Рассмотрим, как в программе 1С ЗУП 3.1 производится удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника, какие проводки при этом формируются.
Подробнее смотрите в онлайн-курсе «ЗУП 3.1 кадровый и зарплатный учет от А до Я»
Настройки удержания за использованный авансом отпуск в 1С 8.3 ЗУП
Прежде чем выполнять регистрацию удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении в 1с 8.3 ЗУП, необходимо определиться с тем, какой именно вариант удержания будет выполняться:
- как сторно начислений (при этом происходит уменьшение облагаемой базы по НДФЛ и страховым взносам),
- либо как обычное удержание (база не уменьшается).
Эта настройка выполняется в настройках расчета зарплаты: Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – вкладка Удержания:
Ввод удержания за неотработанные дни отпуска в 1С ЗУП 8.3
Регистрация удержания за использованный авансом отпуск при увольнении в 1с ЗУП 8.3 выполняется в документе Увольнение.
При выборе в документе сотрудника и ввода даты увольнения происходит автоматический расчет остатка отпуска по сотруднику, подсчитанный остаток отражается на вкладке Компенсации отпуска.
Если остаток получается отрицательным, то автоматически указывается вариант Удержать за использованный авансом отпуск.
Например, сотрудник Голованчиков А.А увольняется 20.11.2018. На дату увольнения у сотрудника по данным учета 7 дней отпуска, израсходованных авансом:
- Эта информация отображается на вкладке Компенсация отпуска:
Далее расчет зависит от выбранного в настройках варианта учета удержания.
Расчет и учет удержания за неотработанные дни отпуска при варианте учета «сторно начислений»
Если выбран Сторно начислений и уменьшает налоги и взносы, то расчет этого сторно-начисления происходит на вкладке Начисления и удержания – Начисления по виду начисления, который предназначается для расчета обычного отпуска, но с отрицательной суммой.
Для расчета сторно-начисления «компенсации» отпуска средний заработок повторно не рассчитывается, используется тот же средний заработок, исходя из которого ранее сотруднику были начислены «авансовые» отпускные.
Отпуск Голованчинову А.А. был предоставлен в октябре, отпускные рассчитаны, исходя из среднего заработка 574,04 руб.:
- Именно этот средний заработок и используется для расчета суммы «удержания» за неиспользованный отпуск:
Сторно-начисление будет учитываться при расчете НДФЛ и взносов, уменьшая облагаемую базу.
При увольнении сотрудника ему была начислена оплата по окладу 6 190,48 руб. и произведено сторно начисление за неотработанные дни отпуска в сумме 4 018,28 руб.
База для расчета НДФЛ и взносов составит:
- 6 190,48 – 4 018,28 = 2 172,20 руб.
НДФЛ:
- 2 172,20 руб. * 13% = 283 руб. (отражается двумя строками по категориям дохода: 807 руб. с оплаты по окладу и -524 руб. со сторно отпуска.
Страховые взносы:
- На ОПС: 2 172,20 руб. * 22% = 477,89 руб.
- ФСС: 2 172,20 руб. * 2,9% = 63 руб.
- ФОМС: 2 172,20 руб. * 5.1% = 110,78 руб.
Расчет и учет удержания за неотработанные дни отпуска при варианте учета «удержание»
Если же в настройках выбран вариант Удержание и не уменьшает налоги и взносы, то расчет этого удержания происходит на вкладке Начисления и удержания – Удержания по виду удержания Удержание за неотработанный отпуск. Этот вид удержания создается в программе автоматически, когда в настройках устанавливается соответствующий переключатель.
- Средний заработок для расчета удержания за использованный авансом отпуск в этом случае рассчитывается в документе Увольнение на дату увольнения сотрудника:
- Удержания не влияют на облагаемую базу по НДФЛ и страховым взносам, поэтому при таком варианте учета база НДФЛ и взносов уменьшаться не будет.
Проводки в 1С по удержаниям за неотработанные дни отпуска при увольнении
- Если для учета удержания за неотработанные дни отпуска используется настройка Сторно начислений и уменьшает налоги и взносы, тогда на стороне программы ЗУП 3.
