Распространено мнение, что детальное ведение кадрового делопроизводства актуально только для крупных компаний с большой численностью штата. Если же в фирме работает чуть больше десятка человек и все они – родственники, друзья, знакомые, то такие формальности как кадровые документы можно и не соблюдать.
Главное, исполнять договоренности с персоналом на практике – выплачивать вовремя зарплату, своевременно предоставлять отпуск, оплачивать больничные листы, а как это отражается в документообороте, не имеет значения.
Но мы на практике сталкиваемся с тем, что принцип «все свои, всё на виду» часто срабатывает как мина замедленного действия, готовая взорваться, как только сотрудник по какой-то причине перестаёт быть «своим».
Экс-лояльный работник может угрожать работодателю, больше того, в союзниках коллеги, перешедшего «на другую сторону баррикад», оказываются суд, Трудовая инспекция, полиция, Прокуратура, Роскомнадзор, а зачастую и налоговая инспекция.
События по такому алгоритму недавно начали разворачиваться у одного из наших клиентов. Небольшая производственная компания, десяток сотрудников, принятых в штат по рекомендациям или родственным связям; собственники всегда делали акцент на развитие основных процессов: совершенствовали продукт, расширяли сбыт, сотрудников мотивировали премиями и бонусами, отношением «по-человечески».
Нужно в отпуск завтра? Пожалуйста! Ой, приболел… Лечись! При этом в компании не было принято даже листки нетрудоспособности требовать у сотрудников – верили на слово и были уверены во взаимности, а потому не утруждали себя лишней бумажной волокитой. В компактном штате все на словах знали свои обязанности, размер зарплаты и даты выплат.
О финансовых трудностях в компании и сложном политическом решении – увольнении персонала – донесли до сведения сотрудников по стандартной схеме: в устной форме договорились, что работники напишут заявления «по собственному желанию».
Все как один согласились и расписались под текстом «прошу уволить…».
А на следующий день сотрудник (по понятным причинам не называем его имени) вернулся и принёс другое заявление – теперь уже об отзыве предыдущего заявления об увольнении по собственному желанию.
Что говорит Закон?
ТК РФ предполагает единственный способ расторжения трудового договора, которым не предусмотрено изменение решения ни одной из сторон – по соглашению сторон (ст.77 ч.1 п. 1). Если же основание прекращения трудовых отношений иное, возможно обжалование увольнения в суде и других госорганах или отзыв заявления работником.
Линейный руководитель несговорчивого работника отказался принять новую бумагу и настоятельно предложил взвесить все «за» и «против» и хорошо подумать над своим решением. Работник подумал. И ещё через день свои намерения выразил в письменной форме – прислал телеграмму, в которой снова затребовал отозвать заявление об увольнении.
переговорах сотрудник угрожал жалобами в трудовую инспекцию, суд и все известные ему инстанции и сообщил условия, на которых он готов согласиться уволиться «по-доброму» – 500 тысяч рублей в качестве компенсации морального вреда. На этом этапе клиент обратился за консультацией к нам. Мы дали несколько рекомендаций, чтобы не только выйти из сложившейся ситуации с минимальными потерями, но и не усугубить положение неграмотными действиями.
Правило безопасности № 1
Не выплачивайте суммы, которые невозможно подтвердить кадровыми документами
Соглашаясь на требования сотрудника и выплачивая деньги в конверте, компания рискует «попасть» вдвойне.
Если сотрудник написал заявление, а на следующий день его отозвал, где гарантия, что сегодня он возьмёт деньги, а завтра не затребует возмещение морального вреда через суд или не подаст жалобу в Роструд? Выплачивая «моральный ущерб» (а не зарплату, выходное пособие, оговоренное в трудовом договоре или другую выплату, которую можно подтвердить кадровым документом), в случае судебного разбирательства компания не сможет подтвердить обоснованность и факт передачи денег. Ниже – список предусмотренных законом при увольнении выплат и кадровых документов, которыми необходимо подтвердить факт их получения сотрудником.
| Заработная плата | Расчётный лист, подписанный сотрудником |
| Денежная компенсация за неиспользованные ежегодные оплачиваемые отпуска за весь период работы | |
| Индивидуальное выходное пособие |
Что говорит закон?
Трудовое законодательство в России и судебная практика по трудовым спорам априори защищают права работника, а не работодателя.
