1.1. Оформление реквизитов
- Стандарт – документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования.
- Реквизиты документа – надписи, которые являются обязательными элементами оформления официальных документов.
- Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают его особенности и назначение.
- Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
- Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
- Заголовочная часть (реквизиты: с 01 по 17 и 19) содержит сведения об организации и первичные данные о самом документе.
- Содержательная часть (реквизиты: 18, 20 и 21) – главная часть документа, раскрывающая его назначение и смысл.
- Оформляющая часть (реквизиты с 22 по 30) содержит реквизиты, подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.
- Помните!
- Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому важно правильно его оформить в соответствии с действующими нормативами.
- Среди обязательных реквизитов есть постоянные и реквизиты, которые изменяются или меняются полностью.
- Реквизиты документа располагаются на лицевой стороне листа бумаги.
- Двустороннее оформление документов допускается при составлении документов с краткими сроками хранения.
- Документы, подлежащие многолетнему, длительному хранению целесообразнее оформлять с одной стороны листа для обеспечения большей степени сохранности бумаги.
В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизитов документа входят 30 элементов.
- 01 – Государственный герб Российской Федерации;
- 02 – герб субъекта Российской Федерации;
- 03 – эмблема организации или Товарный знак (знак обслуживания);
- 04 – код организации;
- 05 – основной государственный регистрационный номер предприятия;
- 06 – индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
- 07 – код формы документа;
- 08 – наименование организации;
- 09 – справочные данные об организации;
- 10 – наименование вида документа;
- 11 – дата документа;
- 12 – регистрационный номер документа;
- 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- 14 – место составления или издания документа;
- 15 – сведения об адресате;
- 16 – гриф утверждения документа;
- 17 – резолюция;
- 18 – заголовок к тексту;
- 19 – отметка о постановке документа на контроль;
- 20 – текст документа;
- 21 – отметка о наличии приложений;
- 22 – подпись;
- 23 – гриф согласования документа;
- 24 – визы согласования документа;
- 25 – оттиск печати организации;
- 26 – отметка о заверении копии документа;
- 27 – отметка об исполнителе документа;
- 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- 29 – отметка о поступлении документа в организации;
- 30 – идентификатор электронной копии документа.
Схема 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка (размеры указаны в мм).
Схема 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.
Схема 3. Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов.
Схема 4. Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов.
- Реквизит 01. Государственный герб РФ
- В соответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденным Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках:
- • Президента Российской Федерации;
- • палат Федерального Собрания;
- • Правительства Российской Федерации;
- • Конституционного Суда Российской Федерации;
- • Верховного Суда Российской Федерации;
- • Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
- • центральных органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств);
- • федеральных судов;
- • Прокуратуры Российской Федерации;
- • Центрального банка Российской Федерации;
- • Уполномоченного по правам человека;
- • Счетной палаты;
- • дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей.
- Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.
- Помните!
- В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не изображается.
- Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации
Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ.
Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения – Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).
Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
Эмблема организации или товарный знак (иные знаки обслуживания) используются в соответствии с Законом РФ от 23 сентября 1992 г. N 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (с изм. и доп. от 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11, 24 декабря 2002 г.).
- Эмблема предприятия – это графическое обозначение, которое позволяет отличить товары и Услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров других.
- Помните!
- Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.
- Эмблема должна быть зарегистрирована официально.
- Товарный знак запрещается использовать другим лицам.
- Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.
- Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.
Допускается располагать эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации».
Реквизит 04. Код организации
Код организации имеют все зарегистрированные учреждения. Код организации проставляется согласно Общероссийскому классификатору предприятий и учреждений (ОКПО).
Код организации – автора документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.
Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) предприятия (юридического лица)
Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита 04 по ОКПО.
Реквизит 06. Индивидуальный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита 04 по ОКПО.
Пример нанесения реквизитов: 04, 05 и 06 показаны на схемах 3 и 4.
Реквизит 07. Код формы документа
Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000.
Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.
Пример оформления и расположения кода формы документа
- Реквизит 08. Наименование организации
- Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименовании, закрепленному в ее учредительных документах.
- Помните!
- Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.
- Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.
- Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
- Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
- Реквизит 09. Справочные данные об организации
- Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах.
Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
- Почтовый адрес оформляется в соответствии с требованием Правил оказания услуг почтовой связи.
- Помните!
- В почтовой адресе не должно быть сокращенных названий или условных знаков.
- Порядок написания адреса адресата:
- 1) наименование адресата (для физических лиц – фамилия, имя, отчество);
- 2) название улицы, номер дома, номер квартиры;
- 3) название населенного пункта (города, поселка);
- 4) название области, края, автономного округа, республики;
- 5) страна (для международных почтовых отправлений);
- 6) почтовый индекс;
- 7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;
- 8) банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно-денежных операций).
- Реквизит 10. Наименование вида документа
- Вид письменного документа – это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации.
- Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
- Помните!
- В письме вид документа не указывается.
- Реквизит 11. Дата документа
- Дата – один из основных реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
Реквизиты документов — это что? Требования к реквизитам документов :
Российские компании, госучреждения, предприниматели и иные субъекты правоотношений в процессе коммуникации между собой регулярно используют официальные документы. Важнейший аспект корректного взаимодействия организаций и физлиц — использование реквизитов.
Их перечень определяется российским законодательством. Реквизиты документов — это важнейший атрибут официальных источников, издаваемых предприятиями, органами власти или же составляемых физлицами при обращении в какие-либо структуры.
Каковы особенности работы с ними?
Определение
Реквизиты документов — это обязательные, утвержденные на уровне государственных, отраслевых или корпоративных стандартов элементы визуального оформления различных источников информации, представленных, как правило, в печатном, бумажном виде.
Те виды документации, которые относятся к категории организационно-распорядительных, оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Данный источник норм включает унифицированные критерии, обязательные к применению в ходе обмена документов с участием российских предприятий, органов власти и иных учреждений с официальным статусом.
Рассмотрим важнейшие реквизиты документов, определяемые указанным государственным стандартом.
Основные реквизиты по ГОСТ: герб РФ
Многие официальные документы должны включать герб России.
Данный государственный символ может быть представлен в трех разновидностях: как многоцветный на геральдическом щите, как одноцветный — с аналогичным элементом или без него.
Многоцветный герб РФ должен размещаться на документах, содержащих положения федеральных конституционных законов и ФЗ, нормативных актов, издаваемых Президентом, Правительством, Федеральным Собранием.
Одноцветный герб РФ без геральдического щита должен размещаться на документах, которые издаются:
- Межведомственной комиссией по государственной тайне;
- федеральными судами;
- прокуратурой;
- Следственным комитетом и иными органами аналогичного профиля.
Герб РФ используется в качестве элемента в письмах и иных документах.
Герб субъекта РФ и муниципальных образований
В состав реквизитов документов, принимаемых в субъектах РФ, включается собственный герб региона. Правила его размещения регламентируются нормативными актами, принимаемыми в конкретном субъекте.
Также на уровне региона могут утверждаться правила размещения герба РФ на тех или иных бумагах. Реквизиты документов, издаваемых на уровне муниципальных территорий, в свою очередь, могут содержать герб города и иного населенного пункта или муниципального образования.
Правила размещения данного реквизита устанавливаются нормативными актами, принимаемыми органами местной власти.
Товарный знак
Оформление реквизитов документов в организациях может предполагать использование эмблемы или товарного знака. Размещаются такие элементы в соответствии с положениями устава компаний.
При этом эмблема не размещается на документах одновременно с гербом РФ, субъекта РФ или муниципального образования. В качестве товарных знаков могут выступать слова и изображения.
Цвет соответствующего реквизита может быть любым.
Код организации
В соответствии с Общероссийским классификатором предприятий реквизитом документа также может быть код организации. Данная информация обычно выполняет справочную функцию. Основной документ, в структуре которого присутствует код организации, — письмо.
ОГРН
В большинстве случаев реквизиты первичных документов организации требуют включения в свою структуру ОГРН. В письмах данный элемент указывается как часть справочных сведений об организации.
Также ОГРН используется при выпуске фирменных бланков компании. Для предпринимателей существует похожий реквизит — ОГРН ИП.
Он используется в основном в тех же целях, что и соответствующий элемент в документообороте с участием юридических лиц.