1 в документе Отражение зарплаты в бухучете, это сторно-начисление заполняется на вкладке Начисленная зарплата и взносы с минусовой суммой:
- Способ отражения для этой суммы «подтягивается» в документ в соответствии с настройками формирования проводок для начислений.
- После синхронизации с бухгалтерской программой формируется сторно-проводка по тому счету затрат и аналитике, которые указаны в 1С Бухгалтерии 8.
3 для соответствующего способа отражения:
- В случае использования настройки Удержание и не уменьшает налоги и взносы в документе Отражение зарплаты в бухучете такое удержание будет заполнено на вкладке Удержанная зарплата по виду операции Удержание за отпуск:
После синхронизации с бухгалтерской программой в 1С Бухгалтерии 8.3 будет сформирована проводка Дт 70 Кт 91.01.
- Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С ЗУП», тогда читайте дополнительный материал по теме:
- Если Вы еще не подписаны:
- Активировать демо-доступ бесплатно →
- или
- Оформить подписку на Рубрикатор →
- После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Удержания при увольнении за предоставленный "авансом" отпуск
18.10.2006
Бухгалтерский ДЗЕН
подписывайтесь на наш канал
Время отпусков осталось уже позади, но проблемы, с ними связанные, могут возникнуть и позже — например, если увольняющийся работник отгулял отпуск «авансом». В этом случае работодатель вправе удержать сумму за неотработанные дни отпуска. Проблема в том, что действующим законодательством (налоговым и трудовым) данный вопрос регулируется далеко не в полной мере. В связи с этим в настоящее время существуют прямо противоположные точки зрения и на порядок взыскания удерживаемых сумм, и на связанные с этим вопросы налогообложения. Разбирается в проблеме Л.П. Фомичева, аудитор, член Палаты налоговых консультантов РФ ([email protected]), а методисты фирмы «1С» рассказывают, как отразить соответствующие операции в «1С:Предприятии».
Содержание
Отношения наемного работника и работодателя регулируются Трудовым кодексом РФ. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации (ст. 122 ТК РФ). Подробнее о предоставлении отпусков и их оформлении читайте здесь.
Отпускные работнику следует рассчитывать по общим правилам, установленным в статье 139 ТК РФ.
Не останавливаясь подробно на правилах расчета среднего заработка для оплаты отпуска, отметим лишь, что в соответствии с новой редакцией ТК РФ с 6 октября 2006 года устанавливается новый порядок его расчета.
Расчетный период будет составлять 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску (сейчас три), а среднемесячное количество рабочих дней — 29,4 (сейчас 29,6). 12 календарных месяцев (ст. 139 ТК РФ), предшествующих периоду расчета отпуска будут браться перед 1 числом месяца ухода в отпуск.
Подробнее об изменениях в трудовом законодательстве читайте здесь.
Итак, работник может получить отпуск не за фактически отработанное время, а «авансом». И часть выплаченных ему отпускных будет являться авансом за предстоящую работу в организации.
Отношения наемного работника и работодателя регулируются Трудовым кодексом РФ. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации (ст. 122 ТК РФ). Подробнее о предоставлении отпусков и их оформлении читайте здесь.
Отпускные работнику следует рассчитывать по общим правилам, установленным в статье 139 ТК РФ.
Не останавливаясь подробно на правилах расчета среднего заработка для оплаты отпуска, отметим лишь, что в соответствии с новой редакцией ТК РФ с 6 октября 2006 года устанавливается новый порядок его расчета.
Расчетный период будет составлять 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску (сейчас три), а среднемесячное количество рабочих дней — 29,4 (сейчас 29,6). 12 календарных месяцев (ст. 139 ТК РФ), предшествующих периоду расчета отпуска будут браться перед 1 числом месяца ухода в отпуск.
Подробнее об изменениях в трудовом законодательстве читайте здесь.
Итак, работник может получить отпуск не за фактически отработанное время, а «авансом». И часть выплаченных ему отпускных будет являться авансом за предстоящую работу в организации.
При прекращении трудового договора с работником работодатель обязан в день его увольнения выплатить работнику все причитающиеся ему суммы, в т. ч. за все неиспользованные отпуска (ст. 140 и 127 ТК РФ).
