Образец заполнения расходного кассового ордера на зарплату

В бухгалтерии используется множество различных документов и бланков строгой отчетности, оформление которых обязательно и регламентируется законодательно. При снятии денег из кассы используется расходный кассовый ордер — образец документа первичного учета по проведению операций с наличностью в кассе.

Только при заполнении и должном оформлении указанного бланка работник может выдать другому лицу наличные средства, если отсутствуют прочие соответствующим образом оформленные документы. Например, счет, платежная ведомость или другие официальные бумаги строгой отчетности.

Кассовая работа

Что это такое?

РКО в бухгалтерии — это документ первичного учета операций в кассе, согласно которого выполняется выдача наличных сумм из кассы предприятия. Порядок работы с такими первичными бумагами строго регламентирован согласно законодательства Российской Федерации.

Для указанного бланка государством установлена форма, она называется КО-2. Ее содержание и оформление подтверждено специальным документом от Госкомстата РФ, номер 88, выпущен 18.08.1998 года.

Важно! Электронный документооборот предприятия подразумевает возможность работать с РКО онлайн, заполнить и сдать такую форму можно, подтвердив ее при помощи сертификата электронной подписи.

Документ подписывается лицами, которые несут ответственность за ведение бухгалтерской кассовой документации. Зачастую это работник кассы, главный бухгалтер и директор организации.

Форма для заполнения

Директор компании не может ставить подпись на документе, если он содержит акты выполненных работ, счета, прочие листы, на которых уже проставлена его подтверждающая подпись. Для получения наличных по РКО, сотруднику следует предоставить официальный подтверждающий документ (паспорт). Эту информацию нужно заполнять в форму. Получатель денежных средств обязан написать расписку о получении.

Обратите внимание! Если РКО проведен без наличия расписки, то деньги, которые выдал сотрудник кассы, автоматически считаются недостачей и изымаются с зарплаты кассира.

Когда применяется

РКО требуется заполнять всегда, когда должна осуществляться выдача наличности на руки. Это могут быть такие случаи:

во время сдачи выручки, которая переводится на р/с банковского учреждения. В этом случае, в разделе «Основание» должна ставиться надпись: «Наличная выручка, предназначенная для перевода на р/с компании»;
когда происходит выдача подотчетному лицу. Пример — использование средств для ведения деятельности работником в интересах указанной компании. Наличные деньги выдаются согласно заявления в письменном виде от подотчетного лица. Заполнять документ можно в произвольной форме, необходимо обязательно отобразить выдаваемую сумму и длительность, на протяжении которой можно распоряжаться ею;
когда происходит выдача денег работнику предприятия для самостоятельного применения. Это могут быть расходы на командировку, материальная помощь и прочие выплаты. Тогда следует вписать обозначение «Для собственных потребностей» в строке назначения;
при потребности компании в наличных деньгах для выполнения необходимых работ. Обязательным условием является отображение конкретного целевого назначения выдаваемых средств. Назначение выплаты может иметь формулировку: «Наличные деньги для покупки продукции» или «Для расчета с поставщиками».

Обратите внимание! Все действия с РКО подтверждаются печатью кассы.

Стандартный вид печати

Порядок оформления

Представленный документ оформляется коллективно. В процессе берут участие следующие сотрудники:

главный бухгалтер предприятия;
назначенный руководителем сотрудник кассир или бухгалтер, который выполняет работу согласно выпуску распорядительного листа и по согласованию с главным бухгалтером;
если отсутствуют назначенные работники, то все действия с РКО может производить лично руководитель.

Порядок оформления образца должен включать подписи всех ответственных работников — директора компании, главного бухгалтера или бухгалтера подчинении, кассира, если последние отсутствуют. Если все операции кассы ведутся лично руководителем, например, в случае с индивидуальным предпринимателем, то он сам обязан подписывать все кассовые документы.

Порядок оформления РКО включает возможность выполнения его в бумажном виде или с применением электронных методов, которые используются для обработки данных (программное обеспечение и компьютерная техника). В последнем случае, РКО, созданный на ПК, требуется распечатать в бумажном виде. Подразумевается, что конечный документ в любом случае будет оформлен на бумаге.

РКО должен иметь проставленную дату, которая соответствует той, когда деньги выдаются. В конечном варианте не должны иметь место исправления и редактирования исходного текста.

Правильный пример заполнения

Правильность внесения данных

Форма заполняется в единичном экземпляре. Во время внесения данных, необходимо принять во внимание такие факторы:

в поле организации должно вноситься официальное название компании, которое указывается в реестре. Также там должно отображаться название отдела, которым был направлен сотрудник и выдан документ (ордер) на получение. Если отсутствует направивший отдел, то строка не заполняется, необходимо проставить прочерк;
дата заполнения и номер заполняются в стандартном формате ДД.ММ.ГГГГ. Туда также необходимо внести порядковый номер документа, отображенный в журнале регистрации формы КО-3;
поле «Кредит» должно заполняться с внесением номера счета в бухгалтерии, по Кт которого происходит получение средств из кассы. Наиболее часто туда следует вписать счет номер 50;
Дебет вносится по коду отдела предприятия, для которого подтверждается выдача средств. Необходимо внести номера корреспондирующих и субсчетов, по Дт которых выполняется операция. Если такие счета отсутствуют, то строка не заполняется, ставится прочерк;
в разделе кода назначения необходимо указать значение, в соответствии с которым подтверждается цель последующего использования полученных наличных средств. Если на предприятии не применяются указанные коды, то раздел также не заполняется;
денежная сумма, которая изымается из кассы, должна быть указана в строке с одноименным названием;
в поле выдать отмечается ФИО получателя наличных денег;
код, указывающий цель применения полученных из кассы наличных денег, отображается в строке «Код назначения». Когда правила компании не подразумевают использования указанных кодов, то строка помечается прочерком;
в строку «Основание» вписывается название операции, которую предстоит совершить работнику;
в поле суммы необходимо вписать прописью полную сумму, которую получает ответственный работник. Начинать запись нужно с большой буквы. Единицей измерения служат рубли и копейки, названия недопустимо сокращать. Если все данные внесены, и строка имеет некоторое свободное место, то его нужно обозначить прочерком;
раздел «Приложение» содержит данные первичных документов, которые подтверждают основание для выдачи средств.

Образец кассовой книги

Когда все необходимые данные внесены, главный бухгалтер и директор компании обязаны поставить подписи и расшифровки. После этого заполняются строки сотрудником, который является получателем наличных денег из кассы. Общая сумма денежных средств, которая получена сотрудником, вносится в раздел «Получил». Строкой ниже следует вписать подпись и дату выполнения операции.

Когда денежные средства выданы сотруднику, работник кассы должен отобразить номер, дату, наименование и место выдачи документа, подтверждающего личность человека, который является получателем. Ниже предусмотрена подпись самого работника кассы и расшифровка ее.

Обратите внимание! Кассир несет ответственность за правильность заполнения и оформления формы. Перед проставлением печати, необходимо проверить документ.

Затем проставляется печать компании или специальный штамп «Оплачено». Рядом ставится текущая дата. РКО после его погашения хранится в кассе компании.

Запись о выдаче наличных средств должна вноситься в кассовую книгу по форме КО-4.

Зарплата

Порядок выдачи заработной платы наличными средствами также подразумевает использование РКО в дополнение к платежной ведомости. Порядок действий будет выглядеть таким образом:

не оформляется расчетный кассовый ордер на полную сумму, отображенную в ведомости и прочие суммы, которые выданы согласно ведомости;
средства, которые выдавались ранее и предназначены сейчас, также не указываются в кассовой книге.

Кассиром документ подписывается датой последнего дня периода действия. В нем нужно отметить депонированные средства и отправить документ в бухгалтерский отдел. Сотрудник бухгалтерии обязан проверить бумагу и подтвердить ее личной подписью.

На протяжении этого же дня, бухгалтером составляется ордер на сумму, которая фактически выдана. Последний лист ордера должен содержать дату заполнения, которая соответствует дате закрытия документа. Это является последним днем для выдачи зарплаты персоналу.

Ордер должен пройти регистрацию в кассовой книге.

В случае получения зарплаты одним сотрудником или небольшим их количеством, ведомость может не оформляться. В этом случае допускается создание РКО на получение средств каждым сотрудником отдельно.

Тогда необходимо обязательно указывать фамилию, имя, отчество всех работников. Каждый РКО должен содержать личную подпись сотрудников.

Поскольку такой ордер является поручением в письменном виде от директора, выплатить заработную плату из кассы, то требуется его личная подпись.

Штрафы

Некорректное ведение или отсутствие первичной документации в кассах, которое подразумевает и ведение РКО (онлайн или в другом виде), может стать причиной наложения штрафных санкций на юридическое лицо.

Порядок регламентируется Налоговым кодексом РФ, его статьей номер 120.

В ней указывается, что грубое нарушение норм учета расходов и доходов, а также объектов обложения налогами, в течении одного налогового срока, может стать причиной наложения штрафа в размере десяти тысяч российских рублей.

Грубое нарушение может заключаться в отсутствии РКО или другой первичной документации кассовой деятельности. Это может стать причиной отказа налоговой службы подтвердить отображенные расходы компании в уплате налоговых выплат.

Расходник онлайн при возврате по карте

Длительность хранения

Длительность хранения РКО установлена законодательно. Она составляет пять лет, после отчетного года.

РКО является обязательным документом при выдаче наличных средств из кассы предприятия. Следует соблюдать порядок и правильность оформления документа. Некорректное ведение указанной документации может стать причиной наложения штрафных санкций.

Как заполнять расходный кассовый ордер: для чего нужен, где ставить печать, правила и образец заполнения

Начиная с 2012 года проверкой соблюдения кассовой дисциплины занимаются налоговые службы. Как показывает практика, наличие нужных документов и их правильное оформление — Залог успешных проверок.

К денежным документам относится и расходный кассовый ордер. Помимо того, что он фиксирует выдачу денежных средств из кассы, РКО дополнительно является связующим звеном бухгалтерских проводок.

Приведём образец правильного заполнения расходного кассового ордера и расскажем о нюансах его использования.

