Журнал движения трудовых книжек и вкладышей к ним – документ, в котором осуществляются самые значимые для трудовой деятельности работника, данные.
Они оформляются в каждой из организаций и имеют беспрецедентную важность. По этим записям можно отследить подлинность сведений в книжке её владельца, а также – восстановить картину его деятельности или трудовой стаж в случае утери трудовой.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-94. Это быстро и бесплатно!
Скрыть содержание
Как правильно вести?
Все нюансы и основные положению заполнения основываются на представленных Правилах.
Прежде чем начать вносить записи в Книгу, она должна быть надлежаще подготовлена:
- пронумерована;
- прошита;
- подписана;
- опломбирована.
В ней должны регистрироваться трудовые книжки при приёме и увольнении, то есть когда ответственное лицо получает их на хранение и передаёт владельцу по окончании этого периода. Кроме этого учёту в журнале подлежат книжки, оформленные непосредственно на предприятии на чистом бланке. Они заводятся работникам, которые приступают к трудовым обязанностям впервые.
Каждая запись о приёме ТК всегда вносится под соответствующим порядковым номером. Для того, чтобы её оформить, нужно заполнить 11 граф, каждая из которых содержит совокупность сведений о трудовой владельца и об основаниях её принятия на хранение, которыми являются приказы о приёме на работу. Две последние графы – 12 и 13 оформляются при увольнении.
Правила заполнения и ведения
Правила (№ 225) оглашают, что за достоверное внесение сведений и надлежащее ведение журнала ответственность несёт работодатель.
Он оформляет приказом уполномоченное лицо, которое разделяет с ним эту ответственность. Выбор уполномоченного зависит:
- От масштабности предприятия, на котором производится учёт и хранение ТК.
- От наличия на предприятии штатных кадровиков.
- От личных предпочтений руководителя, который выбирает ответственного за ведение журнала на основании различных подходов к вопросу.
Каждая запись наделена собственным уникальным номером, под которым вносятся сведения о движении ТК.
Скачать правило №225 «О ведении, хранении и заполнении трудовых книжек».
Как заполнять?
В Книгу вписываются сведения о книжках, передаваемых на хранение работодателю при поступлении на работу. Впоследствии, по увольнении с работы, трудовые выдаются на руки владельцам, о чём в соответствующих графах № 12 и 13 вносятся необходимые записи.
Момент заполнения последней колонки у многих неопытных кадровиков вызывает вопросы, которые необходимо рассмотреть отдельно. Казалось бы, нет ничего проще проставленной в 13 графе подписи при получении трудовой. Однако в случае неявки за ней работника лично, возникают сомнения в том – кто может поставить подпись.
Правила и инструкции, на основании которых производится учёт и ведение трудовых книжек, нигде прямо не отвечают на этот вопрос. Кроме этого, внимательно изучив нормативные документы – невозможно найти какого либо запрета на подпись в журнале лица, который забирает трудовую работника:
- по доверенности;
- в случае смерти.
Он может посчитать возможным выходом – внесение собственной подписи. Но подобное окажется нарушением нормативов, в которых указано, что подпись за получение трудовой работник ставит лично. Из этого положения следует недопустимость проставления в журнале чужой подписи. Однако в перечисленных случаях в последней графе необходимо сделать пометку со ссылкой на документ:
- номер почтовой квитанции;
- номер доверенности.
Как подписывать титульный лист?
Титульный лист заполняется ответственным лицом, которого приказом назначил руководитель предприятия.
Прежде чем заполнить его, необходимо, чтобы книга соответствовала предъявляемым к ней требованиям, с нумерацией страниц и опломбировкой.
После этого уполномоченный на заполнение специалист может приступить к заполнению титульного листа. Записи должны вноситься аккуратно и без помарок – эти требования предъявляются ко всем без исключения записям, вносимым в журнал.
Наименование предприятия, на котором осуществляется учёт ТК должно вноситься правильно и в соответствии с правоустанавливающими документами предприятия, то есть должно полностью совпадать с наименованием в учредительном документе. Также нужно указать форму и тип собственности предприятия.
Эти данные полностью должны совпадать со сведениями, используемыми при регистрации ИП, а также – с паспортными данными.