В то же время при наличии задолженности работника перед работодателем последний имеет право удержать, во-первых, суммы, на удержание которых работник дал согласие, во-вторых, суммы, удержание которых возможно без согласия работника, то есть на основании «буквы закона».
Если работник увольняется до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск «авансом», работодатель имеет право удержать из его заработной платы сумму за неотработанные дни отпуска, за исключением определенных случаев (ст.
137 ТК РФ).
Удержания за эти дни не производятся в случае, если работник увольняется по ряду оснований, предусмотренных ТК РФ.
Целью удержания сумм отпускных именно из зарплаты работника является погашение его задолженности работодателю, ибо эти суммы работником не заработаны. Они были выданы работнику с условием их последующей отработки, однако работник данное условие не выполнил. Поскольку он, получив незаработанные деньги, как бы неосновательно обогатился, а выдавший их работодатель понес убыток.
Общими положениями статьи 138 ТК РФ ограничиваются удержания с целью предоставления работнику гарантированных средств к существованию.
В ней говорится о недопустимости превышения 20-процентного размера удержаний при каждой выплате зарплаты.
Это правило распространится только на зарплату, и под данное ограничение не подпадут иные выплаты, не связанные с вознаграждением за труд и сопутствующими ему начислениями компенсационного и стимулирующего характера.
Предусмотренные данной нормой ограничения при удержаниях за неотработанный отпуск, по мнению автора, не должны применяться.
Законодатель, как следует из абзаца 5 части 2 статьи 137 ТК РФ, не ограничивает работодателя каким-либо процентным лимитом, а однозначно указывает на допустимость удержания долга в размере всех неотработанных дней.
То есть действует специальная норма абзаца 5 части 2 статьи 137 ТК РФ, а не общая (ст. 138 ТК РФ).
Но последнее слово, естественно, остается за судами Возможно, по данному вопросу будет выпущено официальное разъяснение компетентного органа государства.
Погашение долга увольняющегося работника перед работодателем возможно из всех выплат, кроме средств, с которых не производится удержание согласно нормам ТК РФ или иных законов.
К таким выплатам относятся различные пособия по социальному страхованию, суммы возмещения нанесенного работнику вреда и другие целевые выплаты, не связанные напрямую с количеством, качеством и условиями труда работника.
В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в день увольнения выплатить не оспариваемую работником сумму (ч. 2 ст. 140 ТК РФ).
Сопоставление текста абзаца 5 части 2 статьи 137 ТК РФ и части 3 статьи 137 ТК РФ не дает возможности принять решение о возможных сроках удержания.
Поэтому на практике в части удержаний за отпуск положения части 3 статьи 137 ТК РФ не действуют.
В то же время возможны случаи, когда удержание неотработанных отпускных с работника теоретически допустимо, но практически неосуществимо — например, когда у работника нет причитающихся к выплате сумм или их недостаточно.
Вот с этого места мнения специалистов диаметрально расходятся. Одни уверяют, что взыскание переплаченных работнику сумм через суд в таких случаях недопустимо.
В подтверждение своей правоты сторонники данной точки зрения ссылаются на абзац 3 статьи 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 (далее по тексту — Правила об отпусках).
В нем сказано, что «если наниматель, имея право на удержание, фактически при расчете не смог произвести его вовсе или частично (например, вследствие недостаточности сумм, причитающихся при расчете), то дальнейшее взыскание (через суд) не производится».
Проводки по удержанию за неотработанные дни отпуска при увольнении
В расчетах с сотрудниками предприятия нередко встречается ситуация, когда увольняется работник, отгулявший отпуск авансом. Практически во всех случаях, когда такое происходит, работодатель имеет право удержать переплаченную сумму.
Экономический смысл удержания
По законодательству работник может воспользоваться отпуском за первый год спустя полгода после приема на работу. В последующие годы отпуск может быть использован в любое время. Единственное условие — продолжительность одной части не менее 14 дней. Оставшиеся части можно разбивать в произвольном порядке.
При увольнении работника, организация обязана в последний день произвести с ним окончательные расчеты.
При неиспользованном до конца отпуске, работнику выплачивается компенсация за оставшиеся положенные ему дни.