Рко — бланк для выдачи денег из кассы

В 2019 году оформлять бланки расходных кассовых ордеров (далее по тексту — РКО) обязаны все организации независимо от их организационно-правового статуса и используемой системы налогообложения. Это правило указывается в п.4 ст.346.11, п.5 ст.346.26 НК РФ. Таким образом, определённый порядок учёта и ведения кассовых операций распространяется на:

Организации, без учёта формы собственности (государственная, частная и т.д.);
Предприятия и ИП, которые осуществляют работу с кассовой техникой;
Индивидуальных предпринимателей, которые принимают наличные;
Организации и ИП, использующие бланки строгой отчётности.

Это интересно! Узнайте тонкости заполнения книги кассира по форме КО5. Подробнее по ссылке: https://dela.biz/svoy-biznes/5339-zapolnyaem-knigu-kassira-po-forme-ko-5.html

Со временем законодатель упростил порядок ведения кассовых операций для определённых категорий предпринимателей. В 2019 году на послабления могут рассчитывать:

Индивидуальные предприниматели;
Малые предприятия и организации, имеющие статус микропредприятий.

Ведение кассы в упрощённом порядке зафиксировано в п.1 Указаний Банка России №3210-У от 11.03.2014 года «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями».

Особенности упрощённого порядка состоят в следующих моментах. Микропредприятиям и ИП разрешено не устанавливать кассовый лимит. Ввиду этого они могут не озадачиваться ведением приходных и расходных ордеров, кассовых книг. Это положение утверждено в абзаце 10 п.2 и абзаце 9 п.4.6 Указаний Банка России.

Как правильно заполнить расходный кассовый ордер

Как отмечено выше, этот документ свидетельствует о выдаче денежных средств из кассы. Заполнить бланк КО-2 допускается вручную на отпечатанных бланках либо с помощью компьютерной техники (с обязательным выводом на бумажный носитель). Сделать это не так сложно, как разобраться с тонкостями счетов-фактур на аванс.

Как выписать РКО

Расходно-кассовый ордер представляет собой учётный документ, имеющий унифицированную форму ОКУД 0310002 (согласно Постановлению №88 от 18.08.1998 года). Основанием для расходования наличных средств, исключая выдачу заработной платы, согласно действительных законодательных норм, считают:

Приказ руководителя организации о выделении денежных средств для нужд компании;
Заявление наёмного сотрудника о выдаче денежных средств под отчёт;
Выдача наличных средств на командировочные расходы;
Выдача денег, предназначенных наёмному работнику в качестве материальной помощи.

Выдача наличных средств из кассы предприятия осуществляется на основании расходного кассового ордера. Получив РКЛ, кассир обязан проверить правильность оформления, наличие всех подписей должностных лиц.

Также при обработке РКО кассиру предстоит проверить соответствие сумм, написанных в цифровом варианте и прописью. Если по итогам проверки будут выявлены какие-либо замечания (неправильно оформленный документ, отсутствие подписи главного бухгалтера и т.

д.), кассир вправе отказать в выдаче наличных.

Перед тем, как выдать наёмному работнику на руки наличные средства, кассир обязан запросить у получателя паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

После этого он сверяет информацию, указанную в РКО с данными паспортных реквизитов, вписывает в соответствующие графы необходимую информацию. Также на платёжном документе ставится личная подпись лица, который выдал наличные, и печать организации с надписью «Оплачено».

После заполнения РКО кассир передаёт средства получателю. Тот обязан пересчитать их, не отходя от кассы, расписаться в РКО.

Важно! Хотите зарегистрировать ООО? Узнайте, как правильно заполнить и подать заявление Р11001. Подробности в нашей публикации https://dela.biz/yurisprudenciya/5355-kak-pravilno-zapolnyat-zayavlenie-r11001-na-registratsiyu-ooo.html

Особенности работы с наличными у ИП

На документе ставятся подписи трёх сотрудников: руководителя, главного бухгалтера и кассира.

В некоторых организациях (ИП) должности могут совмещаться, например, руководитель может исполнять обязанности главного бухгалтера, бухгалтер исполнять обязанности кассира.

В таком случае подписи ставятся согласно выполняемым обязанностям: главный бухгалтер расписывается и за себя, и за кассира; директор расписывается и за себя, и за главного бухгалтера (кассира).

Кассир при выдаче денег из кассы должен следовать пунктам инструкции. Перечислим моменты, на которые стоит обратить внимание:

Кассир не имеет права выдать деньги без предварительных подписей директора и главного бухгалтера.
Кассир обязан сверить документ (паспорт) лица, получающего деньги, с данными в «расходнике».
Обязательно проверяется весь комплект документов, перечисленный в РКО.
Стоит убедиться, что получатель денег внимательно пересчитал полученную наличность в присутствии кассира.

Только теперь кассир со спокойной совестью может поставить свою подпись в РКО о выдаче денег.

Если деньги из кассы выдаются по доверенности, то кассир обязан приложить к РКО заверенную копию доверенности.

РКО выписывается бухгалтерией в единственном экземпляре. Регистрация выданных РКО производится в специально журнале (форма КО-3).