Инн и кпп
Данные реквизиты, наряду с ОГРН, чаще всего используются в первичной документации, а также в бланках писем, составляемых сотрудниками организации. КПП — элемент, свойственный для юридических лиц. Индивидуальные предприниматели подобный реквизит не используют.
Код формы документа
В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации в структуре реквизитов различных источников должен присутствовать код формы. Данный элемент главным образом задействуется для оптимизации темпов передачи файлов по электронным каналам.
Название фирмы
Обязательные реквизиты документа включают такой элемент, как название организации. Важно, чтобы оно соответствовало тому, что указано в учредительных документах фирмы. На бланках обязательно указывать полное наименование компании. Сокращенное можно располагать рядом (под ним или за ним).
Справочные сведения
Следующий элемент реквизитов документов — справочные данные о фирме. Их структура предполагает включение почтового адреса, телефонов и иных сведений, которые компания посчитает нужным разместить. Также, как правило, проставляются код организации, ОГРН, Инн и кпп.
Название вида документа
Документ должен быть корректным образом классифицирован по виду. Соответствующее наименование вида фиксируется в уставе фирмы. Также оно должно соответствовать критериям, включенным в ОКУД. Обычно рассматриваемый элемент фиксируется в бланках. Для писем данный реквизит (наименование документа) не характерен. Пишется прописными буквами.
Дата документа
Следующий важный реквизит — дата документа. Он должен отражать время создания соответствующего источника или же, например, подписания его. Дата проставляется человеком, который имеет полномочия, связанные с подписанием документа, или же внутренней службой организации, ответственной за обмен соответствующими источниками. В некоторых случаях дату может проставлять составитель документа.
Регистрационный номер
Регистрационный номер (индекс) — реквизит, который фиксируется для облегчения классификации источника во внутренних реестрах и архивах организации, а также как идентификатор в процессе документооборота с другими фирмами. Правила проставления соответствующего реквизита отражаются в распорядительных источниках, утверждаемых компанией.
Также в ряде случаев рассматриваемый элемент может быть дополнен ссылкой, которая включает в себя, собственно, регистрационный номер, а также дату документа, требующего ответа. То есть данный реквизит часто используется в письмах, которые составляются в ответ на обращения в фирму.
Место составления
В ряде случаев может указываться место составления того или иного документа. Например, если определить его на основе других реквизитов сложно. Но если место составления уже указано в других элементах документа, то соответствующий реквизит включать в структуру источника не обязательно.
Адресат
Следующий значимый реквизит — адресат. Он указывается, если есть необходимость направить документ в конкретное структурное подразделение фирмы, с которой ведется переписка. Также адресатом может быть должностное лицо или Гражданин в статусе физлица.
Гриф утверждения
Может потребоваться использование грифа утверждения источника. Данный реквизит может придавать документу нормативный характер. Например, директор компании может использовать гриф типа «утверждаю», после чего положения в источнике приобретут характер обязательных для исполнения сотрудниками компании.
Резолюция
Другой интересный реквизит — резолюция. Он задействуется, если должностное лицо, например директор компании, желает озвучить решение, принятое по существу информации в документе. Данный реквизит содержит также Ф.И.О, содержание распоряжения, срок, к которому оно должно быть выполнено, подпись, дату. Могут указываться исполнители поручения.
Заголовок
В некоторых документах используется заголовок. Его предназначение — изложение краткой сути сведений, присутствующих в источнике. По смыслу он должен коррелировать с наименованием документа. Пример заголовка: «Приказ о формировании аттестационной комиссии».
Отметка о контроле
В ряде случаев документ требует такого реквизита, как отметка о контроле. Данный элемент свидетельствует о том, что источник принят компетентной структурой в фирме и по нему ведется работа. Обычно данный реквизит выглядит в виде штампа со словом «контроль».
Текст документа
Вероятно, ключевой реквизит документа. Он отражает суть информации, передаваемой посредством бумажного носителя. В общем случае он составляется на русском языке или том, который имеет статус официального в субъекте РФ. Текст может включать таблицы, различные элементы форматирования.
Структура текста обычно представлена в виде двух частей: в первой отражаются причины и цели отправки документа, во второй — основная идея обращения, просьба, рекомендация и т. д. В некоторых случаях допустимо использовать только вторую часть структуры соответствующего реквизита.