В противоположной ситуации, когда работник использовал до конца отпуск за год, а увольняется до его окончания, работодатель имеет право удержать оплату за дни отпуска, отгулянного авансом.
При выплате отпуска авансом и последующем увольнении до окончания рабочего года, у работника образуется задолженность перед работодателем. С целью погашения этой задолженности и производится удержание. Стоит иметь в виду, что с сотрудника возможно удержать не более 20 % от общей выплаты.
Суммы удержанного отпуска влияют на расчеты по страховым взносам, НДФЛ и налогу на прибыль.
Принципы расчета отпускных выплат
Виды отпусков:
- очередной оплачиваемый;
- дополнительный (оплачиваемый);
- учебный отпуск;
- по беременности и родам, и др.
- В нашем случае рассматривается только один вид отпуска — очередной.
- Сумму выплачиваемых отпускных можно представить формулой:
- Среднедневной заработок (СДЗ) * Количество дней отпуска (КолД).
Основной задачей здесь является вычисление СДЗ. Для его расчета берется начисленная ЗП за 12 месяцев до отпуска, деленная на число отработанных дней.
Если стаж работника в организации меньше года, берется отношение числа месяцев с момента приема к фактически отработанному времени (количеству дней).
В сумму начисленной зарплаты входят все выплаты, включенные в систему оплаты труда. То есть, все социальные выплаты, компенсации проезда или питания, в расчете среднего заработка за период не участвуют.
В общем виде формула расчета отпускных выглядит так:
В том случае, когда у работника все дни за период отработаны полностью, формула вычисления числа рабочих дней выглядит гораздо проще: среднее количество календарных дней — 29,3, умножить на 12 месяцев.
Пример отражения удержания за «авансовый» отпуск
Отпуск использован в году увольнения
10.04.2015 в ООО «Промснабкомплект-СИ» уволился сотрудник. На момент увольнения им было использовано 14 дней неотработанного отпуска. Оклад сотруднику установлен в размере 45000 рублей.
Начисление за отпуск авансом составило 21000 рублей.
Проводки по этим операциям:
| Дт | Кт | Описание операции | Сумма | Документ |
| 26 | 70 | Отражено начисление зарплаты | 45000 | Бухгалтерская справка |
| 70 | 68 | Отражение удержания НДФЛ (45000*13%) | 5850 | Бухгалтерская справка |
| 26 | 70 | Удержание из ЗП суммы неотработанной задолженности (45000 * 20 %) | -9000 | Бухгалтерская справка |
| 70 | 68 | Сторно НДФЛ за удержание из ЗП (4200 * 13%) | -1170 | Бухгалтерская справка |
| 70 | 50(51) | Отражение выплаты зарплаты при увольнении( 45000 — 5850 — 9000 — 1170) | 28980 | Расчетная ведомость, РКО |
| 26 | 70 | Сторно неудержанной с работника суммы отпускных | -12000 | Бухгалтерская справка |
| 50(51) | 70 | Возмещение работником неиспользованной суммы отпускных | 12000 | ПКО, Платежное поручение вх. |
Отпуск использован в прошлом году
Случай, когда авансовый отпуск был использован в прошлом году, можно отразить таким образом:
| Дт | Кт | Описание операции | Сумма | Документ |
| 70 | 91.1 | Отражение прибыли прошлых лет | 21000 | Бухгалтерская справка |
| 73 | 70 | Отражена задолженность работника | 21000 | Бухгалтерская справка |
| 91.2 | 73 | Списание задолженности работника (прощение долга) | 21000 | Бухгалтерская справка |
Бухгалтерский учет возмещения задолженности за неотработанные дни отпуска при увольнении работника
- Источник: Журнал «Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфере»
- Татьяна Петровна Кочнова, заместитель директора департамента бухгалтерского учета Минобрнауки РФ
- Вопрос
- Разъясните, как отразить в учете государственного (муниципального) учреждения удержание из заработной платы при увольнении сотрудника за неотработанные дни отпуска, предоставленного ему авансом?
Статьей 137 ТК РФ установлено, что удержания из заработной платы работника могут производиться для погашения его задолженности при его увольнении до окончания того рабочего года, в счет которого он получил ежегодный оплачиваемый отпуск за неотработанные дни отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным п. 8 ч. 1 ст. 77 или пп. 1, 2 или 4 ч. 1 ст. 81, п. 1, 2, 5, 6 и 7 ст. 83 ТК РФ.
