Поиск архивов: мне возможно ли воспользоваться услугами юриста по поиску архивных документов

Иллюстрация Ивана Бояринова.

Продолжаем делиться с вами секретами архивного поиска предков. В первой части мы рассказали об основах — когда стоит обращаться в архив. Сегодня подробно осветим вопрос работы с архивами: от подачи запроса до поиска информации в читальном зале.

Если вам нужна помощь в изучении истории семьи — обращайтесь к специалистам Familio.

Три способа работы с архивами

Большинство архивов сейчас принимает запросы по электронной почте, но в письме нужно указать полное имя и почтовый адрес. Обычно это самый дешевый вариант, но бывают исключения: ценообразование в архивах очень разное. Однако это точно не самый лучший способ достучаться до архива.

Ответы на простые запросы архивы дают обычно в течение 30 дней или после оплаты. Сложные запросы на генеалогический поиск ряд архивов не принимают, либо делают их только в определенное время, ставя, например, в очередь на следующий год.

Кроме того, для запроса в архив нужна точная информация: полное имя, год и место рождения, приход и т.д.

Некоторые архивы требуют, например, полные имена вступающих в Брак для поиска такой записи, а всей информации в начале генеалогических поисков может и не быть.

Найти частного специалиста, который работает в нужном архиве, или компанию, которая оказывает Услуги по поиску в нем.

Компании обычно оказывают услуги по исследованию родословной «под ключ»: они занимаются не только архивным исследованием, но и опросом родственников, и последующим оформлением. Специалисты ездят в командировку, либо привлекается сеть исполнителей на местах. Стоят такие услуги довольно дорого.

Некоторые частные специалисты также проводят исследования с выездами в другие города, но большинство специализируется на каких-то определенных архивах.

Есть несколько сайтов с биржами генеалогов, но популярных сервисов с рейтингами и отзывами, как на сайтах фрилансеров или по оказанию услуг, нет.

Основным способом поиска региональных специалистов остается форум «Всероссийское генеалогическое древо».

В генеалогии можно встретить самых разных людей. Есть те, кто занимается исследованиями давно и является знатоком истории своего региона и всех нюансов, связанных с региональными документами.

Бывают и такие, кто, например, занялся своей родословной и решил заодно немного подзаработать.

Нужно хорошо изучить человека, к которому вы собираетесь обратиться: как он отвечает на сообщения, нет ли каких-то историй про Обман и подлог.

К частным специалистам, работающим по конкретному архиву, обычно надо обращаться, имея четкое представление о будущем поиске: нужно знать имя, дату и место рождения предка, информацию о котором вы хотите найти.

Стоимость просмотра документов может сильно отличаться от специалиста к специалисту и от архива к архиву: от 300 рублей до нескольких тысяч в зависимости от объема документа, сложности работы с ним и количества выписок.

Сроки зависят от загруженности специалиста, объема работы и правил читального зала. Какие-то дела могут не выдаваться, в каких-то случаях можно записаться на работу с документами всего несколько раз в месяц.

В каждом архиве все индивидуально.

Работать с документами самостоятельно (в читальном зале или онлайн)

Это, наверное, самый эмоционально насыщенный способ поисков. Только представьте — вы смотрите документы сами, ощущаете фактуру бумаги, запах, видите, как чернилами написана ваша фамилия.

Но работа в читальном зале требует определенной подготовки. Нужно понимать, что именно вы будете заказывать, что конкретно искать в документах, а также важно уметь читать рукописный текст XIX–XX веков.

Еще большие навыки в чтении таких материалов потребуются, если вам удастся продвинуться в XVIII век и уж тем более дойти до документов XVII века, написанных скорописью.

Особые умения требуются для чтения метрических книг мусульман (написанных арабской графикой на старотатарском языке) или документов, связанных с лютеранами и написанных, по сути, рукописным готическим шрифтом.

Самостоятельные исследования в читальном зале занимают много времени. Даже если вы живете в том же городе, откуда родом ваши предки, читальные залы архивов не всегда имеют удобное расписание.

Во многих случаях, особенно в связи с пандемией COVID-19, надо записываться заранее.

Объем документов для заказа также сильно ограничен, поэтому самостоятельная работа даже по одной линии — задача на несколько месяцев, а то и лет.

Ситуация за последние годы стала проще: всё больше документов архивов доступны онлайн на сайтах архивов или на других сервисах. Это, например, Центральный государственный архив Москвы (ЦГА), Центральный государственный исторический архив Санкт-Петербурга (ЦГИА), архивы Костромской, Вологодской и Тульской областей. Обычно доступ к документам платный, но бывают и исключения.

