Первичные документы по заработной плате

Статья рассказывает, как происходит документальное оформление оплаты труда, разъясняет нюансы составления расчетной документации.

Документы для расчета и выплаты вознаграждения

Несколько видов ведомостей может использовать предприятие. Важно правильно отразить их использование в учетной политике. Расчетные ведомости по форме Т-51 используется для начисления заработной платы.

5 сведений, которые отражаются в ведомости:

• имя, фамилия, отчество работника;
• табельный номер;
• специальность;
• размер заработной платы;
• количество отработанного времени согласно табелю учета.

Также пишется, какое вознаграждение начислено, сколько из него удерживается. Указывается сумма, причитающаяся специалисту. Проведение расчетов по оплате труда заверяется подписью бухгалтера компании.

Важно! В небольших фирмах зачастую начисляет и выплачивает зарплату один и тот же человек, поэтому имеет смысл объединить документы по учету труда одной ведомостью. Используется форма Т-49.

Первичные документы также подписывает ответственный сотрудник.

Как отражаются операции выдачи и начисления вознаграждения

Используется счет 70. Там пишутся расходы по оплате труда специалистов. Начисления пишутся по Кредиту, а выплата и удержания по Дебету счета.

Порядок начисления вознаграждения

Начислять денежные суммы необходимо с первого до последнего числа месяца. Причем начисления производятся, даже если специалист проработал один день. Расчет премий производится согласно локальным актам, принятым на предприятии. Пособия выдаются. Когда сотрудник получает на них право.

Документы для выдачи зарплаты

Бухгалтер отвечает за документальное оформление начисленной оплаты труда. Когда деньги выдаются на руки, используется ведомость по форме Т-53. Зачастую средства перечисляются на банковские карты.

В день выдачи вознаграждения ведомость передается кассиру. Не позднее пяти дней ведомость закрывается. Локальные акты утверждают, в какие дни платится зарплата. После того, как будет закончено оформление, ведомость передается бухгалтеру.

Срок хранения платежной документации достаточно длительный. Пятьдесят лет следует хранить документацию по личному составу. Срок утвержден ст. 22.1 Закона «Об архивном деле».

Основные документы для бухгалтерского учета

Для бухгалтерского учета значение имеют несколько документов. Документальное оформление расходов на оплату труда подразумевает корректное оформление количества отработанных часов и начисленной зарплаты.

Таблица основных документов для оплаты труда

Название	Тонкости составления	Лицо, ответственное за составление
Табель, где учитывается рабочее время	Используется форма Т-13.Табель оформляется структурным подразделением. Дважды в месяц табель следует передать бухгалтеру. Табель передается перед выплатой аванса и зарплаты. Табель выполняется в виде таблицы, позволяет осуществлять контроль над количеством времени, отработанным каждым специалистом.	Ответственность за оформление несет руководитель структурного подразделения или бухгалтер.
Документы при сдельном характере трудовой деятельности	Используется наряд, маршрутные листы, а также иные справки. Следует указывать данные, позволяющие определить характер выполняемой деятельности. Пишутся часы работы, количество изготовленной продукции, характер трудовой деятельности, размер вознаграждения, заработанного каждым специалистом. Оплачивается только фактически выполненные обязанности.	Составлением занимается непосредственный руководитель подразделения. Далее документ передается на подпись директору, затем в бухгалтерию.
Расчетная и платежная ведомость	Заполняется форма Т-51 для расчетного документа.  Для платежной ведомости подходит форма Т-49. Пишется информация о специалистах, номер по табелю, размер удержаний и сумм, причитающихся к выплате.	Ведет ведомость сотрудник бухгалтерии. Подпись под документом ставит главный бухгалтер и руководитель фирмы.

  Правильное оформление документов для командировки в 2020 году

Подписание и заверка документов осуществляется до выдачи заработной платы сотрудникам.

Достоверную информацию о том, какие выплаты были начислены работнику, отражает лицевой счет. Счет отрывается одновременно с устройством специалиста на должность. Документ является основанием для составления расчетных ведомостей.

Также лицевой счет служит основанием для сбора информации в пенсионный фонд и службу занятости. Счет включает персональные сведения о специалисте, номера свидетельств.

Алгоритм выплаты заработной платы

Начисление и выплата заработной платы – это дело ответственное. Но во многих выплату и документальное оформление операций по оплате труда осуществляет один человек. Необходимо корректно оформить ведомости и табели, чтобы избежать претензий со стороны инспекторов по труду.