Отметим, что в соответствии со ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику, то есть с суммы, оставшейся после удержания НДФЛ.
Если начисленной заработной платы будет недостаточно для того, чтобы удержать необходимую для возмещения задолженности сумму, то она может быть погашена следующим образом:
- удержана из заработной платы при окончательном расчете на основании представленного заявления работника;
- возмещена в добровольном порядке в кассу или на лицевой счет учреждения.
В связи с тем, что в данном случае остаток суммы учитывается как недостача, она может быть взыскана по решению суда на основании иска работодателя в соответствии со ст. 391 ТК РФ.
Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда учитываются на счете 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда» согласно п. 273 Инструкции № 157н[1], п. 108 Инструкции № 162н[2], п. 139 Инструкции № 174н[3], п. 167 Инструкции № 183н[4].
Сумма задолженности работника за неотработанные дни отпуска, рассчитанная при его увольнении, подлежит учету на счете 0 209 82 000 «Расчеты по недостачам иных финансовых активов» в соответствии с п.
221 Инструкции № 157н (с учетом изменений, внесенных Приказом № 89н[5]), п. 85 Инструкции № 162н, п. 108 Инструкции № 174н, п. 111 Инструкции № 183н.
На основании п. 86 Инструкцуии № 162н, п. 109, 110 Инструкции № 174н, п. 112, 113 Инструкции № 183н операции по задолженности работника отразятся следующим образом:
- 1) увеличение расчетов по причиненному ущербу учреждению на дату увольнения работника:
- Дебет счета 0 209 82 560 (000) «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам иных финансовых активов»
- Кредит счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами»
- 2) уменьшение задолженности работника за неотработанные дни отпуска при его увольнении за счет суммы удержания из его заработной платы, не оспариваемого уволенным работником:
- Дебет счета 0 304 03 830 (000) «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
- Кредит счета 0 209 82 660 (000) «Уменьшение дебиторской задолженности по недостачам иных финансовых активов»
- Пример
Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении
Понять механизм появления неотработанных отпускных поможет следующий пример.
Выпускник технического университета Птичкин П. Н. устроился на вертолетный завод 01.07.2019, а в январе 2020 года получил право уйти в отпуск (абз. 2 ст. 122 ТК РФ) и воспользовался этой возможностью. Длительность его отпуска составила 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).
Детальнее о предоставлении отпуска и его продолжительности узнайте из статьи «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».
Во время отдыха он получил более выгодное предложение о работе и сразу после выхода из отпуска уволился с завода.
Таким образом, к моменту увольнения Птичкин П. Н. заработал только половину законного отпуска: 14 дней (6 мес. × 28 дней / 12 мес.), а использовал все 28 дней. Неотработанных к моменту увольнения дней отпуска оказалось 14 (28 – 14).
Поскольку перед уходом в отпуск сотрудник получил всю сумму отпускных, к моменту увольнения у него образовался долг перед фирмой за оплаченные авансом 14 дней отпуска.
ВАЖНО! Право на отпуск за первый рабочий год возникает спустя полгода работы в организации (ст. 122 ТК РФ). Последующие отпуска оформляются согласно утвержденному графику.
К чему может привести отсутствие в компании графика отпусков, см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».
«Отпускные» права и обязанности
При разрыве трудовых отношений работодатель должен выполнить множество обязательных действий, регулируемых трудовым законодательством. В их числе обязанность выдачи работнику всего заработанного им к моменту увольнения.
Отпускные выплаты — один из элементов окончательного расчета с увольняющимся сотрудником. Их состав зависит от того, сколько накоплено неотгулянных отпускных дней и воспользовался ли сотрудник в текущем периоде своим правом на отпуск (ст. 127 ТК РФ).
Об обстоятельствах, влияющих на расчет отпускных дней при расторжении трудового договора, см. в материале «Как рассчитать количество дней отпуска при увольнении?».
Помимо указанной обязанности у работодателя есть право — удержать из дохода увольняющегося работника сумму авансовых отпускных (ст. 137 ТК РФ).