Отметка о приложении
Бывает так, что в тексте документа проблематично отобразить все необходимые данные. В этом случае источник может быть дополнен приложениями. Этот факт должен отображаться на документе посредством соответствующего реквизита.
Каким образом отметка, о которой идет речь, может быть включена в структуру источника? Как правило, пишут: «Приложение на таком-то количестве листов в таком-то объеме экземпляров».
В некоторых случаях может возникнуть необходимость в указании наименования документа, содержащего приложение.
Подпись
Важнейшие виды реквизитов документов включают такой элемент, как подпись. Ее ставит должностное лицо, фиксируя тем самым достоверность информации, содержащейся в источнике. И это не просто автограф — подпись как самостоятельный реквизит должна содержать название должности человека, который подписывает документ, а также расшифровку.
Гриф согласования
Требования к реквизитам документов, устанавливаемые в некоторых организациях, предполагают наличие грифа согласования. Он используется в тех случаях, когда нужно зафиксировать тот факт, что информация в источнике одобрена компетентным лицом или структурой в фирме.
Гриф должен включать слово «согласовано», а также сведения о должности лица, которое одобряет соответствующую информацию, его подпись и расшифровку. Ключевой признак грифа согласования — использование при документообороте с участием нескольких организаций.
Виза согласования
Достаточно близким к грифу элементом можно назвать визу согласования. Ее ключевой признак — используется только внутри организации. При этом виза может быть проставлена несколько раз по мере последовательной проверки документа теми или иными отделами.
Печать
Практически всегда реквизиты платежных документов, а также иных видов первичных источников требуют от организаций проставления печати. В РФ она, как правило, чернильная. В структуре печати обычно содержится информация о фирме — название, ОГРН, ИНН и иные реквизиты.
Оформление документов: нюансы
Мы определили, что реквизиты документов — это важнейший критерий организации корректных процедур взаимодействия фирмы с партнерами, государственными органами, а также осуществления внутрикорпоративных коммуникаций. Какие можно отметить нюансы, характерные для практического осуществления документооборота в российских фирмах?
Можно отметить, что проставление всех предусмотренных ГОСТом реквизитов — редкое явление. Каждый документ требует использования соответствующего набора элементов. Например, что касается официальных писем, то в них чаще всего используются такие реквизиты, как герб РФ, субъекта федерации, города или же эмблема фирмы, код предприятия, ОГРН, ИНН, КПП, а также название организации.
Наименование вида документа на письмах обычно не ставится. В то время как, например, такие виды источников, как приказ, акт, докладная записка или решение, должны содержать в своей структуре соответствующий элемент.
В письмах необходимо указывать полное наименование компании, в которую отправляется документ, а если есть предусмотренное официальными источниками сокращенное название, его также следует указывать (писать в скобках после полного наименования).
Есть несколько корректных методов сокращения названий организаций: по первым буквам (то есть получается аббревиатура наподобие НИИ), по начальным слогам (например, может получиться «Уралмаш») или же иным способом, утвержденным в официальных документах фирмы-адресата.
Другие важные реквизиты документов — это почтовый адрес, а также номера телефонов, факсов. Также в официальных письмах обычно указываются банковские реквизиты организации. Другой важнейший элемент соответствующего документа — дата, которая отражает момент его подписания. Затем официальная бумага подписывается, на ней ставится печать компании.
Основы делопроизводства в учреждении. Требования к оформлению документов
Манохова С.В., редактор журнала
Эта статья рассчитана в основном на новичков в кадровом деле, однако и «старожилы» могут почерпнуть из нее что‑то полезное. Какие локальные нормативные акты по учету персонала должны быть утверждены в учреждении? Как грамотно их оформлять? Есть ли установленные правила нумерации изданных приказов? На названные и другие вопросы – ответы далее.
Основы делопроизводства
Документы кадрового учета условно можно разделить на несколько групп.
По порядку применения выделяются две категории:
- обязательные для применения во всех организациях (как правило, предусмотренные трудовым законодательством) документы;
- рекомендованные.
По типу документов:
- локальные нормативные акты;
- документы, используемые для оформления трудовых отношений.