Расчеты по заработной плате производятся согласно главе 21 Трудового кодекса.

Алгоритм расчетов

1. Проанализировать информацию, которую включают документы по учету заработной платы.
2. Сделать расчет выплат для сотрудников, работающих по трудовым и гражданско-правовым договорам.
3. Рассчитать и удержать Налог на доходы физических лиц согласно главе 23 НК РФ,
4. Произвести начисление страховых взносов.
5. Сделать документальное оформление учета с использованием унифицированных форм.

Важно корректно оформить первичные документы, поскольку именно они служат основанием для выплат. Бланки ведомостей и другой документации утверждены Госкомстатом. Постановление №1 датировано январем 2004 г.

Зачем нужны первичные документы

Каждый документ выполняет свою функцию и является частью делопроизводства.

2 функции табеля учета рабочего времени:

• отразить количество часов, отработанных каждым специалистом;
• обосновать расходы на выплату вознаграждений.

Предприятия, которые используют электронные системы опознавания времени прибытия и убытия на работу сотрудников, используют форму Т-13.

Пять лет хранятся эти документы по учету труда и его оплаты. На вредных производствах время хранения увеличивается до семидесяти пяти лет.

6 правил работы с платежными документами:

1. Когда выплата вознаграждения производится на банковские карты служащих, использовать расчетный бланк.
2. При использовании бланка Т-49 иные формы не использовать.
3. Хранить ведомости следует пять лет. При отсутствии лицевых счетов время хранения увеличивается до семидесяти пяти лет.
4. Журнал регистрации платежных ведомостей вести для отражения сведений о выплатах, сделанных работникам на протяжении года.
5. Для расчетов с отпускниками использовать специальную расписку-отчет.
6. Акты приемки применять для фиксации работ, выполненных по срочным договорам. Производить расчеты следует на основании этих актов.

Также компания может утвердить свои формы учета, где происходит фиксация выплаченной зарплаты и другой информации.

Как правильно разработать документацию на предприятии

Компания может разработать свои формы, главное включить все необходимые реквизиты.

6 основных реквизитов документов:

• дата составления;
• название формы;
• наименование фирмы;
• смысл совершаемой операции;
• оплата за совершение действий;
• подписи.

Помимо утвержденных форм организация ведет другие документы. Регулирование осуществляется Трудовым кодексом, Законом «О персональных данных». Ведение трудовых книжек также подчиняется определенным правилам. По охране труда принимаются специальные инструкции.

Ответственность за нарушения

Санкции для сотрудников устанавливаются ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях. Должностных лиц штрафуют на сумму от одной до пяти тысяч. Взыскания для компаний составляют сумму от тридцати до пятидесяти тысяч.

Деятельность фирмы может быть остановлена на срок до девяноста суток.

Нельзя распространять конфиденциальную информацию о работниках. Нарушителей штрафуют и привлекают к дисциплинарной ответственности.

Инспекторы по труду могут проводить плановые и внеплановые проверки. Работники обращаются за защитой своих прав к инспекторам и в прокуратуру.

Резюме

1. Важно корректно оформить первичные документы для перечисления заработной платы.
2. Если обнаружатся нарушения при оформлении документации, то предприятие могут привлечь к административной и уголовной ответственности.
3. Использовать можно утвержденные формы или утвердить их локальными актами.
4. При утверждении документов, требуется включить в них все необходимые реквизиты.

Первичные документы по зарплате и кадрам 2020: перечень

Платежная и расчетная ведомости

Если работники получают заработную плату на банковские карты, то составляется лишь расчетная ведомость по форме Т-51. Какие еще необходимы документы в этом случае, рассмотрим ниже.

Если бухгалтер ведет расчет заработной платы в ином регистре, можно составлять лишь платежную ведомость.

В расчетной ведомости по форме Т-51 отражены только расчеты по каждому сотруднику. Посмотрите пример заполнения.

В начале платежной ведомости нужно указать дату поступления денежных средств в кассу для выдачи их работникам и дату окончания выдачи.

В платежной ведомости по форме Т-53 отражены суммы выплат каждому работнику, их расписка в получении указанной суммы, а также в конце ведомости — общая выплаченная и депонированная сумма, а также номер расходного кассового ордера на выплату заработной платы. Образец посмотрите по ссылке.