Реализовать указанное право можно не во всех случаях. Если увольнение сотрудника происходит по основаниям, перечисленным в ст. 137 ТК РФ, удержать с него излишне выплаченные отпускные не получится. Например, подобный запрет на удержание касается ситуации увольнения по причине сокращения штата или закрытия фирмы, а также в иных предусмотренных законодательством случаях.
Узнайте, как складывается свежая судебная практика по этому вопросу, из аналитической подборки от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к материалу бесплатно.
Кроме того, работодатель может разобраться с долгом работника иным способом. Об этом поговорим в следующем разделе.
Как рассчитать количество дней отпуска в 2020 году, узнайте из этой публикации.
Можно ли обойтись без удержаний?
Избежать удержаний можно, подписав соглашение о прощении долга. Простить долг работнику — значит не поднимать вопрос о наличии долга и не требовать его погашения.
В обыденной жизни урегулирование задолженности между физическими лицами посредством ее прощения для обеих сторон сделки не влечет никаких последствий. В ситуации же, когда одной из сторон выступает юридическое лицо, прощение долга влечет дополнительную бумажную волокиту, а также требует корректировки налоговых обязательств.
В начале оформления процедуры прощения отпускного долга потребуется составить документ, в котором отразится воля сторон по погашению задолженности. Таким документом может выступать соглашение о прощении долга по отпускной переплате.
Составление такого документа подобно аналогичным соглашениям, составляемым в процессе обычного делового оборота. После названия документа указываются дата и место его составления, вслед за которыми обозначаются стороны соглашения и приводится его основной текст. Он может быть следующего содержания:
«…Работодатель освобождает работника от возврата задолженности за 14 неотработанных дней отпуска в сумме 10 025 (десять тысяч двадцать пять) рублей, возникшей в связи с его увольнением по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ до окончания рабочего года, в счет которого он использовал ежегодный оплачиваемый отпуск…»
Завершающими элементами соглашения являются реквизиты и подписи сторон.
О последующих шагах прощения долга по неотработанным отпускным читайте в следующем разделе.
Налоговые нюансы прощения отпускного аванса
Подписанное сторонами соглашение о прощении долга автоматически запускает механизм налоговых корректировок, связанных с этим событием.
Для работника пересчет налоговых обязательств к материальным потерям не приводит — Налог с его дохода в виде прощеного долга уже был удержан при выплате ему отпускных. Изменение статуса полученной суммы с отпускных на некий бонус от работодателя (прощение долга) влияния на налоговые обязательства по НДФЛ не оказывает.
Что делать с НДФЛ, если работник добровольно погашает долг по авансовым отпускным, см. в материале «НДФЛ с неотработанных отпускных подлежит возврату».
Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении — проводки
Отработав 6 месяцев на текущем месте работы, сотрудник имеет право взять очередной оплачиваемый отпуск (возможно и раньше, по согласованию с работодателем). В случае отгула отпуска и расторжения трудового договора до завершения расчетного года, возникает задолженность по выплаченным авансом отпускным.
Это происходит тогда, когда сотрудник уже отгулял свой отпуск авансом и не отработал достаточное количество времени для погашения оплаты этих дней. Работодатель имеет право удержать излишне выплаченные отпускные при окончательном расчете с работником.
При этом право удерживать или нет отпускные работодатель оставляет за собой.
При увольнении возможны два варианта развития событий:
- остаются не отгулянные дни отпуска;
- образуется задолженность работника перед работодателем.
Неиспользованные дни отпуска подлежат денежной компенсации при окончательных выплатах. Отпускные при этом рассчитываются по стандартной схеме, исходя из среднего дневного заработка сотрудника.
В случае возникновения задолженности организация имеет право произвести удержание оплаты использованного отпуска.
Рассмотрим, в каком случае требуется произвести удержание излишне оплаченного отпуска.
Виды отпуска и основания
Работник может воспользоваться следующими видами отпусков:
- очередной оплачиваемый;
- дополнительный оплачиваемый;
- учебный отпуск;
- отпуск по беременности и родам;
- отпуск по уходу за ребенком.