Важно понимать, что поиск по архивным документам онлайн —это тот же полистный просмотр, что и в читальном зале, просто дома за компьютером. Дела почти всегда только отсканированы, но никак не индексированы, то есть просто ввести ФИО деда и получить результат не получится, нужно точно так же просматривать страницу за страницей рукописных записей.

Чем может помочь Familio?Раздел «Архивные документы» на Familio — это фондовый каталог, в котором объединены документы по всем архивам России, Украины и Беларуси. С помощью раздела вы сможете определить, в каком именно архиве хранится нужный вам документ, а также точно узнать заголовок фонда, номер описи и дела. Таким образом вы экономите значительное время.

Мы не можем дать универсальный совет, как лучше действовать: это зависит от ваших интересов, наличия свободного времени и бюджета. Но однозначно рекомендуем хоть немного разобраться с базовыми принципами архивного поиска, прежде чем что-то заказывать, чтобы вас не могли ввести в заблуждение или вы не потратили время зря, идя по неправильному пути.

Я пришел в архив, с чего начать?

Прежде всего записаться и оформить пропуск. Как правило, для этого нужно при первом посещении заполнить анкету на месте, иногда нужна фотография. В анкете указывается тема исследования. Советуем формулировать ее более широко — «История крестьянских семей Тверской губернии по документам XVIII – начала XX веков», либо просто писать «Генеалогия», «История семьи».

Следует иметь в виду, что из-за пандемии COVID-19 возможны ограничения по работе в архивах. Поэтому рекомендуем звонить в архив перед первым посещением и уточнять особенности работы читального зала.

Затем нужно изучить описи тех фондов, в которых хранятся нужные вам документы, и сделать заказ дел в читальный зал. Иногда дела приносят спустя несколько часов, но чаще всего вы заказываете их на следующий день или даже через несколько дней или недель. В некоторых архивах дела можно заказывать заранее по электронной почте.

Какие правила надо соблюдать при работе в читальном зале?

Для начала дадим две рекомендации:

Подготовьтесь к работе: определитесь, что вы ищете, зачем, какие документы будете заказывать и смотреть. Определиться с алгоритмом поисков помогут наши статьи на Familio.media, а уточнить нужные шифры архивных дел поможет фондовый указатель в разделе «Архивные документы».
Будьте вежливы с сотрудниками читального зала.

Общие правила в читальном зале следующие:

Обязательно заполняйте лист использования дела.
Не выносите дела из читального зала.
Не кладите бумагу, на которой вы пишете, на архивный документ.
Не делайте никаких пометок в документе.
Сдайте дело после того, как закончили с ним работу: оно может быть нужно других исследователям.

Учитывайте возможные ограничения на работу из-за COVID-19. Как правило, работа в читальном зале возможна только по предварительной записи, неполный день, часто нельзя оставлять дела на руках — нужно сразу же сдавать их обратно в хранилище. Обязательно соблюдать дистанцию, работать в маске и перчатках.

Я нашел упоминание фамилии своего предка или другую интересную информацию. могу ли я просто сфотографировать этот лист?

Прежде всего выпишите информацию, которую вы нашли. Обязательно при этом укажите архивный шифр и номер листа — потом вы сможете заказать или сделать самостоятельно копию, либо просто вернуться к изучению этого материала.

Рекомендуем до начала работы узнать о правилах копирования в архиве.

Во многих архивах самостоятельное копирование платное и проводится в отдельном месте в читальном зале под присмотром сотрудника, в некоторых архивах или для определенных видов документов самостоятельное копирование может быть запрещено. В таком случае нужно сделать платный заказ на копии (ксерокс, черно-белые или сканированные копии или фотографии — в зависимости от возможностей архива).

Если самостоятельное копирование разрешено и вы оформили все необходимые для этого документы, советуем придерживаться следующих рекомендаций:

Обязательно фотографируйте обложку дела, чтобы понять, что это такое, и знать архивный шифр этого документа, когда будете разбирать его дома.
Сфотографируйте титульный или первый лист документа, чтобы понимать, что это такое.
Обязательно фотографируйте лист целиком и убедитесь, что там виден номер листа.
Делайте несколько кадров с разных ракурсов (весь лист целиком и конкретно запись о рождении вашего родственника).
Если запись из метрической книги — убедитесь, что на этом развороте указан месяц, если ревизская сказка или исповедная ведомость — что видны название деревни и имя помещика. Они могут быть указаны на первом листе документа или на одной из предшествующих страниц.
Также полезно фотографировать последний лист документа, там может быть указано общее количество людей в деревне или просто в списке, подпись составителя документа и другая ценная информация.
Дома разберите фотографии как можно раньше и переименуйте их в соответствии с архивными шифрами. Например, МК1862_ГАТО_160-1-35341_л1257об. Это поможет хранить информацию системно и легко найти нужный документ.