Затруднение в некоторых случаях вызывает дата хранения, где необходимо указать срок, в течение которого журнал будет находиться в организации. Этот срок устанавливается локальным актом (приказом) и составляет от 50 до 75 лет.
При внесении записи необходимо поставить дату заполнения титульного листа в качестве отправной точки начала ведения и учёта ТК, а далее через тире поставить аналогичное число, а год – на 50 или 75 лет больше, в зависимости от решения руководителя.
Исправления
Учитывая наличие человеческого фактора, сложно полностью застраховаться от ошибок. Несмотря на то, что Правила прописывают заполнять журнал без помарок и ошибок, предусмотрено, что ошибки всё равно могут быть допущены.
Ни в коем случае нельзя допускать исправления ошибок.
Журнал – документ строжайшего учёта и контроля, исправления в котором аналогичны подделке документов. Некомпетентный работник, внёсший непосредственное исправление в Книгу учёта может значительно пострадать от своей недальновидности.
Наличие пломб, печатей и нумерации листов обозначает, что никакое неправомерное вторжение в записи производиться не может. Не являются исключением и неправомерные исправления.
При допущении ошибки нельзя:
- пользоваться штрихом;
- ластиком;
- зачёркивать букву или номер и исправлять их в тексте.
Поэтому будет не лишним издать приказ или другой Нормативный акт локального происхождения, который позволит кадровику исправлять ошибки по стандарту, установленному для конкретного журнала учёта.
Можно составить памятку исправления ошибок, которой пользуются некоторые кадровики, понимая, что кадровый работник или лицо, уполномоченное за ведение журнала, может перемениться и начать исправление ошибок по собственному усмотрению. Желательно этого избегать, как собственно – стремиться избегать допуска ошибок в принципе.
Существует два правомочных варианта, которые предусматривают возможность исправления ошибок в документах, если иное не предусмотрено специальными инструкциями.
Оба из них можно использовать при работе с Книгой учёта:
- Неверная запись полностью зачёркивается одной линией полностью, рядом делается надлежащая запись и делается приписка: «исправленному верить». Обязательно проставляется должность лица, исправившего ошибку, с указанием фамилии и инициалов.
- Следом за неверной записью или опиской, следует внести: «запись за номером (указать) считать недействительной» или «запись в колонке (указать) считать недействительной». После этого необходимо внести верную запись.
По правовому статусу оба способа равнозначны. Однако для ведения одного журнала желательно избрать определённый способ исправления ошибок, утвердить его локальными инструкциями по ведению журнала и использовать законно.
Замена книги учёта движения трудовых книжек
Однако пользование этими документами происходит на протяжении 10 лет, что допускает их замену. Естественно, что на многих предприятиях за этот период журналы заканчивались. В обиходе сложились правила, которые распространяются повсеместно и принимают форму установленных норм.
В первом случае, по окончании Книги учёта, заводится новый экземпляр. Последняя заполненная страница завершается записью, что журнал окончен.
Он сдаётся в архив, а на новом бланке оформляется новый журнал. То есть вновь образованная Книга учёта оформляется в качестве самостоятельного документа, с новым перечнем порядковых номеров.
Она утрачивает логическую и правовую связь с предшествующим журналом.
Во втором случае, последняя страница в журнале не знаменует завершения Книги учёта, а продолжает её на следующем бланке, который оформлен надлежащим образом, но учитывается в качестве единой книги, то есть продолжения первой.
Здесь могут повторяться регистрационные номера книги, а также могут использоваться те же идентификаторы при её опломбировании. Этот экземпляр нумеруется по принципу продолжения порядковых номеров. То есть последний номер в старой Книге является предшествующим для первого (следующего по порядку) номера в новом экземпляре.
Оба правила правомерны и могут использоваться с равным успехом. Самое главное – надлежащее оформление, которое требуется по нормативам.
Что делать если книга учёта движения трудовых книжек не велась?
Отсутствие Книги учёта или её ненадлежащее оформление – грубое нарушение трудового законодательства.