Примерное представление о том, какие документы должны оформлять работники кадровой службы, можно получить, прочитав соответствующие разделы Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011‑93. Приведем выдержки из данного документа.
| Документация по распорядительной деятельности организации | |
| 0252051 | Должностная инструкция |
| 0252111 | Положение о структурном подразделении |
| 0252131 | Правила внутреннего трудового распорядка |
| 0252211 | Структура и штатная численность |
| 0252251 | Штатное расписание |
| Документация по приему на работу | |
| 0281151 | Приказ о приеме на работу |
| Документация по переводу на другую работу | |
| 0282071 | Заявление о переводе на другую работу |
| 0282151 | Приказ о переводе на другую работу |
| Документация по увольнению с работы | |
| 0283071 | Заявление об увольнении |
| 0283151 | Приказ об увольнении |
| Документация по оформлению отпусков | |
| 0284021 | График отпусков |
| 0284071 | Заявление о предоставлении отпуска |
| 0284151 | Приказ о предоставлении отпуска |
| Документация по оформлению поощрений | |
| 0285141 | Представление о поощрении |
| 0285151 | Приказ о поощрении |
| Документация по оформлению дисциплинарных взысканий | |
| 0286041 | Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины |
| 0286091 | Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины |
| 0286151 | Приказ о наложении дисциплинарного взыскания |
| Документация по учету труда и его оплаты | |
| 0301003 | Учетная карточка научного работника Т-4 |
| 0301007 | Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы Т-12 |
| 0301008 | Табель учета использования рабочего времени Т-13 |
| 0301009 | Расчетно-платежная ведомость Т-49 |
| 0301010 | Расчетная ведомость Т-51 |
| 0301011 | Платежная ведомость Т-53 |
| 0301012 | Лицевой счет Т-54 |
| 0301013 | Лицевой счет Т-54а |
| 0301028 | Журнал учета федеральным государственным органом работников, выезжающих в служебные командировки ТК-1 (гос) |
| 0301029 | Журнал учета федеральным государственным органом работников, приезжающих в служебные командировки |
| 0504421 | Табель учета использования рабочего времени |
Формы первичных учетных документов, применяемых государственными (муниципальными) учреждениями, утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Примечание:
С 1 января 2013 года формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Организация может разрабатывать формы документов самостоятельно.
Итак, организация может утверждать и вводить во внутренний документооборот свои документы. Требования к их заполнению (в том числе состав реквизитов, правила их оформления, схемы расположения на листе и пр.) определены:
- в настоящее время – ГОСТ Р 6.30‑2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
Виды документов, удостоверяющих личность и их коды
| 03 | Свидетельство о рождении |
| 07 | Военный билет |
| 08 | Временное удостоверение, выданное взамен военного билета |
| 10 | Паспорт иностранного гражданина |
| 11 | Свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании лица беженцем на территории РФ по существу |
| 12 | Вид на жительство в РФ |
| 13 | Удостоверение беженца |
| 14 | Временное удостоверение личности гражданина РФ |
| 15 | Разрешение на временное проживание в РФ |
| 19 | Свидетельство о предоставлении временного убежища на территории РФ |
| 21 | Паспорт гражданина РФ |
| 22 | Загранпаспорт гражданина РФ |
| 23 | Свидетельство о рождении, выданное уполномоченным органом иностранного государства |
| 24 | Удостоверение личности военнослужащего РФ |
| 27 | Военный билет офицера запаса |
| 91 | Иные документы* |
Буквенное обозначение, требуемое для некоторых документов приведено в таблице ниже:
| Паспорт гражданина Российской Федерации | ПАСПОРТ РОССИИ |
| Паспорт гражданина СССР | ПАСПОРТ |
| Загранпаспорт гражданина Российской Федерации | ЗГПАСПОРТ РФ |
| Свидетельство о рождении | СВИД О РОЖД |
| Удостоверение личности офицера (военнослужащего) | УДОСТ ОФИЦЕРА |
| Справка об освобождении из места лишения свободы | СПРАВКА ОБ ОСВ |
| Военный билет солдата (матроса, сержанта, старшины) | ВОЕННЫЙ БИЛЕТ |
| Дипломатический паспорт гражданина Российской Федерации | ДИППАСПОРТ РФ |
| Служебный паспорт | СЛУЖ ПАСПОРТ |
| Паспорт иностранного гражданина | ИНПАСПОРТ |
| Свидетельство о регистрации ходатайства о признании иммигранта беженцем по существу | СВИД БЕЖЕНЦА |
| Вид на жительство | ВИД НА ЖИТЕЛЬ |
| Удостоверение беженца в Российской Федерации | УДОСТ БЕЖЕНЦА |
| Временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации (форма № 2П) | ВРЕМ УДОСТ |
| Удостоверение личности моряка, паспорт моряка | ПАСПОРТ МОРЯКА |
| Военный билет офицера запаса | ВОЕН БИЛЕТ ОЗ |
| Иные документы, выдаваемые органами МВД России | ПРОЧЕЕ |
Существует целый ряд нормативных актов, в той или иной степени регламентирующих виды и юридическую значимость как документов, удостоверяющих личность, так и их коды.