Теперь, когда вам понятны основы работы, известны детали и нюансы, пора узнать о главных архивах и о том, что же это за загадочные фонды, описи и дела. Об этом читайте в заключительном материале.

Как получить архивные документы: архивные выписки и справки

Граждане РФ могут получить архивные справки, архивные выписки, архивные копии и информационные письма на основе архивных документов, хранящихся в подведомственных учреждениях Главархива Москвы.

Все документы из этого перечня выдаются бесплатно:

справка для оформления трудовой пенсии (справка о заработной плате, трудовом стаже, переименовании организации);
справка о пребывании в детских домах (справка о пребывании детей в учреждениях для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей);
справка об установлении опеки, попечительства (кроме решений органов социальной защиты населения);
копия акта медицинского освидетельствования (копия акта освидетельствования районных бюро медико-социальной экспертизы, выданного до 2005 года);
справка об учебе (справка об учебе в подведомственных учреждениях Департамента образования и науки города Москвы);
справка о мобилизации (на трудовой фронт или в народное ополчение);
справка о пособии по безработице (о пособии по безработице, выплаченном до 2002 года, по документам территориальных управлений труда и занятости населения);
справка о награждении медалями, знаками, грамотами (для оформления звания ветерана труда);
копии приговоров (вынесенных Мосгорсудом).

Для получения сведений о заработной плате и трудовом стаже, в том числе по документам партийных и комсомольских органов, вам понадобятся:

документ, удостоверяющий личность;
нотариально заверенная Доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
документ о трудовой деятельности (трудовая книжка или выписка из трудовой книжки, за исключением случаев утраты трудовой книжки);
запрос, содержащий сведения:
фамилию, имя, отчество лица, о котором запрашивается информация (с учетом изменения фамилии, имени или отчества);
название организации в период работы и ее подчиненность до 1993 года;
период работы;
запрашиваемый период работы;
подчиненность организации до 31 декабря 1993 года.

Для получения сведений о создании (переименовании) организации вам понадобятся:

документ, удостоверяющий личность;
запрос, содержащий следующие сведения:
название органа власти, выносившего решение о создании (переименовании) организации (или название вышестоящей организации, принявшей данное решение);
название организации предыдущее;
название организации последующее;
дата правового акта, утвердившего создание (переименование) организации (при наличии);
номер правового акта, утвердившего создание (переименование) организации (при наличии);
период принятия данного решения о создании (переименовании) организации (при отсутствии сведений о дате и номере правового акта, утвердившего создание (переименование) организации).

Для получения сведений о пребывании детей в учреждениях для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей (детские дома, школы-интернаты и т.д.), вам понадобятся:

документ, удостоверяющий личность;
нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
запрос, содержащий следующие сведения:
фамилию, имя, отчество лица (с учетом изменения фамилии, имени или отчества), о котором запрашивается информация (в период пребывания в учреждении);
название и номер учреждения с указанием района города Москвы (до 1993 года) или административного округа Москвы;
период пребывания в учреждении.

Для получения сведений об установлении опеки, попечительства (кроме решений органов социальной защиты населения) вам понадобятся:

документ, удостоверяющий личность;
нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
запрос, содержащий следующие сведения:
фамилию, имя, отчество опекуна (попечителя);
фамилию, имя, отчество подопечного;
название органа власти, принявшего решение об установлении опеки, попечительства;
период принятия данного решения.

Для получения копии акта медицинского освидетельствования в районных бюро медико-социальной экспертизы Москвы, выданного до 2005 года, вам понадобятся:

документ, удостоверяющий личность;
нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
запрос, содержащий следующие сведения:
фамилию, имя, отчество лица (с учетом изменения фамилии, имени или отчества), о котором запрашивается информация;
название бюро медико-социальной экспертизы, в котором Гражданин состоял на учете и проходил освидетельствование;
номер и дата последнего акта медицинского освидетельствования.

Для получения сведений о прохождении обучения в высших и средних учебных заведениях, профессиональных технических училищах города Москвы вам понадобятся:

документ, удостоверяющий личность;
нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
запрос, содержащий следующие сведения:
фамилию, имя, отчество лица (с учетом изменения фамилии, имени или отчества), о котором запрашивается информация (в период обучения);
название и номер учебного заведения с указанием района Москвы (до 1993 года) или административного округа Москвы, факультета;
период обучения.

Для получения сведений о мобилизации на трудовой фронт или в народное ополчение в годы Великой Отечественной войны вам понадобится:

документ, удостоверяющий личность;
нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
запрос, содержащий следующие сведения:
фамилию, имя, отчество лица (с учетом изменения фамилии, имени или отчества) в период мобилизации;
период принятия решения о мобилизации;
название организации, принимавшей решение о мобилизации (в период принятия решения), и ее подчиненность.