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов обязателен для всех юридических лиц.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и других) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

Нужно ли ставить печать на расходном кассовом ордере

Проставлять печать (штамп) на РКО не нужно. Графы «Основание» и «Приложение» в заполненном бланке КО-2 подразумевают наличие документов с печатями. Таким образом, бланк РКО имеет полную юридическую силу без печати.

Учимся заполнять РКО: алгоритм для бухгалтера (таблица)

Поле	Что содержит
«Организация»	Наименование организации, оформившей РКО.
«Номер документа»	Порядковый номер расходного кассового ордера. При ведении расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться их непрерывная нумерация. Все бланки РКО-2 нумеруются согласно реестру РКЛ без пропусков и дублирования одинаковых номеров. Зачастую регистрационная книга заводится на предприятии с началом нового календарного года.
«Дата составления»	Дата оформления расходного кассового ордера.
«Код структурного подразделения»	Код подразделения, из которого расходуются денежные средства. Имеет смысл заполнять это поле, если указано структурное подразделение.
«Корреспондирующий счёт, субсчет»	Дебетовый счёт бухгалтерской операции, формируемой на основании расходного ордера.
«Код аналитического учёта»	Объект аналитического учёта корреспондирующего счёта.
«Кредит»	Счёт по кредиту бухгалтерской операции, формируемой на основании ордера. Как правило, в данном поле указывается бухгалтерский счёт 50 — «Касса».
«Сумма, руб. коп.»	Расходуемая из кассы сумма цифрами.
«Выдать»	Лицо (Ф. И. О. полностью), которому выдаются наличные денежные средства.
«Основание»	Назначение использования выдаваемых денежных средств, например, на выплату зарплаты.
«Сумма»	Указывается с начала строки с заглавной буквы сумма выдачи прописью в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается. Если сумма расхода номинирована в валюте «рубль» заменяется на наименование валюты.
«Приложение»	Перечень прилагаемых документов с указанием их реквизитов.
«Получил»	Сумма выданных денежных средств прописью. Поле заполняет лицо, получившее денежные средства по расходному кассовому ордеру. Сумма указывается с начала строки с заглавной буквы прописью в рублях и копейках.
«По»	Наименование, номер, дата и место выдачи удостоверяющего личность получателя документа.

«Код целевого назначения»	Необходим в ситуации, если организация использует такую кодировку. Если нет – в графе ставится прочерк
«Выдал кассир»	Указывается подпись и ФИО особы, ответственной за выдачу денежных средств и оформления расходного кассового ордера

Оформленный документ подписывается уполномоченными лицами (главный бухгалтер, руководитель организации или иные должностные лица, имеющие право подписи финансовой документации). Также на учётном документе ставится печать организации с надписью «Оплачено»

Примеры заполнения РКО организацией

ООО: Пример заполнения РКО поможет начинающему бухгалтеру выписать корректный документ

Форма бланка РКО одинакова для заполнения у предприятия и индивидуальных предпринимателей (разница в наименовании: ИП, ООО. ОАО и т. д.).

ИП: Пример заполнения РКО у индивидуального предпринимателя

Выдача денег под отчёт

Выдача денежных средств под отчёт из кассы с оформлением РКО делается согласно правилам:

Выдавать деньги под отчёт сотруднику (либо другому лицу) только в случае полного отчёта по ранее взятым из кассы средствам;
Обязательное наличие заявления от подотчётного лица на выдачу денег на неотложные нужды, где сумма должна быть указана цифрами и прописью. Это заявление впоследствии прикладывается к РКО.

Выплата заработной платы из кассы предприятия

При выдаче заработной платы стоит придерживаться простой инструкции:

предварительная подготовка необходимой денежной суммы и расчётной ведомости;
перед выдачей денег сотрудник обязан расписаться в расчётной ведомости;
подсчёт кассиром в присутствии сотрудника нужной суммы;
выдача денег сотруднику;
обязательная фиксация в расчётной ведомости выданной и депонированной сумм (при её наличии);
выданная сумма отражается в бланке РКО (оформляется один на всю расчётную ведомость);
все кассовые документы скрепляются и хранятся вместе.

Ошибки в РКО, как и в других кассовых документах, недопустимы. Исправление ошибок допускается только в виде правильно переделанного бланка КО-2.

Если ошибка замечена слишком поздно, и исправить её не представляется возможным (например, перепутан порядковый номер РКО), то вся надежда на срок исковой давности (3 года).

Это интересно! Об особенностях оформления командировок вы можете узнать из нашей публикации https://dela.biz/svoy-biznes/5500-komandirovochnoe-udostoverenie-blank-obrazets-zapolneniya.html

Можно ли править РКО

Перечислим типовые нарушения в оформлении РКО:

выдача денег из кассы без должных подписей в бланке РКО (Штраф 2–3 тыс. за каждый выявленный факт);
незаверенная копия доверенности либо её отсутствие (штраф 2–3 тыс. на должностное лицо).

Если выявленный факт ошибки повлёк за собой снижение налоговой базы, то на виновное лицо выписывается штраф от 10 тыс. рублей.

Статья 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях и статья 120 Налогового кодекса РФ.

Образцы заполнения бланков РКО

При выплате заработной платы группе сотрудников оформляется один бланк РКО. В случае когда основание получения отличается у разных сотрудников, целесообразнее оформить разные РКО.