Нормативное регулирование
Список документов, удостоверяющих личность гражданина РФ, в разных вариациях представлен в нескольких нормативных актах, а именно:
- в Законе РФ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан РФ»;
- в Законе РФ «О порядке выезда из РФ и въезда в Российскую Федерацию»
- в Указе № 1325 Президента РФ от 14 ноября 2002 «Об утверждении Положения о порядке рассмотрения вопросов гражданства Российской Федерации»;
- в Законе РФ «Об актах гражданского состояния»;
- в Приказе № 524 Минпромторга РФ от 15 апреля 2011.
Если проанализировать все вышеперечисленные акты и свести представленные в них перечни документов, то список документов, удостоверяющих личность, можно подразделить на две группы – документов гражданина РФ и документов иностранного гражданина, пребывающего или въезжающего на территорию РФ.
Так, перечень документов, удостоверяющих личность гражданина РФ, будет примерно следующим:
- внутренний паспорт, в том числе и паспорт гражданина РФ для граждан, проживающих за пределами РФ;
- свидетельство о рождении;
- общегражданский заграничный паспорт;
- дипломатический паспорт;
- служебный паспорт;
- военный билет и временное удостоверение для лиц, проходящих военную службу;
- специальная форма, выдаваемая вместо паспорта на период времени, необходимый для оформления паспорта;
- паспорт моряка;
- справка осужденного, подозреваемого или обвиняемого, выдаваемая взамен изъятого паспорта.
Перечень документов, удостоверяющих личность иностранных граждан, находящихся или въезжающих на территорию РФ, включает в себя:
- внутренний или международный паспорт иностранца (в зависимости от пограничного режима с тем или иным государством);
- вид на жительство в РФ;
- удостоверение на временное проживание;
- удостоверение о предоставленном в РФ статусе беженца либо свидетельство о предоставлении убежища на территории Российской Федерации.
- Как видно из списка, перечень документов достаточно разнообразен, причем каждый документ из перечня в той или иной степени зависит от вида правоотношений, для которых он создан.
- Например, заграничный паспорт имеет цель удостоверения личности гражданина РФ за рубежом и при пересечении государственной границы, а паспорт моряка служит для документального обеспечения граждан РФ, находящихся в плавании.
- То есть тот же заграничный паспорт или временная справка или паспорт моряка служат разным целям и при этом являются частичными эквивалентами основного внутригосударственного документа, а именно, внутреннего паспорта гражданина РФ.
Где применяются двухзначные и буквенные коды
Двухзначный код вида документа используется к примеру в таких формах как:
- справка о доходах и суммах налога физического лица 2-НДФЛ;
- Налоговая декларация по форме 3-НДФЛ;
- отчет о движении средств физического лица — резидента по счету (вкладу) в банке за пределами территории РФ;
- декларация по водному налогу.
Буквенный код используется в формах для регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, например в:
- анкете застрахованного лица в ПФР АДВ-1;
- заявлении об обмене страхового свидетельства АДВ-2;
- запросе об уточнении сведений АДИ-2.