Для получения сведений о выплаченном по документам территориальных органов труда и занятости населения пособии по безработице в период до 2002 года вам понадобятся:

документ, удостоверяющий личность;
нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
запрос, содержащийследующие сведения:
фамилию, имя, отчество лица, о котором запрашивается информация, в период нахождения на учете в территориальных органах труда и занятости населения города Москвы;
название территориального органа труда и занятости населения города Москвы (или его адрес) с указанием административного округа (или адрес регистрации по месту жительства лица в период нахождения на учете в территориальных органах труда и занятости населения города Москвы);
период нахождения на учете в территориальных органах труда и занятости населения Москвы или получении пособия по безработице.

Для получения сведений о награждении медалями «В память 800-летия Москвы», «В память 850-летия Москвы», «За оборону Москвы», «За доблестный труд в Великой Отечественной войне», «Ветеран труда», «За доблестный труд к 100-летию со дня рождения В.И. Ленина», ведомственными наградами, почетными грамотами вам понадобятся:

документ, удостоверяющий личность;
нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
документ о трудовой деятельности (трудовая книжка или выписка из трудовой книжки, за исключением случаев утраты трудовой книжки);
запрос, содержащий следующиесведения:
фамилию, имя, отчество лица, о котором запрашивается информация, в период награждения;
название медали, знака, почетной грамоты или другого документа;
запрашиваемый период выдачи документа;
место работы (название организации) в период награждения;
должность.

Для получения копии приговора, вынесенного Московским городским судом, вам понадобятся:

документ, удостоверяющий личность;
нотариально заверенная доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя (если документы запрашивает доверенное лицо);
запрос, содержащий следующие сведения:
фамилию, имя, отчество лица (с учетом изменения фамилии, имени или отчества), о котором запрашивается информация;
период вынесения приговора (год, годы);
статья Уголовного кодекса, действовавшего на момент вынесения приговора (Уголовный Кодекс РСФСР или Уголовный кодекс Российской Федерации).

Запрос на получение архивных документов можно подать:

лично в центрах «Мои документы»;
онлайн — на официальном сайте Мэра Москвы mos.ru.

Для получения документа в центрах «Мои документы» вам придется дважды посетить любой из московских центров госуслуг: в первый раз — подать запрос на получение архивной информации, а спустя 20 рабочих дней прийти за ответом.

Для получения архивной информации о переименовании организации при указании числа, месяца, года и номера правового акта органа государственной власти или органа местного самоуправления услуга будет оказана через 11 рабочих дней.

При выборе услуги в электронном виде документ будет направлен вам в личный кабинет на сайте mos.ru или выдан при личном обращении в центре госуслуг «Мои документы». Способ получения документа необходимо указать при подаче запроса. Время подготовки справки — 20 рабочих дней.

https://www.youtube.com/watch?v=6f3o9d4Tg3g

За дополнительной информацией о предоставлении архивных документов вы можете обратиться:

на страницу Главархива Москвы на mos.ru;
позвонив по телефону Единой справочной службы Москвы: +7 (495) 777-77-77.

Расскажите друзьям

Как получить архивную справку о зарплате?

Куда обращаться? Дан алгоритм поиска нужного архива. В каких документах могут долго сохраняться сведения о заработной плате? Какими нормативными актами регулируются эти отношения? Поводом к написанию статьи стал вопрос читателя.

Вопрос в тему

Как гражданин может получать архивные сведения, справки (например, информацию о том, какая была зарплата учителя в 1950 г. в селе Котово) в том случае, если архивные документы утратились из-за форс-мажорных обстоятельств? И, пожалуйста, скажите, какими нормативными актами регулируются эти отношения.

Если архивные документы были утрачены из-за давних форс-мажорных обстоятельств в организации или в государственном (муниципальном) архиве либо документы вообще не передавались в архив, то получить конкретные сведения, скорее всего, не получится.

Мнение эксперта

Для подтверждения размера заработка при отсутствии обычно необходимых для этого документов придется обратиться в суд. Отметим, что суды довольно лояльны:

учитывают в качестве доказательств любые сохранившиеся документы, где фигурируют данные о заработной плате (расчетные листки, выписки из штатной расстановки и пр.), особенно если явным будет отсутствие злого умысла истца в исчезновении требуемых документов, например, в результате стихийного бедствия, о котором есть свидетельства (паводок, пожар или др.);
показания свидетелей также сыграют свою роль.

Если же документы утрачены в процессе личного хранения гражданином, то получить необходимые архивные сведения вполне возможно. Только при обращении в архив необходимо точно сформулировать цель запроса – что необходимо получить:
1) архивную справку о заработной плате конкретного учителя или
2) статистические сведения о заработной плате учителей сельской школы конкретного района в 1950 году?