Если бухгалтер использует в своей работе ведомость по форме Т-53, ему необходимо составлять реестр выписанных ведомостей по форме Т-53а, куда вписывается порядковый номер платежной ведомости и выплаченная по ней сумма. Реестр составляется на один календарный год.

Посмотрите пример заполнения ведомости.

Посмотрите пример заполнения ведомости.

Бухучет 2020 и первичная документация

Первичные документы требуются для подтверждения реализации тех или иных хозяйственных операций. Для этого используются унифицированные формы или специальные образцы, принятые фирмами на основании внутренних актов.

Во втором случае учитывается необходимость включения в текст некоторых обязательных реквизитов и сведений.

Бухучет 2020 и первичная документация.

Первичные документы по учету заработной платы

Юлия Попик старший бухгалтер по расчету заработной платы

В первичных документах по учету заработной платы содержатся данные, небезразличные, как для ваших сотрудников, так и для представителей государственных контролирующих структур.

То, насколько достоверна или ошибочна предоставленная в них информация, зависит от квалификации и добросовестности бухгалтера и кадровика (в некоторых компаниях эти функции совмещает один специалист).

Как приумножить бюджет организации благодаря экономии на работе бухгалтера-кадровика и отсутствии санкций фискальных органов, читайте в публикации.

Первичные документы по учету кадров и заработной платы – главное свидетельство правильного расчета бюджетных платежей и распределения доходов сотрудников согласно их трудозатратам. И то, и другое строго регулируется на законодательном уровне, ЗАТО в компаниях работа с этими бумагами зачастую контролируется менее жестко.

Со стороны руководства это является ошибкой: то, что представителям бизнеса кажется «соблюдением формальностей», для государства – Залог своевременного пополнения бюджета в полном размере и соблюдения действующего налогового и трудового законодательства.

Пробелы в «первичке» по расчету зарплаты чреваты не только штрафами со стороны контролирующих органов, но и другими последствиями, в том числе репутационными потерями в результате разбирательств с государственными структурами и трудовых споров с сотрудниками.

Первичные документы по учету заработной платы.

Первичная документация в бухгалтерии список документов 2020

Сделки в разных компаниях существенно отличаются. Несмотря на это, есть перечень первичной документации, которая обязательна в бухгалтерии:

• Договор.
• Счет на оплату.
• Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности.
• Товарная накладная.
• Акт выполненных работ или оказанных услуг.
• Счет-фактура.

Этот список документов по сделкам не исчерпывающий, он может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учета в организации.

Третий этап получение продукции.

Первичная документация по учету кадров и заработной плате

• В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.
• Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.
• Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.

При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи.

Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ. Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.

1. Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.
2. Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим Услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).
3. На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.
4. Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.
5. На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.

Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать.

Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо – постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.

• Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.
• В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения.
• Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.

Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника Т-1 или группы сотрудников Т-1а.

Перечень обязательных документов по кадровому делопроизводству 2020

На любом даже самом маленьком предприятии есть работники, а значит, есть необходимость ведения различной кадровой документации.

С 1 января 2020 года перечень документов, прдъявляемых при приеме на работу будет дополнен.

Обязательные Документы По Кадрам В ООО 2020

1. Трудовая книжка. О ее оформлении рассказывается в статье «Образец заполнения трудовой книжки в 2016 году».
2. Штатное расписание. О том, как его составить, можно узнать из статьи«Составляем штатное расписание для ООО в 2015 году (образец)».
3. Личные карточки на сотрудников по форме Т-2.
4. График отпусков.

   О порядке их предоставления можно узнать из статьи «Порядок предоставления отпусков по Трудовому кодексу.

5. Трудовые соглашения с приложениями к ним. О порядке заключения трудового договора рассказывается в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ».

6. Распоряжения и приказы, а также документы, служащие их обоснованием, такие как докладные записки, акты и пр.

  Работа в Чехии: получение рабочей визы

1.

Утвердить согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов, невозможно.

Документы по учету заработной платы на предприятии

1. Приказ о приеме на работу форма Т 1.
2. Личная карточка форма Т 2.
3. Приказ о переводе форма Т 5.
4. Приказ о предоставлении отпуска Т 6.
5. Приказ о прекращении трудового договора Т 8.
6. Табель учета рабочего времени Т 12, Т13.
7. Лицевой счет Т 54.