При первой же проверке трудовых инспекторов и обнаружении столь серьёзного недочёта в работе, будут вменяться штрафные санкции. Если руководитель предприятия, который отвечает за организацию кадрового делопроизводства, обнаружил эту проблему, ему необходимо срочно принять меры по её исправлению.
Обычно отсутствие журнала наблюдается у индивидуальных предпринимателей, которым до недавнего времени не разрешалось вести ТК.
Соответственно, в таких условиях не были заведены и Книги их учёта. В настоящее время нужно завести журнал, внеся в него все имеющиеся в наличии трудовые работников, работающих у юридического лица.
Для этого нужно подготовить журнал по всем правилам, заполнить титульный лист, а далее – вписать в хронологическом порядке все имеющиеся трудовые работников.
То есть под номером 1 должен быть вписан тот, кто устроился на работу ранее всех, а далее – книжки тех, кто устроился позже (поочерёдно).
Ничего страшного в том, что дата заполнения журнала и дата приёма на работу сотрудника различаются. Главное, чтобы документ был оформлен надлежащим образом.
Скачать бланк книги учёта трудовых книжек и вкладышей к ним.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Данная книга учета представляет собой журнал для учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, который обязаны вести все работодатели.
Так как многие работники переходят на электронный учет, то работодатели решают закрыть данный учетный документ, но не нужно спешить этого делать.
Нужно ли вести книгу учета трудовых книжек и вкладышей в них?
Да, книгу учета нужно вести, так как этого требует законодательство. В документе отражаются принятые на хранение трудовые книжки сотрудников. С рекомендованной формой этого журнала можно ознакомиться в интернете.
Книга учета заводится в организации с целью отражения следующей информации:
- Предоставлялся ли работнику дубликат трудовой.
- Получил ли он свою книжку при увольнении.
- Выдали и сотруднику его трудовую в бумажном виде, если он пожелал вести документ в электронном формате.
- Оформлялся ли кадровиком вкладыш для трудовой. Это необходимо делать в том случае, если в документе закончились пустые страницы.
- Оформлялась ли новая книжка для работника.
- Сдал ли сотрудник свою трудовую после заключения трудового договора с работодателем.
Трудовая книжка находится на сохранении у бухгалтера, специалиста отдела кадров или секретаря.
Как заполнить?
Существуют определенные правила, в соответствии с которыми заполняется книга учета:
- данные вносятся в хронологическом порядке;
- документ необходимо опломбировать и прошнуровать;
- страницы нумеруются до начала использования документа;
- наличие твердой обложки;
- документ заверяется специальной надписью, в которой отражается количество страниц.
Книга учета имеет заверительную надпись, располагающуюся на обложке. Журнал движения включает в себя 13 граф, которые заполняются по мере принятия на работу сотрудников.
Пошаговый алгоритм заполнения:
- Под первым столбцом проставляется нумерация.
- Во 2, 3 и 4 столбце указываются сведения о приеме работника на работу: дата заключения трудового договора и число внесения записи в журнал.
- В 5 — указывается имя, фамилия и отчество сотрудника без сокращений.
- В 6 — указываются сведения о трудовой книжке, принимаемой на хранение: серия и номер документа.
- В 7 — нужно написать занимаемую должность. При необходимости к записи добавляется категория или разряд.
- В 8 — пишется наименование места работы, куда был принят человек.
- В 9 — содержится номер приказа, в соответствии с которым был заключен трудовой Договор.
- В 10 — проставляется подпись кадровика, который будет хранить трудовую.
- 11 — заполняется в том случае, если книжка заводится в компании. В столбце указывается сумма, которую сотрудник заплатил за изготовление документа. Если же у работника имеется данный документ, то нужно проставить прочерк в столбике.
- 12 — заполняется в том случае, если происходит увольнение. В столбце указывается дата расторжения трудового договора.
- 13 — содержит подпись сотрудника в случае увольнения. Она свидетельствует о том, что работник получил на руки свою книжку.
Скачать бланк и образец заполнения в excel
Нужна ли при переходе на электронный формат?
С 2020 года все активно начали переходить на электронный учет трудовой деятельности. В связи с этим многие работодатели задаются вопросом, необходимо ли продолжать вести книгу учета, если все сотрудники перешли на цифровой формат?