В первом случае запрос гражданина носит социально-правовой характер, связан с защитой социальных прав (на пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций).

Архивы на основании своих фондов выдают справки, подтверждающие место и стаж работы, размер заработной платы, факты награждения, избрания на выборные должности, репрессий, имущественные права и т.п.

Для получения этих сведений гражданин должен в архиве:

предъявить:

паспорт и
доверенность, если сведения он получает не для себя, а по поручению доверителя;
трудовую книжку (или ее копию), иные документы, имеющие отношение к цели запроса – содержащие наименование организации, в которой работал гражданин, и подтверждающие даты и периоды, по которым требуется найти информацию в архиве,

а также заполнить заявление (запрос) на предоставление архивной информации.

Социально-правовые запросы граждан исполняются архивами на безвозмездной основе.

Во втором случае запрос может быть отнесен к тематическим, т.к. по проблеме и по теме оплаты труда учителей в 1950 г.

потребуется анализ статистических отчетов и иных документов государственной и ведомственной статистики, которые районные отделы статистики или районные отделы народного образования передавали на архивное хранение.

Тематические запросы граждан исполняются архивами чаще всего на договорной основе, т.е. платно.

Но во всех случаях при обращении в архив гражданин свой точно сформулированный запрос и его цель оформляет в заявлении (заявлении-анкете), форму которого архивы утверждают самостоятельно.

Классификация запросов граждан и порядок их исполнения регламентируются в действующих Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19; далее – Правила работы госархивов; в настоящее время подготовлена и находится на общественном обсуждении новая версия данных Правил).

Далее будем комментировать более распространенную ситуацию – социально-правовой запрос о заработной плате конкретного человека.

В каких документах могут долго сохраняться сведения о заработной плате?

Ведомости по выплате заработной платы (расчетно-платежные, расчетные, платежные) хранятся:

75 лет, если они созданы до 1 января 2003 года, и
50 лет, если созданы позже этой даты.

Сведения о размере заработной платы работников могут содержаться в штатном расписании, которое имеет постоянный срок хранения. В фонде районного отдела народного образования вполне может остаться на хранении утвержденная / согласованная копия или даже подлинник штатного расписания конкретной школы1.

То есть сроки хранения документов по личному составу, созданных в 1950 году, еще не истекли, и в архив обращаться за необходимыми сведениями о размере заработной платы имеет смысл. Но перед этим необходимо будет вспомнить или уточнить сведения о школе и периоде работы в ней.

Алгоритм поиска нужного архива

Общий алгоритм следующий:

1. Сельская школа подчинялась (управлялась) отделу народного образования исполнительного комитета (исполнительного органа) Совета депутатов трудящихся соответствующего района или города.

Документы рай- или гороно должны были быть переданы в районный или городской архив, они могли образовать объединенный архивный фонд, в состав которого могли быть включены документы по личному составу подведомственных школ.

Но если школа в селе Котово была десятилеткой и самой крупной в районе, то ее архивные документы могли передаваться в районный или городской архив и учитываться там в качестве самостоятельного архивного фонда.

Государственные (муниципальные) архивы определяют и уточняют принадлежность архивных документов к тому или иному фонду в процессе работы с организациями-источниками комплектования, а также в процессе работы с архивными документами ликвидированных организаций. Архив обычно ведет список фондов с указанием хронологических границ (названия организаций-фондообразователей), который доступен во входной зоне на доске объявлений и публикуется на официальном сайте архива.

2. Необходимо вспомнить, в каком районе и в какой области находилось село Котово, которое имеет в виду автор вопроса, ведь с 1950 года произошло много изменений в административно-территориальном делении, село могло и не сохранить своего названия (например, подмосковное село Котово вошло в черту города Долгопрудный Московской области в 1957 году). Необходимо вспомнить:

был ли интересующий вас населенный пункт крупным селом непосредственно районного подчинения или нет;
изменялись ли названия района и области, какими были их названия в 1950 году, если сейчас они иные.

В полном наименовании школы могло отразиться географическое название района, в котором она находилась. В тот период существовало много таких наименований, например, «Котовская общеобразовательная средняя (или восьмилетняя) школа с производственным обучением».

Все это необходимо вспомнить для выяснения названия районного или городского архива и правильного адресования запроса. Чем точнее адресован и сформулирован запрос, тем быстрее в архиве будет осуществлен поиск документов, и заявитель скорее получит ответ.

Если ничего не известно о районном архиве, в который могли были быть переданы документы организации, то запрос о предоставлении информации необходимо направить в орган управления архивным делом в области или в городе (если это был районный центр).