Основные документы и требования к ним
В настоящее время на территории РФ действуют следующие формы единого основного документа – паспорта гражданина РФ:
- паспорт образца 1997 года, установленный Указом 232 Президента Российской Федерации;
- паспорт с гражданством СССР, выданный в установленном законом порядке в период существования СССР, который, хотя и подлежит замене, но является полноценным эквивалентом паспорта образца 1997 года. Дело в том, что Закон о гражданстве РФ не предусматривает ограничения срока действия паспорта в зависимости от его формы;
- паспорт гражданина РФ, выданный в установленном законом порядке и действовавший до 1.07.2002 года.
Следует уточнить, что действительность паспорта, вне зависимости от его формы, зависит от двух факторов, а именно:
- отсутствия не предусмотренных законом записей или отметок в паспорте;
- степени сохранности и читаемости паспорта.
Поврежденный паспорт, а равно паспорт, содержащий в себе неустановленные записи, будет считаться недействительным.
Приравнены на определенный срок по юридической значимости к паспорту гражданина РФ:
- удостоверение личности моряка. Так, паспорт моряка в равной степени действителен в пределах РФ и приравнен к заграничному паспорту за рубежом в соответствии с Постановлением № 628 Правительства РФ от 18.08.2008 года;
- свидетельство о рождении для детей в возрасте до 14 лет, в соответствии с Законом РФ «Об актах гражданского состояния»;
- военное удостоверение личности для офицеров, прапорщиков и мичманов флота, находящихся на воинской службе;
- военный билет, выдаваемый солдатам, сержантам и старшинам срочной службы или служащим по контракту;
- справки формы № 2П, выдаваемые на период оформления паспорта.
Документы иностранцев
Иностранные граждане, находящиеся или въезжающие на территорию РФ, должны обладать один из следующих документов:
- паспортом международного образца своей страны. Для граждан государств, имеющих с РФ упрощенный режим пересечения границ, достаточно внутреннего паспорта;
- дипломатическим паспортом международного образца, если деятельность иностранного гражданина связана с дипломатическим или консульским представительством;
- паспортом гражданина СССР в случае, если иностранец является гражданином одной из республик бывшего СССР и законно проживает на территории РФ;
- разрешением на временное проживание на территории РФ;
- видом на жительство в РФ;
- удостоверением о присвоенном статусе беженца или о предоставлении убежища на территории РФ.
Является ли заграничный паспорт документом, удостоверяющим личность
Паспорт международного образца, выдаваемый гражданам РФ для поездок за рубеж, хотя и признан удостоверением личности, не является эквивалентом внутреннего паспорта, а потому обладает некоторыми ограничениями в гражданском обороте.
Ограничения обусловлены тем, что заграничный паспорт предназначен удостоверять личность гражданина РФ за рубежом, а потому не может быть эквивалентом внутригосударственного паспорта.
Является ли водительское удостоверение документом, удостоверяющим личность
Чисто юридически водительское удостоверение является лишь документом, подтверждающим право его обладателя управлять транспортным средством.
Однако, в соответствии с Постановлением ГКПИ 06-1016 ВС РФ, водительское удостоверение имеет двоякую функцию, а именно:
- подтверждение права управления ТС;
- подтверждение личности владельца водительского удостоверения.
Однако существует ряд ведомственных ограничений по гражданскому обороту водительского удостоверения.
Например, в соответствии с Положением ЦБ РФ, актами МИД и МВД РФ, исключено проведение любых банковских операций по водительскому удостоверению.
Документы, не удостоверяющие личность
Не являются удостоверением личности любые документы, выдаваемые в связи с профессиональной или иной деятельностью гражданина, например:
- студенческие билеты и зачётные книжки;
- пенсионные удостоверения, справки об инвалидности, удостоверения ветерана, инвалида, почётного донора;
- трудовые книжки;
- загранпаспорта;
- свидетельства о браке и о расторжении брака;
- профессиональные удостоверения, например, удостоверения адвоката, работника ФСБ, полиции, госслужащего или члена РАН.
Не могут служить удостоверением личности также:
- копии паспортов, в том числе и заверенные нотариально;
- справки об освобождении. Предел их действия – это предоставление в паспортный стол для получения основного документа.
Назначение кодов
Перечень кодов документов содержится в приказе MMВ-7-6/25@ от 25 января 2012 года. Назначение кодов состоит в регламентации учета видов документов, используемых для заполнения различных заявлений в налоговые службы.