Исходя из средних значений, за каждый полный отработанный месяц сотруднику полагается 2,33 дня отпуска (при 28 календарных днях отпуска). Отработав 6 полных месяцев в организации, работник имеет право взять отпуск длиной 14 дней.
В этом случае при увольнении сотрудник ничего не будет должен работодателю. Если отпуск предоставляется на больший период, выплата отпускных производится авансом.
Задолженность перед работодателем может возникать только при превышении лимита по очередному оплачиваемому отпуску. При увольнении работодатель имеет право удержать сумму дней оплаченного отпуска, которую работник не погасил на момент увольнения.
Это определяют статьи 127 и 140 Трудового кодекса РФ.
Выпускается приказ, который должен содержать в себе:
- сумму удержания;
- количество авансовых дней отпуска;
- окончательный срок расчета;
- положение о том, что сумма удержания не может составлять более 20% от общей выплаты;
- ознакомление работника с приказом.
Расчет оплаты отпускных дней
При расчете оплаты очередного оплачиваемого отпуска производится расчет среднего заработка за 1 день и умножается на количество отпускных дней.
Для этого берется период работы на текущем месте, если он составляет менее 1 года, или 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска, если время работы превышает 1 год.
В различных организациях могут действовать локальные нормативные акты по расчету отпускных.
Важно помнить только то, что расчет по местным правилам не может ущемлять работника. Если в организации принят расчет отпускных за последние 6 месяцев, то следует рассчитать их за 12 месяцев и за 6.
Если окажется, что при расчете отпускных за 12 месяцев сумма окажется больше, следует выплатить именно ее.
Средний дневной заработок=все выплаты работнику, включая премии и другие начисления, за исключением отпускных и больничных, разделить на 12 месяцев и разделить на 29,3 (среднее количество дней в месяце по состоянию на 2020 год). Полученная цифра и будет применяться при вычислении размера отпускных.
При расчете отпускных берется в учет:
- собственно заработная плата;
- премии, регламентированные трудовым договором;
- иные компенсации и выплаты, определяемые трудовым договором.
Не участвуют в расчете отпускных:
- оплата обеда, проезда и ГСМ;
- оплата листа нетрудоспособности;
- материальная помощь;
- сами отпускные.
Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении
Статья 140 и 127 Трудового кодекса РФ устанавливают, что при окончательном расчете увольняющемуся сотруднику должны быть выплачены все положенные ему деньги, в том числе и за неиспользованный отпуск.
В то же время, работодатель может удержать все необходимые суммы, на удержание которых работник может дать согласие, и на удержания согласно действующему законодательству.
К таким удержаниям относится и компенсация работодателю средств за выплаченный авансом отпуск, в случае если сотрудник не отработал расчетный год, на который этот отпуск был предоставлен и оплачен.
При увольнении работника до окончания расчетного года и отгуле отпуска, может возникать задолженность перед организацией. Работодатель вправе удержать неотработанный аванс.
Действует правило – из заработной платы может быть удержано не более 20% от общей суммы начисления заработной платы после вычета налогов. Это положение регламентирует статья 138 Трудового кодекса РФ.
После удержаний у человека должны оставаться гарантированные средства для существования. Одновременно с этим ограничение не накладывается на стимулирующие выплаты (премии и т.д.), они могут быть удержаны в полном объеме при необходимости погашения задолженности.
В случае превышения размера удержания по отношению ко всем окончательным выплатам работник обязуется добровольно погасить остаток возникшей задолженности перед организацией.
При отказе работодатель имеет право в судебном порядке добиваться компенсации оплаченного и неотработанного отпуска.
Важно помнить, что работодатель не обязан удерживать отпускные, начисленные авансом, это его право. Он может воспользоваться им, или нет.
Исключениями являются следующие случаи:
- увольнение в результате сокращения;
- увольнение при смене собственника организации;
- увольнение по медицинским показаниям, при которых сотрудник признан недееспособным;
- окончание срока действия трудового договора (в случае заключения срочного договора);
- ликвидация организации;
- в случае призыва сотрудника на военную или альтернативную службу.
В вышеперечисленных случаях работодатель не имеет права производить удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении.
Видео: Консультация бухгалтера
Проводка удержаний
В первую очередь, необходимо рассчитать, какая сумма была выплачена авансом.