Называться эти органы могут по-разному:

управление (или отдел) культуры и архивов,
отдел культуры, туризма и архивов,
архивное управление (или отдел).

В крайнем случае запрос можно направить просто в администрацию городского или районного поселения, которая предоставит информацию об архиве (архивах), в которые необходимо будет обратиться за получением конкретной архивной справки. Для поиска нужного архива можно еще воспользоваться сайтами:

«Архивы России» Федерального архивного агентства (www.rusarchives.ru) и
интернет-путеводителем по архивам России (web-archiv.ru).

3. Запрос на предоставление из архива информации о трудовом стаже и размере заработной платы направляет в архив сам гражданин (или по доверенности уполномоченное им лицо). При личном обращении в архив необходимо заполнить заявление (запрос), в котором:

формулируется цель запроса;
полностью указываются фамилия, имя и отчество, дата рождения (многие архивы еще просят указывать паспортные данные);
контактная информация – адрес и телефон;
удобные способы получения ответа из архива (лично, через портал госуслуг, по обычной или электронной почте);
полное наименование организации, в которой гражданин работал, кому она подчинялась (при возможности), должность (занимаемые должности) / профессия в интересующий период работы;
если за такими сведениями гражданин обращался ранее в какие-либо органы управления архивным делом и архивы, то необходимо дополнительно сообщить об этом.

Для удобства обращения в архив в электронном виде на сайтах большинства из них размещается утвержденная электронная форма заявления (или даже несколько форм со специфическим составом сведений, которые надо вписать в запросы конкретных типов: имущественный, социально-правового характера, тематический). Помимо личного обращения и через сайт архива, во многих регионах заявку можно также направить через портал госуслуг, МФЦ, по обычной или электронной почте, а где-то даже продиктовать по телефону. В цели запроса необходимо четко указать, за какой период требуются сведения о размере заработной платы (например, за все месяцы 1950 г. или за какой-то конкретный период в этом году). Ведь на основании имеющихся архивных документов в архивной справке будут указаны и оформлены в виде таблицы размеры начисленной заработной платы отдельно по каждому месяцу.

Какими нормативными документами регулируется?

В настоящее время предоставление архивной информации гражданам рассматривается как государственная (муниципальная) услуга. Результатом ее предоставления являются:

архивные справки,
архивные выписки,
архивные копии,
информационные письма о месте нахождения интересующих граждан документов,
письма-ответы об отсутствии запрашиваемых сведений и рекомендации о дальнейших путях поиска необходимых сведений,
письма-уведомления о невозможности предоставить информацию.

Основными законодательными актами, на основании которых осуществляется предоставление данной государственной (муниципальной) услуги являются федеральные законы:

от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Закон № 59-ФЗ);
от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ) и др.

Так, в Правилах работы госархивов и в административных регламентах установлен срок исполнения запросов социально-правового характера – 30 дней с даты регистрации, что соответствует Закону № 59-ФЗ. В утвержденных формах заявлений граждан на предоставление информации из архива выделяются поля для оформления сведений в связи с обработкой и защитой персональных данных по Закону № 152-ФЗ.

Но все конкретные технологии работы по предоставлению архивной информации закрепляются административными регламентами предоставления государственной (муниципальной) услуги информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. В них устанавливаются порядок, сроки, требования к запросам и ответам, контроль, порядок обжалования и т.п. организационные аспекты. В настоящее время в субъектах Российской Федерации каждый государственный архив имеет такой административный регламент и руководствуется им. Органы управления архивным делом и сами действуют на основе подобных регламентов, а для своих подведомственных районных и городских архивов часто разрабатывают и утверждают типовые административные регламенты2.

* * *

Заданный читателем вопрос связан с актуальной проблемой поиска и использования архивных документов, информации. Ощутимым подспорьем в этом могут стать:

не только усилия органов управления архивным делом и государственных, муниципальных архивов, которые публикуют списки организаций с указанием, в какие конкретные архивы приняты их документы по личному составу;
но и усилия кадровых служб предприятий, которые на своих сайтах могут публиковать информацию о том, в какой архив и за какие периоды переданы на хранение документы по личному составу уволенных с этого предприятия сотрудников.

Цены на услуги

Создание архива — необходимая часть делопроизводства. Это особенно важно для организаций с большим документооборотом, когда сложно самостоятельно обеспечить хранение и дальнейший поиск документов. При этом обращение к профессиональной службе получается выгоднее содержания сотрудников в собственном штате.