Пример заполнения РКО: выплата заработной платы сотруднику

Из кассы предприятия выдаются деньги для сдачи в кассу обслуживающего банка. В таком случае деньги в банк отправляются с кассиром либо сдаются службе инкассации. РКО в этом случае может выглядеть следующим образом.

Пример заполнения РКО: сдача денег в кассу банка

Если материальная помощь оказывается одному лицу, то оформлять платёжную ведомость необязательно. Достаточно подписи в бланке РКО. Допускается оформление выдачи материальной помощи группе лиц по одному РКО, для чего необходимо обязательное оформление платёжной ведомости.

Пример заполнения РКО: выплата материальной помощи сотруднику

Допускаются наличные денежные расчёты с поставщиками и подрядчиками из кассы предприятия.

Пример заполнения РКО: расчёт с поставщиками и подрядчиками

Расходный кассовый ордер (КО-2) — необходимый документ для правильного ведения кассового учёта. Правильно заполненный бланк поможет вам не только найти возможные недочёты в организации денежного оборота, но и снизит риск наказания во время проверки контролирующими органами.

Наталия Бадрак
Распечатать

Расходный кассовый ордер ИП

Инструкция Центробанка РФ № 3210-У определяет порядок организации расчетов с использованием наличных денег. По факту выдачи средств участники оборота составляют расходный кассовый ордер (для ИП используется стандартный бланк РКО). Документ относят к первичной отчетности, а к его содержанию предъявляют жесткие требования. Даже незначительные неточности влекут недействительность ордера.

Юридические нюансы

В 2014 году регулятор смягчил требования к малому бизнесу, отказавшись от предписаний по установлению лимитов и обязательности кассовых документов. Сослаться на пункт 4.1.

Инструкции вправе предприниматели, обеспечившие надлежащий налоговый учет. Поскольку фиксация объектов обложения обязательна во всех режимах, норма охватывает плательщиков УСН, ОСН, ЕНВД и ЕСХН.

Обладатели патента вправе отказаться от кассовых документов, если ведут книгу учета доходов (КУДИР).

Тем не менее, основы дисциплины коммерсантам изучить следует. Система позволяет избежать путаницы, облегчает контроль финансовых потоков и защищает от злоупотреблений персонала.

Инструкция по заполнению РКО: формы и образцы

Если предприниматель решил придерживаться традиционной системы кассовых расчетов, соблюдать правила 3210-У придется в полном объеме. Переход к общему порядку закрепляют внутренним распоряжением.

Требования к кассирам

Правом оформления расходного ордера потребуется наделить одного из наемных сотрудников. Для этого необходимо издать приказ, а работника ознакомить с должностной инструкцией. Сам бизнесмен обладает правом подписи априори. Дополнительных документов составлять не нужно.

Кассира снабжают:

штампом, содержащим основные реквизиты ИП;
карточкой подписей лиц, уполномоченных визировать ордера на бумажном носителе;
кассовой книгой;
программно-техническими средствами;
квалифицированной электронной подписью (при необходимости).

Дополнительно операционисту рекомендуют выдать пример заполнения каждой из используемых на предприятии унифицированной формы, а также копии локальных регламентов. С сотрудником заключают Договор о материальной ответственности во избежание хищений.

Важно! На законодательном уровне обязанности применения предпринимателями печатей не закреплено. Юристы приходят к выводу о необязательности этого реквизита. Тем не менее, в Инструкции 3210-У содержится прямое указание на использование штампа, а потому риск споров остается.

Расходный ордер подписывают кассир и предприниматель. Функции первого вправе исполнять главный бухгалтер. Если же на заявлении о выдаче наличности присутствует виза руководителя, его подпись на РКО можно не проставлять. Порядок лучше закрепить локальным регламентом во избежание попыток признания первичной отчетности недействительной.

Форма и содержание

Бланк ордера КО-2 утвержден Госкомстатом РФ в постановлении № 88 от 18.08.98 года. Подробное разъяснение, как заполнить унифицированную форму, существенно снижает риск ошибок. Нормативный акт не запрещает использование электронных способов. Выдача денег из кассы может оформляться цифровым РКО при условии применения ЭЦП. Отсутствует запрет и на составление ордеров вручную.

Обязательными реквизитами признаны:

дата, номер;
наименование;
сведения о предпринимателе;
основание выдачи денег;
сумма, в том числе прописью;
перечень приложений;
подписи кассира, главного бухгалтера, предпринимателя, а также лица, получившего наличные.

В графе «Основание» необходимо отражать суть хозяйственной операции. Приложением будут распоряжения о выдаче средств, предписания, требования, заявки, завизированные руководителем.

Поскольку структурные подразделения у предпринимателя отсутствуют, в соответствующей строке проставляют прочерк. Позиции «Дебит» и «Кредит» можно оставить без внимания, ведь бухгалтерского учета ИП не ведут.

При составлении проводок счетом списания станет «Касса» (50).

Помнить следует и о срочном характере документа. Выдать деньги по РКО необходимо в течение суток. Исправлять даты или продлять ордер запрещено.

Правила выдачи наличности

Если иное не подтверждено документально, все поступления в пользу предпринимателя признают доходом. Средства поступают в распоряжение бизнесмена и могут тратиться на личные нужды. Соблюдать какие-либо лимиты не нужно.

В большинстве случаев выручка идет на решение следующих задач:

закупка расходных материалов;
предоставление средств подотчетным лицам;
выдача зарплаты;
покрытие транспортных издержек;
расчеты с контрагентами и др.

Ограничить направления и ввести целевой режим предприниматель вправе по собственному усмотрению. Нормативные акты запретов не содержат.

Сотрудник, ответственный за ведение операций, обязан следовать утвержденному алгоритму.

Проверка поручения. Выдать заявленную сумму работник вправе лишь при предъявлении действительного требования. Перечень таких документов утверждают приказом. В список могут входить завизированные заявления, распоряжения, счета, квитанции или служебные записки.
Составление расходного кассового ордера. Специалист должен использовать бланки с учетом сути хозяйственной операции. При выплате заработной платы придется заполнить расчетно-платежную ведомость. Штатные затраты оформляют ордером.
Регистрация РКО. Расход бланков фиксируют в журнале. Форма книги утверждена Госкомстатом РФ (КО-3). Стандартные формы регистрируют до передачи в кассу. Если речь идет о расчетно-платежных ведомостях, внести запись необходимо сразу после составления.
Передача наличности. Денежные средства выдают по предъявлении расходного ордера со всеми подписями. Получатель обязан продемонстрировать кассиру удостоверение личности. Операционист проверяет верность заполнения всех граф, отсчитывает необходимую сумму. Получатель подтверждает факт вручения денег личной подписью. В завершении РКО удостоверяют штампом с реквизитами ИП. Дополнительно используется ККТ во избежание расхождений в фискальных данных.
Внесение записи в кассовую книгу. Завершается Процедура регистрацией платежной операции в журнале КО-4. Листы регистра прошивают, нумеруют и опечатывают подписью предпринимателя и главного бухгалтера (при наличии). Каждую страницу книги составляют в двух экземплярах. Отрывной лист выступает в роли отчета за смену.

Если расходный ордер оформляют в цифровом виде, получателю придется использовать квалифицированную электронную подпись. Иным способом подтвердить получение наличности нельзя.

Определенные особенности имеет выдача денег сотрудникам под отчет. Закрыть задолженность или представить документы о расходовании сумм работник должен в течение 3 суток. Судебная практика складывается в пользу налогоплательщиков. Текущая задолженность не препятствует повторной выдаче денег под отчет. Нарушением такие действия служители Фемиды не считают.

При выдаче заработной платы необходимо оформлять единую ведомость. Срок действия документа ограничен 5 сутками. В заключительный день кассир подводит итог. Суммы, которые не были получены сотрудниками, депонируют.

Чем грозят нарушения кассовой дисциплины

Поскольку обязанности по составлению расходно-кассовых документов у предпринимателей нет, о привлечении к ответственности речи не идет. Коммерсант вправе сослаться на пункт 4.1 Инструкции № 3210-У. Соответствующий раздел освобождает ИП от необходимости ведения журналов, пользования РКО и ПКО. Условием является надлежащий учет объектов налогообложения.

Санкции грозят предпринимателям только за отдельные виды нарушений. Так, негативные последствия могут наступить при превышении лимита наличных расчетов по сделке. Сейчас максимальная планка находится на уровне 100 000 рублей. Проступком признано несоблюдение норматива по договорам с коммерческими субъектами. Расчетов с физическими лицами ограничение не касается.

Нарушителей привлекают к ответственности по статье 15.1 КоАП РФ. Санкции назначают в пределах 4 000 – 5 000 рублей. Кроме того, с виновника могут взыскать штраф по статье 120 НК РФ. В зависимости от последствий проступка размер варьирует от 10 000 до 40 000 рублей.

Мнение экспертов

В сети присутствует противоречивая информация о кассовой дисциплине. Многие бухгалтеры совершают ошибку, уравнивая коммерсантов в статусе с организациями. Правила наличных расчетов для юридических лиц значительно строже. Некоторые предписания вообще не применимы к ИП.

Так, частные бизнесмены не используют план счетов, не ведут бухгалтерский учет и не обязаны соблюдать требования о целевом расходовании выручки. Попытки следования регламентам, адресованным фирмам, приводят к путанице.

Итогом становятся споры с налоговыми органами и длительные судебные разбирательства.

Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер: бланк и образец заполнения

Выдачу наличности из кассы осуществляют на основании расходника. Его заполнение, как и заполнению любого другого документа, имеет свои особенности, о которых вы сможете узнать из данной статьи.

Расходник необходимо оформлять в следующих случаях:

Перечисление доходов компании на ее банковский счет;
Выдача наличных средств сотруднику организации на его личные расходы;
Выдача сотруднику наличности под отчет;
Снятие наличности предпринимателем для собственных нужд, если он осуществляет свою деятельность без сотрудников.

Особенности заполнения РКО

Составлять расходник нужно до выдачи наличности из кассы – подготавливать его заранее и использовать при необходимости нельзя.
Если средства выдаются из кассы на основании доверенности, это обязательно прописывается в ордере.
Оформить ордер по расходу можно только в одном экземпляре.