Не рекомендуется спешить закрывать книгу учета, так как в компанию всегда может устроиться человек с бумажной трудовой книжкой. Кадровику потребуется ее принять и сделать соответствующую запись в журнале.
Есть еще одна причина, по которой не нужно спешить с закрытием книги. Речь идет о проверках со стороны специалистов Гострудинспекции. Они могут проверить наличие журнала у работодателя.
В законодательстве РФ ничего не говорится о порядке прекращения ведения книги учета. Однако для закрытия документа потребуется предпринять следующие действия:
- Указать на обложке, какого числа была сделана первая запись, а также последняя.
- Сделать в документе итоговую заверенную надпись на последнем листе. В ней указывается количество листов в книге учета, а также имеющихся записей. Заверить документ можно штампом отдела кадров.
Закрытая книга поступает в архив, где будет храниться 50 лет.
Выводы
Наличие книги учета в организации является необходимым. Документ состоит из 13 граф, каждая из которых должна быть заполнена в соответствии с установленными законодательством правилами.
Закрытие учетного журнала осуществляется посредством выполнения определенных действий, после чего она поступает в архив.
Книга учета движения трудовых книжек
• Скачать актуальный бланк книги учёта трудовых книжек (формат Word)
• Скачать образец заполнения книги учёта движения ТК.
Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга), которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.
В Книге делаются записи о следующих событиях:
- Получение от принятого работника его трудовой;
- Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
- Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
- Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
- Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.
Все сведения вносятся в реестр от руки в хронологическом порядке.
Требования к внешнему виду Книги
Опираясь на законодательно установленные правила и решения Московского суда, касающиеся их нарушения, можно составить список требований, которые нужно учесть при оформлении Книги:
- У журнала лучше предусмотреть твёрдую обложку, способную выдержать весь период её ведения (не год, как для большинства реестров, а до момента заполнения всех листов) и предусмотренный срок хранения Книги – до 75 лет.
- Все листы Книги должны соответствовать форме, утвержденной в Постановлении Минтруда России № 69 от 10.10.2003.
- Книга должна обладать сквозной нумерацией и быть прошита. Исходя из сложившейся практики, можно утверждать, что оба варианта – и нумерация страниц, и нумерация листов – будут верными. Главное, обеспечить этими действиями невозможность добавления или изъятия из цельной Книги отдельных элементов.
- На задней обложке Книги должна стоять заверительная запись, содержащая:
- название журнала;
- число страниц (или листов), указанное цифрами и прописью;
- дату заведения реестра;
- подпись с расшифровкой Ф.И.О. и должности заверяющего лица.
Важно! Право на заверение Книги закреплено только за руководителем организации или ИП. Ни его заместитель, ни лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, не могут расписаться в записи на обороте журнала.
- Скрепление нитей прошивки и заверительной записи должно быть произведено сургучной печатью или пломбой. Причём при скреплении Книги нельзя использовать в качестве замены пломбе бумажную наклейку, ведь абз. 4 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек разрешает только вариант с сургучом.
Несоблюдение вышеуказанных правил рассматривается как административное Правонарушение и может вызвать наложение на организацию штрафа или даже приостановление деятельности юридического лица.
Заполнение Книги учёта движения трудовых книжек
Унифицированной формой из Приложения №3 к Постановлению Минтруда №69 от 10.10.2013 предусмотрено 13 столбцов. Рассмотрим особенности заполнения сведениями отдельных граф.
Содержит порядковый номер строки, вносимой в Книгу. Все записи журнала, от первой до последней, должны иметь сквозной номер.
Графа 2-4 «Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее»
Указывается соответственно число, месяц и год производимой записи. Формат внесения даты предусмотрен такой же, как и при заполнении самих трудовых книжек, т.е. арабскими цифрами, по два (число и месяц) и четыре (год) элемента.
Учитывая, что дата заполнения трудовой книжки в организации может отличаться от даты оформления сотрудника (от пяти до семи – при первичном заполнении книжки для работника – дней), то лучше, если дата, указанная в текущих графах, будет соответствовать моменту заполнения трудовой, а не поступления сотрудника на работу.
Графа 5 «ФИО владельца трудовой книжки»
Заполняется личными сведениями, взятыми из паспорта. Особое внимание стоит обратить на то, чтобы данные были идентичны документу, удостоверяющему личность, например, если «Фёдор» записано в паспорте с буквой «Ё», в Книге имя этого сотрудника тоже надо отразить через «Ё». Фамилия, имя и отчество вносятся целиком, заполнение графы инициалами не разрешается.
Графа 6 «Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее»
Отражаются реквизиты поступающих, заведенных или выбывающих бланков трудовых, в которых ведутся записи. Формат реквизитов может различаться в зависимости от периода выпуска бланков:
- с 1938 года – серия и номер на бланках не предусматривались. В Книге делается запись «б/н» или ставится прочерк;
- с 1974 года – серия содержала римские цифры и буквы, а номер имел 7-значный формат;
- с 2003 года – серия обозначается русскими буквами, номер состоит из 7 арабских цифр.
Важно! Реквизиты вкладыша в трудовую книжку регистрируются в Книге, только если он оформляется в этой организации. Если сотрудник при поступлении на работу передает свою трудовую книжку с уже имеющимся в нём вкладышем, занесению в графу 6 подлежат только серия и номер самой трудовой книжки.
Графа 7 «Должность, профессия, специальность работника»
Заполняется названием трудовой функции, которую исполняет сотрудник. Формулировка должности должна совпадать со сведениями, указанными в трудовом договоре и других первичных документах: приказе о приёме на работу, штатном расписании, личной карточке и пр.
Графа 8 «Наименование места работы, куда принят работник»
Вносятся данные, также взятые из трудового договора и штатного расписания и содержащие краткое название работодателя и наименование отдела или службы, где будет работать сотрудник.
Графа 9 «Дата и № приказа о приёме на работу»
Включает реквизиты приказа или иного документа (например, протокола общего собрания), на основании которого сотрудник утверждён в должности. Как и при заполнении бланка трудовой, в этой графе номер приказа указывается после его даты, а не до. Столбец заполняется только при регистрации движения трудовой книжки, а при выдаче вкладыша графа прочёркивается.
Графа 10 «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку»
Ставится личная подпись (без расшифровки) лица, которое назначено ответственным за ведение и хранение трудовых книжек в организации и которое зафиксировало запись в Книге.
На практике бывают случаи, когда новый сотрудник приходит на работу в кадровую службу и обнаруживает, что Книга в организации до сих пор не велась. Тогда, оформив докладную записку на имя руководителя, чтобы освободить себя от ответственности за отсутствие обязательного журнала в предыдущих периодах, новый кадровик оформляет Книгу «с нуля».
При этом он должен внести в реестр те трудовые книжки, которые на данный момент уже хранятся в организации. Сведения об имеющихся трудовых заполняются с учётом хронологии, т.е. книжки, поступившие раньше, нужно указать первыми, а позже – последними. Но так как новый кадровик сам лично у работников эти книжки не принимал, в графе 10 по этим строкам он расписываться не должен.
Графа 11 «Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.)»
Содержит сумму, переданную сотрудником в счёт оплаты за новый бланк, заполненный на него. В случае, если внутренний распорядок работодателя не предусматривает взимания расходов на бланки с работников или если суть события, вносимого в Книгу, не связана с тратой нового бланка (например, регистрация уже ранее заполнявшейся трудовой нового сотрудника), то в графе 11 ставится прочерк.
Графа 12 «Дата выдачи на руки трудовой книжки при прекращении трудового договора»
Заполняется датой последнего дня работы сотрудника у данного нанимателя.
В случае, когда сотрудник берёт перед увольнением отпуск, то официально его последний день работы будет совпадать с последним днём отдыха, но фактическая выдача трудовой книжки на руки и денежный расчёт производится до отпуска. Несмотря на это, в графу 12 всё равно вносится официальная дата завершения работы сотрудника в организации.
Графа 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки»
Эта графа может содержать:
- при получении лично – подпись сотрудника, получающего на руки при увольнении свою трудовую книжку;
- при неявке работника за трудовой – реквизиты уведомления (заказного письма или телеграммы), содержащего обращение к бывшему работнику с просьбой явиться в организацию для получения своей трудовой книжки;
- при отправке трудовой книжки почтой – дату отправки.
В последних двух случаях чеки и квитанции, полученные в почтовом отделении, необходимо подшить в личное дело бывшего сотрудника.
Образец заполнения Книги учёта движения трудовых книжек
Все о книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Любой кадровик знает, что есть учетные книги (журналы), которые вести в отделе кадров надо обязательно. Причем за их отсутствие (или нарушение правил их ведения) и он сам (как ответственное лицо) и организация могут быть оштрафованы.
Начиная с этого номера мы публикуем цикл статей, в котором расскажем, какие книги учета и журналы, находящиеся в ведении отдела кадров, должны быть в организации обязательно, а какие рекомендуется иметь для облегчения работы.
И начнем с основного «наболевшего» – книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Рассмотрим, как ее заполнять и хранить, на какие моменты при внесении записей стоит обратить внимание, как можно ее дополнить и пр.
А в следующих номерах разберемся с приходно-расходной книгой по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, журналами регистрации медосмотров и несчастных случаев на производстве.
Какие книги учета и журналы бывают
В рамках кадрового делопроизводства мы ежедневно готовим и выпускаем множество документов. Это приказы, договоры, графики, отчеты, инструкции и пр.
Сотрудникам отдела приходится работать также с многочисленными ситуациями и фактами, подлежащими документированию (несчастными случаями, командировками, проверками государственных органов).
Все это необходимо как-то учитывать, систематизировать, создать и отладить систему, при которой будет исключена возможность утери какой-либо информации или носителя. Кроме того, на хранении в отделе персонала находятся важные документы – трудовые книжки работников, надлежащий учет которых прямо предписан законодательством.
В большинстве случаев учет документации ведется с использованием книг учета (регистрации), в которые в сплошном порядке записываются поступающие на хранение либо созданные документы.
В настоящий момент часть этих книг и журналов может быть переведена в электронный формат, те же, в которых требуется проставление подписи работников (как, например, в книге учета движения трудовых книжек), по-прежнему ведутся в бумажном виде с соблюдением установленных к ним требований.
Таблица 1. Обязательные книги учета и журналы в работе кадрового специалиста
| № | Вид документа | Ссылка на нормативный правовой акт, предусматривающий обязанность ведения книги (журнала) учета |
| 1 | Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | Пункт 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 2252. Форма утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»3 (приложение № 3) |
| 2 | Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее | Пункт 40 Правил. Форма утверждена постановлением Минтруда РФ № 69 (приложение № 2) |
| 3 | Журналы: – регистрации предрейсовых, предсменных медицинских осмотров;– регистрации послерейсовых, послесменных медицинских осмотров | Пункт 14 Порядка проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров, утвержденного приказом Минздрава России от 15.12.2014 № 835н |
| 4 | Журнал регистрации несчастных случаев на производстве |
Книга учета трудовых книжек
Деятельность каждого официально трудоустроенного сотрудника в обязательном порядке фиксируется в личной трудовой книжке. Этот документ подлежит строгой отчетности. Поэтому необходимо обеспечить его сохранность и правильный учет.
Для этого используют книгу учета движения трудовых книжек. Они представляют из себя законодательно установленный реестр, в котором фиксируется факт получения от работника (при зачислении в штат) и факт выдачи (в случае увольнения) его главного трудового документа — трудовой книжки.
Законодательство обязует вести такой учет как работодателей-организаций, так и работодателей, имеющих форму ИП.
Книга ведется в строгом соответствии установленному образцу. Применение свободной формы недопустимо и влечет за собой административное наказание.
| Книга учета трудовых книжек бланк скачать бесплатно excel. |
Обязанность ведения книги учета возлагается на конкретное лицо. В крупных организациях это чаще всего сотрудник кадровой службы, в более мелких – работник бухгалтерии или секретарь. В случаях с ИП функцию выполняет сам предприниматель.
Образец заполнения книги учета трудовых книжек
Современная форма книги учета трудовых книжек была определена около десяти лет назад. Ее ведение имеет существенные отличия от заполнения прочих регистрационных документов. Ответственный сотрудник должен знать обо всех тонкостях процесса.
- Ведение журнала не прекращается по окончанию года, его используют полностью, до последней страницы.
- Информация в каждую из граф вносится в строгом соблюдении установленного регламента.
- В 1 графе указывается порядковый номер трудовых книжек.
- 2-4 графы фиксируют дату примета на работу, заполнения бланков вкладыша и трудовой книжки (числа могут отличаться друг от друга); дату прописывают полностью, арабскими цифрами.
- 5 – полное ФИО работника.
6 – делается запись о присвоенных книжки серии и номере. Если эта информация отсутствует (это характерно книжкам образца 1938 года), ставят прочерк.
- 7 – должность, профессию, трудовую функцию специалиста.
- 8 – предназначается для написания названия структурного подразделения, в котором намеревается работать специалист.
- 9 – дата и номер документа, по которому сотрудник принят в штат.
- 10 – подпись ответственного лица, принимающего на хранение документ.
- 11 – сумма, которую оплатил сотрудник за получение данное бланка; чаще всего документ выдается безвозмездно, графа остается пустой или в ней ставится прочерк.
- 12-13 – заполняется при увольнении сотрудника, содержат дату выдачи трудовой и подпись работника, фиксирующая факт получения им трудовой книжки.
- Срок хранения таких журналов установлен законодательно и составляет 75 лет.
К самой книге предъявляются определенные требования. Она в обязательном порядке должна быть прошнурована, скреплена сургучной печатью или опломбирована, ее листы нумеруют, руководитель (а не лицо, отвечающее за ведение трудовых книжек) обязан заверить документ личной подписью.
Если контролирующие органы выявили факт отсутствия книги учета движения трудовых – на организацию и ее руководителя налагается Штраф.
Скачать образец документа
Книга учета трудовых книжек бланк — скачать.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | Купить в Москве
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обязаны вести все работодатели, не зависимо от формы собственности.
Образец формы книги учета движения трудовых книжек был разработан и утвержден соответствующим Министерством труда (Постановление №69 от 10.10.2003). Не разрешается использовать свободную форму книги либо вносить изменения в унифицированную.
Книга учета трудовых книжек предназначена для регистрации всех без исключения трудовых книжек и сопутствующих вкладышей, поступивших от нанятых работников (выданные организацией). Регистрация подразумевает присвоение принятому документу индивидуального номера в пределах предприятия (организации).
После увольнения трудовая книжка выдается на руки работнику, который расписывается в получении.
Книга учета трудовых книжек помещает на развороте тринадцать граф. Такой формат пришел на смену книге учета, содержащей четырнадцать граф, разработанной в СССР (1974г.). Книга учета трудовых книжек в новой редакции изменилась незначительно. Разницу составляет графа с записью о деньгах, полученных за бланк документа при первичном оформлении работнику трудовой книжки.
Книга учета трудовых книжек содержит данные о вкладышах в трудовые книжки, которые были выданы в данной конкретной организации. Если трудовая была оформлена в сторонней организации, то при приеме документа, содержащего также вкладыш, регистрируется только книжка, вкладыш сторонней организации регистрации не подлежит.
Предъявляются строгие требования к ведению данной книги учета. Как документ учета, Книга учета трудовых книжек специальным образом нумеруется, шнуруется и пломбируется. Правильность прошнуровки и целостность содержимого заверяется печатью. Такую поверку делает директор (лицо, возглавляющее организацию) на последней странице.
Книга учета трудовых книжек – предмет проверки трудовой инспекции. Книга должна быть правильно заполнена, а условия хранения должны соблюдаться. Возможна административная ответственность в случае выявления нарушений.
Книгу учета трудовых книжек ведет кадровик. В небольших организациях эту функцию выполняет сотрудник, ответственный за кадровое делопроизводство.
Книгу учета трудовых книжек ведет кадровик. Заполнение производится до окончания последней страницы. Таким образом, одна книга может использоваться в течении нескольких лет. Здесь проявляется отличие книги учета трудовых книжек от большинства других журналов.
Книга учета трудовых книжек используется длительное время, а также имеет длительный период сохранения в архиве, что подразумевает целесообразность приобретения изделия в твердом переплете. Мы предлагаем твердый переплет из картона, обтянутого заменителем кожи.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
- № п/п
- Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее/число
- Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее/месяц
- Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее/год
- Фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки
- Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее
- Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заведена трудовая книжка или вкладыш в нее
- Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник
- Дата и номер приказа (распоряжения), или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника
- Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку
- Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.)
- Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)
- Расписка работника в получении трудовой книжки
Наш интернет-магазин предлагает Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них изготовленную с учетом всех требований учетной формы в нашей типографии Сити Бланк. Ориентация книжная, формат А4.
В производстве мы используем качественную бумагу и современные технологии. В книге уже присутствует нумерация страниц. Графы имеют ширину с учетом количества вносимых данных.
Книга учета трудовых книжек может быть куплена с опечатыванием и прошнуровкой, отметив этот пункт при выборе товара, или произвести прошнуровку и опечатывание самостоятельно.
Для того, чтобы сохранить вашу книгу в первозданном виде, в нашем магазине дополнительно купите обложку из тонкого прозрачного поливинилхлорида.
Журнал учета трудовых книжек
На предприятии, где имеются наемные работники, ведется огромное количество документации, в которой отражается порядок взаимоотношений сотрудников с работодателем. Формирование их обязательно.
В число такой документации входит журнал учета трудовых книжек. При его отсутствии контролирующие органы могут привлечь фирму и непосредственного ее руководителя к административной ответственности.
Основная часть производственных и общественных структур в России использует труд наемных работников, с которыми заключаются трудовые договора. На каждого такого сотрудника оформляется трудовая книжка установленного образца. Она является документом строгой отчетности и заполняется согласно нормам действующего трудового законодательства.
Кроме того что работодатель обязан придерживаться строгих правил при заполнении трудовых книжек, он еще должен вести их строгий учет. Осуществляется он посредством ведения Журнала учета трудовых книжек. Данная норма закреплена в п. VI ПП РФ № 225 (от 16.04.2003). Кроме учета самих книжек в журнале фиксируют движение вкладышей в эти книжки.
На крупном предприятии ведением журнала занимается сотрудник отдела персонала. Если таковой в штате не предусмотрен, это может быть любое лицо из администрации предприятия, включая самого непосредственного работодателя. Обязанности по ведению журнала возлагаются на ответственное лицо отдельным Приказом руководителя предприятия или ИП.
Ряд требований предъявляется к техническим характеристикам журнала:
- Учитывая длительный срок хранения данного документа (не менее 75 лет), необходимо оформить на него твердую обложку, которая позволит сохранять журнал в пригодном виде.
- Каждая отдельная страница или целый лист обязательно нумеруются. Делают это с целью предотвращения изъятия записей из журнала.
- Журнал следует прошивать. Плюс он обязательно после прошивки заверяется сургучной печатью. Простой склейкой нитей прошивки бумажной лентой не обойтись. Контролирующие органы при обнаружении такого нарушения наложат на предприятие взыскание.
На задней обложке следует проставлять, так называемую, заверительную запись. Она включает:
- Наименование документа.
- Общее количество страниц или листов (в зависимости от способа нумерации). Нужно указать число цифрами и прописью.
- Дата начала ведения записей в журнале.
- Подпись руководителя предприятия с указанием его должности и ФИО.
Нужно обратить внимание, что расписывается вовсе не ответственное лицо.У него нет таких полномочий.
Использование журнала осуществляется, пока не закончатся все пустые страницы. После журнал передается на хранение и заводится новый.
Что фиксируется в книге учета
В журнале должна отражаться следующая информация о перемещениях трудовых книжек:
- Факт их получения от нового работника.
- Если на работу принимают сотрудника, который ранее нигде не был трудоустроен, фиксируется факт регистрации новой трудовой книжки.
- Создание и выдача дубликата книжки, если предыдущая серьезно повреждена или утеряна.
- Выдача книжки на руки работнику при увольнении или его родственникам при его кончине.
- Если в книжке закончились все страницы, куда вносят записи о ее движении, в журнале делается отметка о заполнении вкладыша.