Список услуг

Архивация. Требуется для эффективной систематизации дел. Согласно законодательству, бухгалтерские, кадровые и управленческие документы имеют разные сроки хранения (в зависимости от вида документов). Их архивация ведется согласно требованиям законодательства и защищает организации от штрафов и утраты документов.
Депозитарное хранение документов. Услуга позволяет освободить офисное пространство и облегчить работу с архивными документами.
Оцифровка документов. Данная услуга в первую очередь предназначена для организаций с большим документооборотом. Оцифровка позволит осуществлять быстрый поиск документов — например, для предоставления их копий в налоговую инспекцию.
Архивный переплет. Услуга помогает экономить место и улучшает сохранность документации. Как правило, она требуется при переездах, налоговых проверках, ликвидации организации или смене руководства.
Уничтожение документации с истекшим сроком хранения. Услуга включает экспертизу ценности. Списанные документы уничтожаются в шредере (при необходимости в присутствия заказчика) и заносятся в соответствующий акт.
Систематизация. Комплекс мероприятий по обработке и организации эффективного хранения архивных документов, включая их оценку, разработку номенклатуры и создание электронного архива с помощью сканирования.

От чего зависят цены на услуги?

Стоимость обработки архивных документов для каждой организации определяется индивидуально на основе стандартных тарифов. Факторы, влияющие на итоговую сумму, — объем (от одного дела до огромного архива), состояние документов, их тип и специфика, а также уровень сложности проекта.

Перед началом сотрудничества сотрудник бесплатно выезжает на объект. На основе его оценки определяется стоимость, а также примерные сроки архивной обработки. Окончательные расчеты проводятся после завершения мероприятий. Для клиентов при необходимости предусмотрен отсроченный платеж.

Акция на переплет документов!

Архивный переплет от 120 рублей за книгу!

Изменения условий перевозки документов.

При заключении договора на архивные работы, все транспортные расходы по перевозке документов абсолютно бесплатно!

Бесплатно вызовите нашего специалиста

Вы получите исчерпывающую информацию о состоянии Ваших документов. Также сможете сделать выводы о компетенции наших сотрудников и обдумать дальнейшее сотрудничество.

Скидка на услугу хранения документов!

Закажите услугу хранения документов до конца этого месяца, сообщите менеджеру что обращаетесь с сайта по акции, получите гарантированную скидку 15% на Ваш заказ.

Электронный архив в подарок!

Закажите услугу оцифровки документов и получите программное обеспечение «Электронный архив» в подарок.

Срочное уничтожение документов

Уничтожим Ваши документы в день обращения!

Работаем на портале поставщиков госуслуг

Рекомендации по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемых архивными учреждениями Российской Федерации от 14 марта 2005

Одной из основных форм использования архивных документов, находящихся в государственных и муниципальных архивах, является исполнение запросов граждан в целях обеспечения их прав и законных интересов.
Заявителям предоставляются оформленные в установленном порядке архивные справки, выписки или копии архивных документов, связанные с их социальной защитой, предусматривающей пенсионное обеспечение граждан, а также реализацию их прав на получение льгот и гарантий в соответствии с действующим российским законодательством.
Выдаваемые государственными и муниципальными архивами архивные справки и копии документов позволяют гражданам оформить назначение пенсий, осуществить перерасчет их размера, получать компенсации, пользоваться различными льготами, обеспечивать свои имущественные и другие законные права.
Исполнение запросов российских граждан и граждан СНГ производится в соответствии с порядком использования документов Архивного фонда Российской Федерации, установленным Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 20 февраля 1995 года N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» и «Основными правилами работы государственных архивов СССР», Москва, 1984.
С 1 января 2002 года в Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом от 15 декабря 2001 года N 166-ФЗ «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», Федеральным законом от 17 декабря 2001 года N 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и Федеральным законом от 15 декабря 2001 года N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» осуществляется пенсионная реформа, предполагающая переход от полностью распределительной пенсионной системы к системе, основанной на страховых принципах и включающей в себя распределительный и накопительный компоненты с введением персонифицированного учета пенсионных прав граждан.
В связи с этим значительно увеличилось число обращений граждан в государственные и муниципальные архивы, связанных с подтверждением страхового стажа работы, размеров заработной платы и некоторых других сведений, необходимых для установления (перерасчета) пенсий.

В соответствии с законодательством и согласно постановлению Минтруда России и Пенсионного фонда Российской Федерации от 27.02.2002 N 16/19па к документам, необходимым для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному обеспечению в соответствии с вышеуказанными федеральными законами, в том числе относятся документы подтверждающие страховой стаж; среднемесячный заработок за 60 месяцев трудовой деятельности подряд до 1 января 2002 года.

В необходимых случаях к заявлению гражданина, обратившегося за назначением трудовой пенсии по старости, должны быть приложены документы, подтверждающие работу на соответствующих должностях в особых условиях труда.

В соответствии с п.6 ч.

II Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 года N 555, при отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы наряду с подлинными документами о стаже принимаются: письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, копии лицевых счетов и ведомостей на выдачу заработной платы.