8. Расчетная ведомость Т 51.
9. Расчетно-платежная ведомость Т 49.
10. Платежная ведомость Т 53.

Далее в следующей статье продолжим тему учета труда и заработной платы на предприятии, будем разбираться с начислением заработной платы, налоговыми вычетами, страховыми взносами и рассмотрим пример расчета заработной платы.

https://www.youtube.com/watch?v=DEElwndhmGE

Выплата заработной платы осуществляется через кассу или банк для этого используют счета 50 Касса или 51 Расчетный счет.

Правовая основа

Первичные документы по учету заработной платы

В первичных документах по учету заработной платы содержатся данные, небезразличные, как для ваших сотрудников, так и для представителей государственных контролирующих структур.

То, насколько достоверна или ошибочна предоставленная в них информация, зависит от квалификации и добросовестности бухгалтера и кадровика (в некоторых компаниях эти функции совмещает один специалист).

Как приумножить бюджет организации благодаря экономии на работе бухгалтера-кадровика и отсутствии санкций фискальных органов, читайте в публикации.

Первичные документы по учету кадров и заработной платы – главное свидетельство правильного расчета бюджетных платежей и распределения доходов сотрудников согласно их трудозатратам. И то, и другое строго регулируется на законодательном уровне, зато в компаниях работа с этими бумагами зачастую контролируется менее жестко.

Со стороны руководства это является ошибкой: то, что представителям бизнеса кажется «соблюдением формальностей», для государства – залог своевременного пополнения бюджета в полном размере и соблюдения действующего налогового и трудового законодательства.

Пробелы в «первичке» по расчету зарплаты чреваты не только штрафами со стороны контролирующих органов, но и другими последствиями, в том числе репутационными потерями в результате разбирательств с государственными структурами и трудовых споров с сотрудниками.

Значение «первички» по учету зарплаты и кадров для бизнеса

С каждым годом государство ужесточает внешние условия для существования и развития бизнеса.

Поэтому главная задача собственника – предугадать и максимально уменьшить возможные убытки, если вдруг компания попадет под внимание контролирующих органов.

«Правильные» первичные документы в этом смысле – надежный способ продемонстрировать свою добросовестность и исключить стремление соответствующих структур проверить ваш бизнес более тщательно.

Не меньшего внимания заслуживают бумаги, участвующие в кадровом делопроизводстве. ТК РФ в большей степени защищает интересы работника, а не работодателя. Компенсировать такую несправедливость, а также закрепить за каждым сотрудником ту степень ответственности, которую предусматривает специфика именно вашего бизнеса, можно только грамотно разработанными локальными нормативными актами.

Кроме того, кадровый документооборот часто является «собранием» ошибок, которые случайно обнаруживаются лишь во время проверки Роструда, Роскомнадзора, ФСС, разбирательства прокуратуры, полиции, миграционной службы или накануне трудового спора с сотрудником. За формальный подход к рутинной работе придется заплатить штрафы в сотни тысяч рублей.

Если вы передадите кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, то получите профильных специалистов: ассистента, специалиста по кадрам, эксперта по кадровому сопровождению, юриста по трудовому праву.

Стоить это будет примерно столько же, сколько услуги штатного кадровика, работающего «для галочки».

Высокий уровень автоматизации не только минимизирует ручной труд в выполнении типовых задач, но и исключает человеческий фактор, оборачивающийся в самые неподходящие моменты досадными ошибками.

Но самое главное – мы несем финансовую ответственность за качество предоставляемых услуг. Эксклюзивный договор страхования профессиональной ответственности включает в себя расширенный перечень рисков, которые не предусмотрены стандартным полисом и не страхуют большинство других бухгалтерских компаний.

Преимущества кадрового делопроизводства на аутсорсинге

Общие требования к оформлению первичных документов

Статья 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ говорит о том, что каждый факт хозяйственной жизни компании должен быть оформлен соответствующим первичным документом. И тут же предупреждает, что к бухгалтерскому учету не допускаются «мнимые и притворные» сделки.

Реальности сделок со стороны государства сегодня уделяется повышенное внимание. В связи с этим с 2013 года не все первичные документы подлежат обязательному оформлению по образцам из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России.

Теперь «первичку» можно перерабатывать под нужды вашей бухгалтерии и бизнеса – главное, чтобы не утаивались и не фальсифицировались данные.

В любом случае, самостоятельно разработанный первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

В том, чтобы сведения в первичных документах соответствовали реальности, заинтересовано не только государство, но и собственник бизнеса. Если государство будет уверено в вашей законопослушности, вы в свою очередь тоже можете быть уверенными, например, в том, что вам не грозят манипуляции со стороны сотрудников, трудовые споры и санкции.

Оценить сложившиеся риски и исправить ошибки кадрового учета помогут эксперты 1С-WiseAdvice. Услуга «Кадровый аудит» предусматривает общую оценку кадрового делопроизводства организации и его соответствие трудовому законодательству, выявление ошибок учета и прямых нарушений Трудового кодекса.

Наши эксперты опишут обнаруженные риски и предусмотренные за них меры ответственности, прокомментируют, как лучше исправить допущенные ошибки. В серьезных случаях, когда накопилось много нарушений, мы можем составить план восстановления кадрового учета и самостоятельно его реализовать.

Перечень документов для расчета заработной платы и учета рабочего времени

К первичным документам для расчета заработной платы относятся:

• Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12)
• Табель учета рабочего времени (форма № Т-13)
• Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49)
• Расчетная ведомость (форма № Т-51)
• Платежная ведомость (форма № Т-53)
• Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)
• Лицевой счет (форма № Т-54)
• Лицевой счет (форма № Т-54а)
• Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60)
• Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61)
• Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73)

А теперь обо всех этих документах – более подробно.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Логичней говорить о форме Т-12, так как Т-13 включает в себя только первый раздел образца Т-12. Так или иначе, компания вправе самостоятельно разработать и утвердить форму табеля учета рабочего времени и расчета зарплаты. В этом случае документ должен содержать точную информацию:

• о количестве дней (часов) неявок (явок);
• о количестве часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время, совместительство и пр.).

В зависимости от графика работы конкретного сотрудника используются следующие способы учета его рабочего времени:

• Поденный. В этом случае при пятидневной рабочей неделе нормированный рабочий день будет равен восьми часам, при шестидневной – семи часам. Любая переработка будет считаться сверхурочной работой.
• Понедельный учет. Общепринятая продолжительность рабочего времени – 40 часов в неделю. В одни дни сотрудники могут отработать больше, в другие – меньше. Это должно быть зафиксировано в табеле.
• Суммированный учет. Этот способ учета рабочего времени применяется в том случае, если специфика работы не предусматривает еженедельную или ежедневную нормированную продолжительность рабочего времени. Работодатель сам определяет учетный период: месяц, квартал или год.

Расчетные и платежные, а также расчетно-платежная ведомости

Ведомости, отражающие начисление и выплату сотрудникам зарплаты, существуют в трех унифицированных формах, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данные документы также можно подгонять под особенности учетной политики компании, но при условии соблюдения обязательных реквизитов, предусмотренных все той же частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Отличаются формы друг от друга своим предназначением и способами последующего расчета с сотрудниками.

Как оформить ведомость расчета заработной платы Т-51

Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)

Журнал регистрации платежных ведомостей является регистром бухгалтерского учета. Он предназначен для систематизации и накопления информации, содержащейся в платежной (Т-53) и расчетно-платежной (Т-49) ведомостях.

Согласно статье 10 Закона № 402-ФЗ в регистрах бухгалтерского учета не допускаются пропуски, «изъятия» или исправления «несанкционированными лицами».

Любое исправление должно сопровождаться датой, подписями с расшифровками сотрудников, ответственных за ведение данного регистра.

Лицевые счета

Лицевой счет – внутренний документ, в который с момента приема на работу и на протяжении всей трудовой деятельности заносятся сведения обо всех видах выплат и удержаний из зарплаты сотрудника. Этот вид «первички» ведется по двум формам:

• Т-54 – применяется для записи всех видов начислений и удержаний.
• Т-54а – электронная форма лицевого счета.

Расчетные записки

Унифицированная форма № Т-60 предусматривает два вида отпуска:

• ежегодного оплачиваемого
• ежегодного дополнительного (другого) отпуска.

Отпускные по данному образцу рассчитываются, исходя из среднего дневного заработка сотрудника, умноженного на количество дней отпуска. Компания может разработать свою форму начисления отпускных, опять-таки соблюдая обязательные упомянутые требования фиксирования реальных фактов хозяйственной жизни компании.

Аналогично обстоят дела и с формой № Т-61, отражающей порядок начисления «расчетных».

Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору

Документ отражает виды, объем и стоимость работ, выполненных сторонним исполнителем. Подробные данные о каждой услуге оформляются в отдельной строке.

Другие первичные документы, участвующие в расчете заработной платы и учете рабочего времени:

• трудовой договор, в котором зафиксирована система и размер оплаты труда;
• приказы о переводе на другую должность и последующем изменении оклада;
• расходные кассовые ордеры, свидетельствующие о премировании определенного числа сотрудников, а также соответствующие приказы;
• больничные и другие документы, подтверждающие правомерность выплат сотрудникам за счет средств ФСС;
• приказы на командировки.

Профессиональная оценка кадрового документооборота, сложившегося в вашей компании, входит в услугу «Кадровый аудит». Наши эксперты:

• оценят тщательность, эффективность и правильность системы подготовки, согласования, регистрации и хранения кадровых документов;
• исправят ошибки и обеспечат вас полным комплектом кадровых документов, безупречно оформленных с точки зрения российского законодательства. Это в свою очередь исключит финансовую и административную ответственности компании и ее собственников.

Что относится к первичной документации в бухгалтерии 2020

Каждый бухгалтер сталкивался с «первичкой». Но однозначно определить, какие документы относятся к первичной документации, сложно даже профессионалам с многолетним опытом. Разный набор документов для бухгалтерского и налогового учета вносит еще больше неопределенности. Так что такое первичная документация в бухгалтерии и что нужно знать о ней? Разберем в статье.

Пример «первички» в бухучете — любой документ, подтверждающий сделки налогоплательщика. Речь идет о сделках, которые связаны с хоздеятельностью организации и имеют экономический смысл.

Вся первичная документация бухгалтерского учета описана в ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документы нужно собирать и оформлять в соответствии с этим законом, чтобы подтвердить расходы и доказать ФНС правильность расчета налоговой базы.

Составлять первичный документ нужно в момент осуществления хозоперации, так как документ подтверждают ее совершение. Как правило, это делает поставщик.

Перечень первичной документации в бухгалтерии, сопровождающих сделку, зависит от типа сделки и может отличаться.

  Особо внимательно нужно относиться к документам по сделкам, в которых вы выступаете покупателем, так как это ваши расходы и вы больше поставщика заинтересованы в правильном оформлении документов. Налоговая может не зачесть «первичку» с ошибками.

Хранение первичных документов

Первичку нужно хранить минимум 5 лет. В этот период ФНС может в любой день запросить документы у вас или ваших контрагентов, чтобы провести проверку. Также документы понадобятся в случае судебных споров.

Раньше для хранения документов требовались стеллажи, папки и много бумаги. Теперь, чтобы освободить место в офисе и сэкономить время и деньги, перенесите архив первички в электронный вид.

Бухгалтерские сервисы помогают систематизировать документы и хранить их сканы в электронном архиве — в таком и искать документы проще. В списке сервиса проще отслеживать нехватку первички, закрытие, оплату и документы по сделкам.

Электронные документы заверяют электронной подписью. 

Если у компании не будет первичного документа, срок обязательного хранения которого еще не истек, она получит Штраф от 10 до 30 тыс. рублей. Другая проблема потери документов — невозможность учесть расходы для расчета базы по налогу. В этом случае налоговая доначислит налог, и компании придется доплачивать.

Первичные документы делятся по стадиям бизнеса

Все сделки компании можно разделить на три этапа:

Первый этап — договор об условиях сделки. Его результатом будет договор и счет на оплату.

Второй этап — оплата по сделке. Первичные документы, подтверждающие оплату:

• Наличные расчеты — кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру, бланк строгой отчетности. Организации редко рассчитываются между собой наличкой, так как суммы расчетов через кассу ограничены суммой 100 тыс. рублей. Обычно наличными деньгами получают авансы или подотчетные деньги сотрудники.
• Электронные расчеты, включая эквайринг, платежные системы или перечисления с расчетного счета — выписка с банковского счета.

Третий этап — получение продукции. Требуется подтверждение факта получения покупателем товара или услуги, а продавцом — оплаты. Без подтверждающих документов налоговая не позволит учесть потраченные средства в расходах. Получение подтверждается:

• товарной накладной;
• товарным чеком;
• актом выполненных работ или оказанных услуг.

Первичная документация в бухгалтерии список документов 2020

Сделки в разных компаниях существенно отличаются. Несмотря на это, есть перечень первичной документации, которая обязательна в бухгалтерии:

• Договор.
• Счет на оплату.
• Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности.
• Товарная накладная.
• Акт выполненных работ или оказанных услуг.
• Счет-фактура.

Этот список документов по сделкам не исчерпывающий, он может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учета в организации.

Формирование первичной бухгалтерской документации

Правила ведения первичной документации допускают составление ее по самостоятельно разработанным или унифицированным формам (ст. 9 № 402-ФЗ). Но помните, что юридическую силу имеет только документ, содержащий все необходимые реквизиты:

• Название документ.
• Дата создания.
• Наименовании организации или имя предпринимателя составителя.
• Содержание документа или хозоперации.
• Натуральные и денежные показатели.
• Данные ответственных лиц.
• Подписи сторон.

Формы первички, которые использует организация, закрепляются в учетной политике. В процессе работы может возникнуть потребность в обновлении или дополнении форм — это тоже фиксируется в учетной политике.

Рассмотрим первичные документы подробнее.

Договор

При заключении сделки стороны заключают между собой договор, в котором оговаривают все условия и детали будущих хозяйственных операций: сроки отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг, время для оплаты, способ расчетов и т.п.

Дополнительно в договоре фиксируются данные о предмете сделки и цене. Права и обязанности сторон тоже нужно прописать, чтобы в суде было легче урегулировать возможные споры.

Оптимально, если каждая сделка оформлена отдельным договором. Но компании нередко заключают с постоянными контрагентами один общий договор на ряд однотипных сделок сразу. Оформите два экземпляра договора с печатями и подписями сторон на каждом.

Письменная форма договора нужна не всегда. Например, для сделки по купле-продаже подтверждающим заключение документом выступает кассовый или товарный чек.

Счет на оплату

Счет на оплату — это документ, в котором Продавец устанавливает цену на свои услуги или товары.

Покупатель соглашается с условиями поставщика в момент совершения оплаты. Законодатель не устанавливает форму счета, поэтому каждая компания составляет его по-своему. В счете прописывают условия сделки, сроки, порядок оплаты и поставки и т.д.

Подпись директора или главбуха на этом документе не обязательны (ст. 9 № 402-ФЗ). Но чтобы со стороны налоговой или контрагентов не возникало вопросов, лучше ими не пренебрегать.

Счет на оплату не дает возможности предъявить требования поставщику — в нем лишь фиксируется цена покупки.

Покупатель же сохраняет за собой право требовать возврата денег в случае нарушения условий договора или незаконного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Первичные документы из этой группы подтверждают факт оплаты полученных покупателем товаров или услуг.

К ним относятся кассовые и товарные чеки, платежные поручения и требования, бланки строгой отчетности. Платежку покупатель получает в банке, когда оформляет оплату безналичным платежом, а платежное требование может выставить поставщик. Товарный или кассовый чек поставщик выдает покупателю, когда тот оплачивает товар наличными деньгами.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки оформляют в двух случаях: при продаже товара физлицами или при продаже физлицам.

Товарные накладные, как правило, используют организации для оформления реализации товаров и их дальнейшего оприходования покупателем. 

Как и договор, товарную накладную составляют в двух экземплярах. Один остается у поставщика, чтобы подтвердить передачу товаров, а второй получает покупатель для подтверждения оприходования.

Данные в накладной и счете-фактуре должны совпадать.

Лицо, которое отпускает товар, проставляет в накладной свою личную подпись и печать компании. А покупатель также заверяет документ подписью и печатью.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Акт — это первичный документ для двух сторон, который служит подтверждением факта заключения и исполнения сделки, ее стоимости и сроков исполнения.

Его может составить заказчик или Исполнитель. У каждой стороны есть свой экземпляр, который служит подтверждением того, что стороны не имеют претензий друг к другу и признали услугу и оплату за нее соответствующей договору.

Счет-фактура

Счет-фактура нужен для принятия НДС к вычету. Обычно они являются сопутствующим документом к товарной накладной или акту. Встречаются и счета-фактуры на авансы.

Счет-фактура содержит:

• данные продавца и покупателя;
• информацию о товаре, его стоимости и количестве;
• подписи ответственных лиц.

Фактуру обязаны выписывать все организации и предприниматели на ОСНО и другие, работающие с НДС.