При этом, в документе не должно быть помарок и исправлений.
Ордер должен быть сформирован на основе оправдательной документации.
Штамп на ордере ставить не обязательно.
Ордер, сформированный для инкассации или для вознаграждения сотрудника, руководством организации не заверяется.

Если деньги выдаются под отчет

Если деньги выдаются ответственному сотруднику под отчет, составление расходного ордера обязательно. Он формируется в соответствии с заявлением подотчетного работника в письменном виде.

Данное заявление может быть написано в произвольной форме.

Главное, чтобы в нем содержались сведения о сумме выдаваемой наличности, о периоде, на который выдаются деньги, дата и подпись управляющего организации.

Подотчетное лицо обязано будет отчитаться о потраченных суммах. Сделать это необходимо в трехдневный срок с момента получения средств. Все расходы должны быть подтверждены соответствующими документами.

Расходник на выдачу заработной платы

При выдаче зарплаты составлять РКО также необходимо. Если выдача осуществляется по ведомости, ордер оформляется на кассира, как на получателя средств. В строчке «получил» прописываются инициалы кассира, а в строке «основание» — выдача зарплаты сотрудникам. Приложением к документу является платежная ведомость.

В получении наличности расписывается кассир. Он является ответственным лицом за полученную сумму. В соответствии с этим документом зарплату выдает кассир.

РКО: скачать бланк (Word, Excel)

Бланк расходного кассового ордера скачать можно как в формате Word, так и в формате Excel. Каждый из них имеет как свои достоинства, так и недостатки.

С документами формата Word может работать гораздо большее число программ. С файлами Excel работает не так много решений.

Если скачать бланк расходника Excel формата, он будет более уникальный. То есть, он без проблем распознается во всех версиях Excel и других сторонних программах. А если скачать бланк рко в Word, есть риск, что он не сможет открыться в программах, отличающихся о той, в которой он был создан.

Еще одним достоинством Excel бланка является более удобное заполнение. Ячейки для ввода информации выделены, поэтому ошибиться с вводом практически не возможно. При заполнении документа Word есть вероятность случайно внести информацию не в нужное поле, из-за чего структура бланка может быть нарушена.

Скачать бланк (Word).

Скачать бланк (Excel).

РКО: образец заполнения

Расходный кассовый ордер — заполням правильно

Оформите расходный кассовый ордер, если надо выдать наличные из кассы. В статье вы найдете образцы и скачаете актуальный бланк расходного кассового ордера на 2019 — 2020 год в формате Word, Excel.

В каких случаях заполняется форма расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер заполняется, когда выдаются на руки наличные денежные средства в следующих случаях:

когда сдается в банк денежная выручка для перечисления на расчетный счет, тогда в строке «Основание» прописывается: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка»;
при выдаче денег под отчет (подразумевается использование наличности для осуществления предпринимательской деятельности сотрудником компании в целях данного предприятия) деньги выдаются по письменному заявлению получателя (подотчетного лица), документ составляется в произвольной форме, в нем указывается сумма к выдаче и период, на который она выдается;
при выдаче наличных денег сотруднику компании для личного использования, например, командировочные расходы или материальная помощь. В этом случае в строке «Основание» допустима формулировка — «Для личных нужд»;
когда необходимы наличные средства для нужд предприятия. В этом случае в документе необходимо указать конкретную цель для выдачи денег. В строке «Основание» можно указать: «Выдача денег для оплаты услуг» или «Наличные средства на приобретение товара».

Основные правила по оформлению расходно-кассового ордера

Документ не имеет стандартного, единого образца, рекомендованного к применению. Это значит, что предприятия и организации могут самостоятельно разрабатывать его бланк или же использовать один из распространенных шаблонов.

При разработке расходно–кассового ордера всегда нужно учитывать то, что он должен обязательно включать в себя наименование организации, которая его оформляет, сведения о том, на кого он выписывается, а также размер выдаваемой суммы. Кроме того, документ необходимо удостоверять подписью руководителя предприятия, бухгалтера и кассира.

Выписывать документ можно как в рукописном виде (что в последнее время встречается все реже), так и на компьютере. Заполняется «расходник» в одном экземпляре непосредственно тем сотрудником, который занимается выдачей наличности, но некоторые сведения в него вносит получатель финансовых средств.

https://www.youtube.com/watch?v=XQdv0bvUPa8

Стоит отметить, что к расходно-кассовому ордеру зачастую прилагаются документы, которые служат основанием для выдачи наличных денег из кассы (приказы, распоряжения руководства, копии договоров и т.п.) при этом, если на приложении есть подпись директора предприятия, то сам ордер удостоверять его подписью уже не обязательно.

Ставить печать на документе не нужно, поскольку он относится ко внутренней документации предприятия и к тому же с 2016 года требование к юридическим лицам о применении в деятельности печатей и штампов отменено.

Инструкция по заполнению бланка расходного кассового ордера

В строку «Организация» вписывается название компании;
Ниже вы увидите строку «Структурное подразделение». Она используется для указания подразделения, выдающего документ. Во многих компаниях данное подразделение отсутствует, поэтому они ставят прочерк в этой строке;
Обязательно нужно проставить номер документа и дату его составления. Эта информация должна быть такой же, какая занесена в регистрационный журнал;
Заполняя графу «Дебет», нужно проставить соответствующие коды. В некоторых организациях они просто отсутствуют. Тогда нужно поставить прочерки;
В графу «Кредит» заносится номер бухгалтерского счета;
«Код целевого назначения» является подтверждением того, для каких целей касса выдает наличные. Если компания его не применяет, здесь достаточно поставить прочерк;
Сумму, которую сотрудник получает на руки, нужно прописать цифрами в соответствующей строке;
Далее указывается, кому именно выдаются деньги;
Пункт «Основание» используется для того, чтобы указать, куда именно направляются деньги, к примеру, командировочные расходы, материальная помощь и др.;
Ниже строка «Сумма». Она предназначена для указания суммы прописью. Она указывается с заглавной буквы с начала строки. Слово «рублей» сокращать нельзя, его нужно написать целиком. Если имеются копейки, они прописываются при помощи цифр. Если копейки отсутствуют, ставится прочерк;
В «Приложение» нужно вписать данные первичных документов, по которым из кассы выдаются наличные.

После заполнения документа, он подписывается ответственными лицами. Причем подписи должны иметь обязательную расшифровку.

Далее ордер заполняется получателем наличных. Здесь он указывает, какую сумму ему выдает касса, устанавливает дату. Получение денег сотрудник подтверждает своей подписью.

После этого в обязанности кассира входит тщательная проверка заполненного бланка. Он должен убедиться, что в расходнике правильно указаны дата составления, сумма и место выдачи. Также проверяются данные о получателе и наличие его подписи. Если заполнение не вызвало у кассира никаких нареканий, он проставляет на документе штамп «Оплачено».

После выполнения всех действий, расходник считается оформленным. Получателю денег не зачем иметь ордер на руках. Документ необходимо оставить в кассе на хранение. Здесь он должен находиться не менее пяти лет, как и многие другие кассовые документы.

Порядок применения расходного ордера

При выдаче денег из кассы составляется РКО. Для этого может применяться стандартизированная форма или же разработанный на ее основе с учетом существующей специфики деятельности предприятия бланк.

Выписку документа осуществляет человек из бухгалтерии, кассир и другое должностное лицо, который в силу обязанностей должен заниматься оформлением данных документов.

Основанием для выплаты наличных денег является, в большинстве случаев, заявление сотрудников, являющихся материально ответственными лицами. В нем нужно отражать цель использования денег, а также визу директора. Заявление не нужно составлять только в случае выплаты зарплаты сотрудникам.

Внимание! С 19 августа 2017 года по Указанию ЦБ РФ заявление на выдачу денег можно не оформлять, если существует приказ или иное распоряжение руководства фирмы о выплате наличных по определенным направлениям.

После первоначального составления документа, он передается в кассу, в которой кассир проверяет его правильность, наличие всех обязательных реквизитов, в том числе подписи руководителя.

Если при выписке расходника допущена ошибка, то вносить с него исправления нельзя. Необходимо заново произвести его выписку. Далее кассир фиксирует бланк в журнале регистрации.

Внимание! Перед фактической выплатой денег, кассир должен проверить личность получателя. Для этого он должен сверить данные указанные в РКО с предъявленным ему удостоверением личности. Кроме этого, работник кассы должен вписать в РКО основные реквизиты предъявленного документа.

После этого необходимая сумма, указанная в расходнике, вместе с ним передается получателю, который проверяет фактическое наличие денег, а после этого ставит свою визу в подтверждение получения наличности.

Затем РКО возвращается кассиру, который в подтверждение выдачи также проставляет свою подпись на этом документе, а также оттиск «Оплачено». Получателем денег может выступать доверенное лицо, в этом случае он должен предъявить еще и Доверенность на право представлять интересы лица. При этом доверенность прикладывается к расходнику.

При завершении смены кассир должен представить в бухгалтерию отчет, к которому прикладывает все кассовые документы за день, в том числе и расходные.

Нюансы применения расходника

Когда по расходному ордеру выполняется выдача денег юридическому лицу (например, оплата за товар или материалы), то просто вносить его название как получателя нельзя.

В графу «Выдать» нужно записать Ф.И.О. работника фирмы-поставщика, который производит получение денег. Либо, если все же необходимо указать название компании, то допускается запись следующего содержания: «ООО Фирма через Иванов А. А.». В графу «Приложение» в этом случае записывается реквизиты предъявленной доверенности.

Если расходник выписывается для сдачи наличной выручки в банк, то в графе «Выдать» нельзя записывать фразы типа «Выручка», «Сдача выручки» либо аналогичные. Здесь нужно указать Ф.И.О. ответственного работника, который производит это действие, а в графе «Приложение» – реквизиты объявления на сдачу наличности.

При выдаче работникам зарплаты можно оформить единый расходный ордер на всю сумму выплаты. В этой ситуации в графе «Выдать» записывается – «Работникам предприятия». В графу «Основание» записываются сведения о платежной ведомости. Поля ордера «По», «Получил» и «Подпись» нужно оставить незаполненными.