Сложившаяся ситуация потребовала более тесного взаимодействия архивных учреждений Российской Федерации с Пенсионным Фондом Российской Федерации и его территориальными управлениями, в частности, возникла необходимость согласования требований Пенсионного фонда Российской Федерации и правил исполнения социально-правовых запросов граждан архивными учреждениями Российской Федерации.

Целью настоящей работы является разработка рекомендаций по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемых гражданам.

Часто встречающиеся (однотипные) запросы могут иметь стандартную форму ответов, что дает возможность использовать шаблоны бланков, в которые работник архива вносит лишь необходимые личные данные. Такая унификация будет способствовать более оперативному исполнению запросов граждан.

Кроме запросов о подтверждении стажа и размерах заработной платы к наиболее часто встречающимся относятся и запросы репрессированных граждан об их реабилитации.

Образцы ответов на типовые запросы подготовлены на основании материалов, представленных в Федеральное архивное агентство органами управлений архивным делом субъектов Российской Федерации. Они сгруппированы по 5 разделам и приводятся в приложениях 1-10.

1. Архивные справки, подтверждающие страховой стаж работы
Вышеуказанные справки выдаются на основании таких документов, как: приказы (распоряжения) о приеме на работу, увольнении с работы, переводе на другую должность, о предоставлении отпуска; письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и произведенных отчислениях страховых взносов; акты о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту); личные карточки формы Т-2; табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда, других документов, относящихся к первичной учетной документации (приложения 1-4).
2. Архивные справки о размере заработной платы

Справки о заработной плате выдаются за 5 лет работы (приложения 5, 5.1), а при необходимости и за более длительный период, на основании лицевых счетов, расчетно-платежных ведомостей.

3. Архивные справки, подтверждающие работу в особых (вредных) условиях труда согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 29.10.2002 N 781 (приложения 6, 6.1, 6.

2), выдаются на основании личных карточек, лицевых счетов, платежных ведомостей, приказов по личному составу (о приеме, переводе, увольнении), штатного расписания, карт технологических процессов, книг записи работ и отработанного времени рабочими в цехах с вредными условиями труда, дающих право на льготную пенсию, подземных табелей и других.

4. Архивные справки по вопросам применения политических репрессий и реабилитации (приложения 7, 8) выдаются на основании хранящихся в архивах следственных дел, справок о реабилитации, решений судов, протоколов допросов, записей о конфискации имущества и др.

5. При отсутствии необходимых сведений архивными учреждениями в адрес заявителя направляется письмо с информацией о том, что в данном архивном учреждении, по той или иной причине, запрашиваемых документов не имеется и, по возможности, даются рекомендации о том, куда ему следует обратиться (приложения 9, 10).

Представленные образцы не охватывают все виды ответов на запросы, которые выдаются архивными органами Российской Федерации.
Отдел организации исполнениясоциально-правовых запросовУправления комплектования,организации услуг
и архивных технологий
Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Федеральный закон от 20 февраля 1995 года N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».
«Основные правила работы государственных архивов СССР», Москва, 1984.
Федеральный закон от 17 декабря 2001 года N 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации».
Федеральный закон от 15 декабря 2001 года N 166-ФЗ «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации».
Федеральный закон от 15 декабря 2001 года N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».
Постановление Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 года N 555 «Об утверждении правил подсчета и подтверждении страхового стажа для установления трудовых пенсий».
Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации и Пенсионного фонда Российской Федерации от 27 февраля 2002 года N 16/19па «Об утверждении перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации».

«Положение о порядке подтверждения трудового стажа для назначения пенсий в РСФСР», утвержденное приказом Министерства социального обеспечения РСФСР от 04.10.91 N 190.

Пенсионный фонд Российской Федерации «Сборник нормативных правовых актов по пенсионной реформе», Москва, ч.1 — 2003 год и ч.2 — 2004 год.

Закон Российской Федерации от 18 октября 1991 года N 1761-1 «О реабилитации жертв политических репрессий».
Федеральный закон от 12 января 1995 года N 5-ФЗ «О ветеранах».
Федеральный закон от 24 ноября 1995 года N 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации».
Федеральный закон от 9 января 1997 года N 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы».
Федеральный закон от 4 марта 2002 года N 21-ФЗ «О дополнительном ежемесячном материальном обеспечении граждан Российской Федерации за выдающиеся достижения и особые заслуги перед Российской Федерацией».

Приложение 1

(название государственного архива)
(почтовый индекс, адрес,	Адресат
телефон, факс архива)
Архивная справка
N
На N	от

В лицевых счетах по заработной плате завода «Рубин» имеются сведения о работе Петрова Анатолия Михайловича: