обработнка личной информации без письменного согласия человека в тех случаях, когда его требует законодательство, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния. Письменное согласие на обработку есть, но оператор собирает не только те сведения, что в этом согласии перечислены. Частная клиника заводила амбулаторные карточки пациентов и вносила в свою базу их ФИО, телефоны и адреса. При этом подписать согласие на обработку ПД клиентам не предлагалось. Суд назначил директору клиники штраф.	штраф от 3 до 75 тыс. руб.	Статья 13.11 КоАП РФ, ч. 2
Непредоставление в открытом доступе документа, разъясняющего политику в отношении обработки и защиты личной информации. Владельцу форума пришлось заплатить штраф, так как он не разместил на сайте информацию о деталях работы с личной информацией — адресах электронной почты, которые собирал.	Статья 13.11 КоАП РФ, ч. 3
Непредоставление человеку сведений, касающихся обработки его личной информации.	штраф от 1 до 40 тыс. руб	Статья 13.11 КоАП РФ, ч. 4
Оператор не уточнил, не заблокировал или не удалил в оговоренный законом срок личностные данные, которые устарели, оказались неточными, были получены незаконно или не отвечали заявленным оператором целям. Потребовать проделать все перечисленные действия имеет право как сам человек, чьи ПД оказались в распоряжении оператора, так и его представитель или уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных.	Статья 13.11 КоАП РФ, ч. 5
Оператор недостаточно надежно хранил ПД на материальных носителях, и информация попала к третьим лицам — неважно, целенаправленно они ее получили или случайно. Получив информацию, третья сторона ее уничтожила, как-то изменила, скопировала или провела еще какие-то операции, но при отсутствии признаков уголовно наказуемых действий	штраф от 700 рублей до 50 тыс. руб.	Статья 13.11 КоАП РФ, ч. 6
Орган управления не обезличил ПД вопреки закону или не применил для этого установленные законом методы. Например, визовые центры присваивают каждому подающему на визу идентификационный номер. Такой номер не принадлежит к разряду персональной информации и обезличивает человека: по номеру невозможно установить конкретную личность.	Статья 13.11 КоАП РФ, ч. 7
Оператор не сообщил вовремя или совсем не сообщил положенные законом данные госоргану или чиновнику. За сообщение ложных или неполных данных также придется ответить в суде. В Федеральную антимонопольную службу пожаловался мужчина: ему приходила рекламная рассылка от кафе, хотя он не давал на это согласия. ФАС запросила у оператора сотовой связи данные абонента, от которого шла рассылка. Компания отказалась, сославшись на Закон о персональных данных. Однако суд постановил, что ФАС имеет право запрашивать сведения об абоненте, поскольку ситуация с рекламной рассылкой входит в сферу ее деятельности.	Статья 19.7 КоАП РФ

Важно! С декабря 2019 года изменена статья 13.11 КоАП. Теперь отдельное наказание предусмотрено тем, кто хранит персональные данные на серверах вне территории России. Штрафы внушительные: до 6 миллионов рублей за первое нарушение и до 18 миллионов рублей — за повторное.

Нарушение

Что грозит

Норма закона

Оператор нарушил правила обработки личной информации, из-за чего человек понес материальные потери.
Это могут быть:

затраты на восстановление нарушенных прав потеря;
порча имущества;
Упущенная выгода.

Полное возмещение убытков, если только меньший объем выплат не установлен законом или договором.
Если виновник как-то нажился на чужой личной информации, ее владелец вправе потребовать в дополнение упущенную выгоду в размере не меньшем, чем полученные нарушителем доходы.

Статья 15 Гражданского кодекса

Оператор нарушил правила обработки личностных сведений, что повлекло для человека Моральный вред.
Мужчина обратился в суд: банк засыпал его смс и звонками с требованиями погасить задолженность по кредиту. Деньги он действительно брал, но уже давно выплатил. Однако до сотрудников банка это донести не удавалось.
Суд запретил банку обрабатывать ПД истца и постановил выплатить ему 15 тыс. руб. моральной компенсации.

Компенсация морального вреда

Статья 24 Закона «О персональных данных»

Нарушение	Что грозит	Норма закона
Сотрудник придал огласке личную информацию другого сотрудника, которые он выяснил в ходе работы. Менеджер банка, проверяя платежеспособность заявителя на Кредит, позвонил к нему на работу. Руководитель не должен давать информацию о размере зарплаты подчиненного без его письменного согласия и официального письма из банка.	Увольнение	Статья 81, пункт 6, подпункт «в» Трудового кодекса
Работник допустил какие-либо другие нарушения при работе с личной информацией. Рекрутер передала резюме неподошедшего соискателя коллеге из другой компании. У нее было согласие человека на обработку его личных сведений, но не на передачу кому-то еще. Поэтому рекрутеру сделали выговор.	Замечание или выговор	Статья 90 и статья 192 ТК РФ

Если вы работодатель, и ваш подчиненный нарушил правила конфиденциальности, учитывайте, что и вы должны играть значительную роль в недопущении подобных ситуаций. В частности, важно:

защитить личные сведения сотрудников и клиентов от стороннего доступа (в том числе внутри организации);
прописать в трудовом договоре ответственность сотрудника за нарушение принципов конфиденциальности;
донести до всех сотрудников правила и принципы работы с ПД, которые установлены законом и применяются в организации.

Всё равно остались вопросы? Или хочется больше разборов реальных ситуаций из практики? Делимся практическим опытом и даем новейшую информацию в авторском курсе о персональных данных. Вам не придется самостоятельно изучать законы и разбирать нагромождения юридических формулировок. Мы уже сделали это за вас и упаковали в простые и понятные принципы.

Персональные данные сотрудников: определение, правила работы | Ответственность за нарушение закона о персональных данных

У предпринимателя хранится стандартная информация о работниках: имя, контакты, номер паспорта, прошлые места работы. Такая информация — персональные данные людей. Собирать, хранить и удалять её нужно по правилам из закона.

Если персональные данные хранить неправильно, бизнес оштрафует Роскомнадзор. В ещё худшей ситуации личная информация утечёт к банкам, конкурентам и бывшим супругам работников. Тогда к штрафу добавится обязанность компенсировать моральный вред.

Чтобы избежать штрафов и судов, нужно один раз настроить работу с персональными данными сотрудников. Хорошая новость в том, что это несложно сделать самостоятельно. Рассказываем как.

Основная информация о персональных данных:
Глава 14 Трудового кодекса РФ
Закон № 152-ФЗ О персональных данных
Положение об особенностях обработки персональных данных без средств автоматизации

Каких работодателей касаются правила о персональных данных

Каждый человек сам решает, что и кому сообщать о себе. Это его частная жизнь, она конфиденциальна.

Чтобы информация о частной жизни не распространялась, действуют правила работы с персональными данными. Это следует из ст. 2 Закона № 152-ФЗ.

Предприниматели и организации, заключившие хотя бы один трудовой договор, отвечают за утечку сведений о частной жизни работников. Считается, что работодатели — операторы персональных данных. Они собирают информацию, хранят её в кадровых документах, передают в налоговую и пенсионный фонд. Основание — ст. 3 и 7 Закона № 152-ФЗ.

Правила работы с персональными данными не изменятся, если число работников вырастет до десяти или двух тысяч по всей стране.

Бизнесу без наёмного персонала в этом плане меньше хлопот. За свои паспортные данные и номера банковских карт предприниматели отвечают сами. Требований нет, составлять документы не надо.

Что такое персональные данные работника

Персональные данные — это любая информация о человеке, из которой можно понять, о ком речь — ст. 3 Закона № 152-ФЗ.

Более ясного определения нет. Поэтому работодатели обязаны следить за всеми документами, где есть имена, даты рождения, адреса и подобные сведения о работниках.

Вот список для ориентира:
Кадровые документы — трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки, приказы об отпусках и выговорах, заявления на отпуск.
Копии документов от работника — паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении детей.

Бухгалтерские документы — расчётные листы по зарплате и премиям. Любые сведения о зарплате — это в принципе персональные данные, они секретны. Так сказано в Письме Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681.

Фото работника — например, на пропуск.

Отпечатки пальцев — это биометрические персональные данные. Для них те же правила.

Неформальные документы — резюме, анкеты, характеристики, тесты на психологическую совместимость скорпиона и змееносца в активной фазе луны.

Что будет за нарушение закона о персональных данных

За утечку персональных данных и даже формальные ошибки работодатели отвечают по административной, гражданской и уголовной ответственности.

Административная ответственность: штрафы

Работу с персональными данными контролируют Роскомнадзор и Прокуратура. С внеплановой проверкой приходят по жалобе работника, в том числе бывшего.

Штрафуют за избыточный сбор данных, отсутствие в кадровой документации согласия работника, утечку и отказ уточнить сведения по ст. 13.11 КоАП РФ. Размер штрафа — до 75 000 ₽.

Попасть на административную ответственность можно за сам факт нарушения закона. Проверяющие не будут разбираться, была ли реальная опасность, что мошенники оформят микрозайм по копии паспорта.

Компания использовала копии документов людей как черновики. Это незаконное распространение персональных данных. Прокуратура назначила штраф 25 000 ₽ — дело № 44а-1189/2018.

Гражданско-правовая ответственность: моральный вред работнику

Если по вине работодателя стали известны факты из частной жизни, работнику полагается компенсация морального вреда.

Дела о моральном вреде рассматривает суд по иску работника. Сумма компенсации зависит от последствий и бывает ощутимой.

Скриншот трудового договора с размером зарплаты работника попал в интернет. Компания не уследила или не придала этому значения. По всей видимости, был резонансный спор, но правило секретности персональных данных действует и тут. Работник отсудил 25 000 ₽ — дело № 33-4172/13.

Уголовная ответственность

В тяжёлом случае утечки данных о человеке через СМИ, интернет или как-то ещё публично на руководителя заводят уголовное дело по ст. 137 УК РФ.

В уголовном деле смотрят на реальный вред личной и семейной жизни человека. Например, на ютуб слили видео с камер в офисе — так жена менеджера узнала об измене.

Наказание грозит вплоть до лишения свободы на четыре года. Но такие дела, конечно, редкость.

Не уследивших за персональными данными кадровика, бухгалтера и директора можно уволить и переложить на них убытки от штрафов. Посмотрите нашу статью про дисциплинарную и материальную ответственность работников.

Правила работы с персональными данными работника

Правила о персональных данных разбросаны по разным законам. Мы собрали их в один столбик и упростили:

???? Персональные данные работника обрабатывают только с его письменного согласия.

???? Персональные данные работника нельзя никому сообщать без его согласия — ст. 7 Закона № 152-ФЗ. Даже коллегам и членам семьи. Но есть исключения, связанные с угрозой жизни и здоровью. Например, врачам скорой помощи можно сказать про аллергию.

???? Работодатель берёт от работника только нужные для работы сведения — ст. 86 ТК РФ.

О политических взглядах, вероисповедании и сексуальной ориентации расспрашивать нельзя. Про здоровье можно выяснить только то, что нужно для конкретной рабочей функции.

???? Персональные данные получают у самого работника. Когда нужные сведения есть только у третьей стороны, с работника берут письменное согласие.

???? Работодатель на свои деньги обеспечивает физическую сохранность документов с персональными данными. Хранить документы в надёжном месте — одна из главных его обязанностей.

???? Данные о работнике должны быть точными и свежими. Работодатель обязан заменять, обновлять и удалять информацию по просьбе работника — ст. 5 Закона № 152-ФЗ.

???? Работник в любое время может получить бесплатно копию документов с персональными данными — ст. 89 ТК РФ.

???? В фирме назначают ответственного за персональные данные. Этого специалиста знакомят с правилами работы из закона.

????

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

Хочу попробовать

Как настроить работу с персональными данными: инструкция

Чтобы законно собирать и хранить информацию о персонале, надо составить несколько скучных документов и кому-то поручить постоянную бумажную работу (возможно, самому себе). Это не так сложно, как кажется на первый взгляд.

1. Составьте и утвердите локальный нормативный акт — Положение о защите персональных данных работников.

Обычно положение дублирует закон. Знакомьте с ним письменно каждого работника. Подписи удобно собирать на обратной стороне положения.

Пример положения о защите персональных данных работников

2. Назначьте ответственного за персональные данные.

Так нужно в силу ст. 22.1 Закона № 152-ФЗ.

Назначенный человек будет отвечать за сбор согласий с работников и физическую защиту документов. Возьмите с него обязательство о неразглашении данных. Брать трудовые книжки, договоры и копии паспортов сможет только он.

ИП и организации с одним учредителем ответственным назначают себя.
Пример приказа о назначении ответственного за работу с персональными данными
Пример обязательства о неразглашении

3. Берите с каждого работника письменное согласие на обработку персональных данных.

Отсутствие согласия — популярный повод для штрафа. Отдельно оформлять согласие не надо, если пользуетесь типовой формой трудового договора для микропредприятия. В форме есть строка о согласии на обработку.

Если планируете получать сведения о человеке у третьих лиц, например, рекомендации с прошлых мест работы или справки о судимости, возьмите согласие и на это.
Пример согласия на обработку персональных данных
Пример согласия на получение персональных данных у третьих лиц
Типовая форма трудового договора для микропредприятия

4. Храните документы с персональными данными в надёжном месте.

Критериев надёжности нет. Какие конкретно нужны меры безопасности и как не допустить утечку, решает работодатель. Это его право по ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ и п. 15 Положения.

Для хранения подойдёт сейф или ящик на замке. К такому месту не должно быть доступа у других людей, кроме ответственного за персональные данные.

Хранить информацию в электронном виде разрешено только на сервере в России по ст. 18 Закона № 152-ФЗ.

5. Уничтожайте персональные данные полностью.

Отслужившие документы нельзя просто взять и выбросить в мусорное ведро или отправить на черновики. Нельзя даже хранить на всякий случай — это нарушение.

Ненужные резюме, заявления и копии паспортов уничтожают. Сделать это надо так, чтобы никто не смог посмотреть и взять данные из них. Такое требование прописано в п. 10 Положения. Пользуйтесь шредером или мелко порвите бумаги.

Аналогичное требование к удалению данных с сервера: чтобы не осталось копий.

6. Если нужно, уведомляйте Роскомнадзор.

По общему правилу работодатель не обязан сообщать Роскомнадзору о сборе и хранении персональных данных.

Однако при использовании информации о людях не только в кадрах и бухгалтерии, работодатель отправляет уведомление — ст. 22 Закона № 152-ФЗ.

Например, когда сообщает банку о заработке сотрудника или подтверждает визовому центру место работы. В обоих случаях это передача персональных данных. Надо уведомлять Роскомнадзор.

Электронное уведомление Роскомнадзору
Образцы бумажных уведомлений
А при работе через сайт с именами и контактами клиентов, вам совершенно точно нужен важный документ — Политика конфиденциальности.

Сделали все документы? Пройдите самопроверку на сайте Роструда. Это бесплатно и штрафов за найденные нарушения не будет.

7. Исполняйте требования закона не только формально.

Работодатель в курсе личной жизни подчинённых. Он давал справку о доходах для кредита, видел больничный лист на ребёнка и знает о недавнем разводе администратора.

Постарайтесь никому не рассказывать о жизни работников. Так вы не нарушите закон.

Статья актуальна на 27.01.2022

Персональные данные сотрудника: как с ними работать

Основные документы, на которые нужно ориентироваться при обработке персональных данных, — это Конституция РФ (ст. 24) и Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон о персональных данных).

В ст. 24 Конституции РФ говорится, что «сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются».

Закон о персональных данных определяет значение не только ключевых понятий, с которыми придется сталкиваться на практике каждому работодателю, но и вводит принципы и условия обработки персональных данных, права субъекта персональных данных и другие важные моменты.

Вопросам защиты персональных данных работника посвящена гл. 14 ТК РФ.

Что включают персональные данные работника

Персональные данные — это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному физическому лицу (субъекту персональных данных). Как правило, эти данные позволяют идентифицировать конкретного человека.

В рамках трудовых отношений работодатель может запрашивать только те персональные данные, которые нужны для выполнения трудовой функции.

К ним относятся ФИО, сведения о предыдущей работе, документы, которые необходимы для устройства на работу (паспорт, трудовая книжка и т.д.), сведения об образовании.

Такие сведения, как вероисповедание, работодатель запрашивать не имеет права, так как они не требуются для выполнения трудовой функции.

Сложность обработки персональных данных заключается в том, что на разных этапах взаимодействия и при решении различных трудовых задач у работодателя могут возникнуть вопросы.

Например, считается ли та информация, которая содержится в резюме кандидата, персональными данными? Должен ли он давать согласие в этом случае, даже если его не возьмут на работу? Нужно ли как-то согласовывать с работником факт передачи данных для оформления пропуска? Можно ли размещать фотографию работника на доске почета без его согласия? Допускается ли размещение «черных списков» сотрудников на сайте компании? Что делать с данными уволенных сотрудников?

На все эти вопросы важно знать ответы. Тем более что периодически разъяснения по ним публикуют Минтруд, Роструд, Роскомнадзор.

Что делать с персональными данными кандидата

Еще на этапе просмотра резюме компания начинает собирать персональные данные кандидатов. Она может сохранять резюме в специальных программах, распечатывать их, сохранять контакты для дальнейшей связи и т.д.

В резюме обычно представлен целый перечень персональных данных — от номера телефона до сведений об образовании и предыдущих местах работы.

Роскомнадзор предупреждает о том, что обработка персональных данных соискателей предполагает получение соответствующего согласия от них. Согласие следует оформлять на период принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.

Но есть и исключения, когда такое согласие не требуется:

если от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым кандидат заключил договор;
при самостоятельном размещении резюме в интернете.

В согласии нужно обязательно указать цель получения персональных данных — рассмотрение кандидата на вакантную должность. Можно воспользоваться образцом согласия на обработку персональных данных.

Если работодатель получает резюме соискателя по электронной почте, ему нужно дополнительно провести мероприятия, которые бы служили подтверждением факта направления резюме самим соискателем. Например, это может быть приглашение соискателя на собеседование или ответ на его письмо по электронной почте.

Что делать, если персональные данные собираются с помощью анкеты

Нередко работодатель осуществляет сбор персональных данных кандидатов с помощью типовой анкеты. Во-первых, такая анкета должна содержать информацию о сроке её рассмотрения и принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.

А во-вторых, она должна соответствовать требованиям п. 7 Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации. Это значит, что:

в анкете должны быть сведения о цели обработки персональных данных, имя (наименование) и адрес оператора, ФИО и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых работодателем способов обработки данных;
в анкете должно быть поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку;
анкета должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими данными, не нарушая прав и законных интересов других;
в анкете не должно быть предусмотрено объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.

Обычно анкета размещается в электронном виде на сайте компании, и согласие на обработку персональных данных подтверждается с помощью проставления «галочки» в соответствующем поле.

Что делать с данными кандидата, которого не взяли на работу

В таком случае предоставленные соискателем данные нужно уничтожить в течение 30 дней.

Есть в этой ситуации исключения — случаи, предусмотренные законодательством о государственной гражданской службе. Тогда хранить персональные данные соискателя придется в течение 3-х лет.

Направление запросов на прежние места работы

На этапе собеседования работодателю может потребоваться уточнение некоторых данных о работнике или получение дополнительной информации у прежних работодателей.

Для этого ему обязательно нужно заручиться согласием соискателя.

Сбор и обработка персональных данных при приеме на работу

Трудовое законодательство определяет перечень документов, которые работодатель запрашивает у работника при приеме на работу. На этом этапе, согласно ст. 65 ТК РФ, запрашиваются:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовая книжка;
документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;
при необходимости: документы воинского учета, документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний, справка о наличии (отсутствии) судимости.

На то, чтобы внести персональные данные из этих документов в трудовой договор, согласие работника не требуется. Когда он подписывает трудовой договор, то тем самым уже дает свое согласие.

Оформление зарплатной карты и персональные данные работника

Многие организации при приеме на работу оформляют работникам зарплатную карту. В связи с этим может возникнуть вопрос — нужно ли на передачу персональных данных работника банку получать согласие? Да, нужно.

При этом важно, чтобы:

перечень персональных данных строго соответствовал тому, что передается в банк;
была указана цель для получения персональных данных, а именно — для оформления зарплатной карты.

Роскомнадзор определяет случаи, когда передача персональных данных работника банку для открытия зарплатных карт должна происходить без согласия:

договор на выпуск банковской карты заключался напрямую с работником и в его тексте прямо предусмотрены положения о передаче данных работника;
у работодателя есть Доверенность на представление интересов работника при заключении договора с банком на выпуск карты и её обслуживание;
соответствующая форма и система оплаты труда прописана в коллективном договоре (ст. 41 ТК РФ).

Стоит учесть, что работник может отказаться подписать согласие на передачу данных банку, с которым работает компания. У него могут быть уже открыты счета и карты в другом банке, и поэтому для него удобнее продолжать обслуживаться в своем банке.

В прошлом году была установлена ответственность за «зарплатное рабство». Это значит, что сотруднику нельзя отказать в праве на изменение кредитной организации, в которую будет перечисляться зарплата.

Сотрудник сменил фамилию — что делать с трудовым договором?

В этом случае нужно обязательно внести изменения в трудовой договор. Главное — сделать это правильно.

Часто работодатели оформляют дополнительное соглашение, хотя им, как правило, меняются условия, а не сведения трудового договора. Фамилия относится именно к сведениям о работнике.

Правильно будет внести изменение непосредственно в текст трудового договора, вручную.

Размещение «черных списков» сотрудников на сайте

Иногда работодатель смело публикует в открытом доступе списки бывших работников, которые были уволены, например за утрату доверия или неоднократное неисполнение обязанностей.

Следует отметить, что это расценивается законом, как нарушение требований к обработке персональных данных. Об этом, в частности, предупреждает Минтруд в Письме от 08.10.2018 N 14-2/В-803.

В данном случае, публикуя причины увольнения, работодатель сообщает личную информацию сотрудника третьим лицам. Делать это без согласия работника нельзя.

Роскомнадзор в своих рекомендациях формулирует следующие требования:

Содержание согласия должно быть конкретным и информированным. То есть по информации можно сделать однозначный вывод о целях, способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, объеме обрабатываемых данных.
Допускается оформление согласия в виде отдельного документа или в виде части текста трудового договора.
Согласие должно отвечать требованиям, предъявляемым к его содержанию, согласно ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных.

Оформление доски почета

Противоположная ситуация — это поощрение работника в виде доски почета. Но и здесь есть свои тонкости.

Обычно на доске почета размещается фотография человека, указывается его ФИО. И всё это персональные данные, которые работодатель не имеет права выставлять на всеобщее обозрение у себя в офисе, даже если цель его действий — поощрить успешных сотрудников и мотивировать тем самым остальной коллектив.

Для использования фото сотрудника тоже придется заручиться согласием.

Персональные данные для пропуска

В большинстве организаций сейчас действует пропускной режим. Соответственно, новым работникам требуется оформление пропуска.

В данном случае нет необходимости в получении согласия на обработку персональных данных, если:

компания самостоятельно осуществляет пропускной режим;
если обработка соответствует порядку, предусмотренному коллективным договором, локальными актами, принятыми в соответствии со ст. 372 ТК РФ.

В том случае, если пропускной режим находится под контролем сторонней организации, то согласие обязательно.

Кадровый и бухгалтерский учет на аутсорсе и персональные данные

Если работодатель решает вопросы кадрового и бухгалтерского характера при помощи аутсорса, то есть силами сторонних организаций, то он должен соблюдать требования, обозначенные ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных.

Что делать с персональными данными уволенных сотрудников

Нужно учитывать, что существуют требования к обработке персональных данных в рамках бухгалтерского и налогового учета.

Так, например, работодатели обязаны в течение 4-х лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). И здесь согласия уже бывших сотрудников, хотят они того или нет, не требуется.

Роскомнадзор напоминает, что по истечении сроков, определенных законодательством, личные дела работников переходят на архивное хранение на срок 75 лет. Но на саму организацию хранения в архиве и использование архивных документов с персональными данными работников Закон о персональных данных не распространяется.