Поэтому позиция работодателя должна основываться на подготовке доказательной базы своей невиновности ещё до возникновения трудового спора.
Госорганы, контролирующие трудовые взаимоотношения, могут «поверить на слово» работнику, который отстаивает свои права, но работодателю придётся доказать свою правоту документально.
В процессе изучения ситуации, сложившейся в компании нашего клиента, выяснились подробности, которые явно не добавляли «очков» работодателю. Как оказалось, сотрудник угрожает и требует компенсировать Моральный вред, нанесенный ему не фактом увольнения, а … задержкой заработной платы на 5 дней!
Правило безопасности № 2
Рассчитывайте выплаты в соответствии с законодательством
Сотрудник, вступивший в конфронтацию, может требовать суммы, никак не коррелирующие с действительностью, и угрожать при этом исками и жалобами.
Даже если вы понимаете, что риск штрафов/санкций госорганов в случае проверок велик и готовы выплатить «расширенное выходное пособие», соотнесите «аппетит» работника с реальным положением дел.
Ниже список самых популярных требований и алгоритм расчёта выплат согласно законодательству.
| Денежная компенсация за задержку зарплаты |  |
| Денежная компенсация за неиспользованные ежегодные оплачиваемые отпуска за весь период работы |  |
| Доплаты за вредные условия труда | Рассчитывается на основании специальной оценки условий труда |
| Доплаты за совмещение профессий, увеличенный объем работ | По согласованию сторон в соответствии с ПВТР |
На этом этапе выяснилось, что график выплат авансов и зарплат не зафиксирован ни в одном внутреннем документе, все сотрудники знали даты выплат. А работник, не согласившийся с увольнением «по собственному желанию», посчитал срок задержки по собственному умозаключению.
Правило безопасности № 3
Разработайте локальные нормативные акты (ЛНА)
В вопросе разработки ЛНА срабатывает принцип «лучше поздно, чем никогда». Даже если у вас нет вообще ни одного локального нормативного акта, разработайте и утвердите текущей датой Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), в которых опишите всё: график выплат аванса и зарплаты, режим работы, алгоритм расчёта заработной платы и т.д.
Важно!
Если Вы понимаете, что проверки не избежать, подпишите ЛНА хотя бы с теми сотрудниками, которые на текущий момент работают в компании и лояльны к работодателю.
Чем больше нюансов мы узнавали от клиента, тем больше рисков видели опытным и профессиональным взглядом. Оказалось, что с сотрудниками не были подписаны трудовые договоры. Сущий пустяк! – посчитал собственник фирмы.
Ведь условия – обязанности, должность, размер зарплаты, график – обговорили, сотрудник с ними согласился, обе стороны выполняли устные обязательства.
Но как расценят такую ситуацию госорганы в случае проверки или судебного разбирательства?
Правило безопасности № 4
Подпишите документы, пусть и «задним» числом
Минимальный пакет документов и ЛНА для ознакомления при приёме на работу:
- трудовой Договор
- приказ о приёме на работу
- личная карточка по форме Т-2
- согласие на обработку персональных данных
- ознакомление с картой специальной оценки рабочего места
- вводный инструктаж по охране труда
Используйте ваш дипломатический талант на 100%, поговорите с сотрудником и предложите ему подписать документы. Если работник отказался наотрез, составьте Акт об отказе подписи.
Имея на руках Акт, при самом пессимистичном раскладе (в случае проверок госорганов) вы сможете подтвердить, что фактически трудовые взаимоотношения возникли, с договоренностями все стороны согласны – выплачивается зарплата, с определенным графиком он ходит на работу, – но сотрудник отказывается подписывать документы.
Такая ситуация не всегда может быть расценена проверяющими органами как нарушение, которое приводит к штрафам, возможно обойтись Предупреждением об устранении нарушений.
События этой истории развивались стремительно и неожиданно для работодателя. На имя руководителя от сотрудника пришло письменное требование предоставить целый перечень документов.
Специалистам по кадровому сопровождению и юристам по трудовому праву 1С-WiseAdvice пришлось «поломать голову» над ответом! Многие документы, которые запрашивал Юрист работника, могли стать для него явными козырями в случае разбирательства в суде.
В то же время некоторые пункты внушительного списка содержали бумаги, обязательные для предоставления сотруднику в соответствии с ТК РФ и не предоставив их, работодатель мог ещё больше усугубить положение. В итоге мы подготовили обтекаемое письмо, в котором отказали в предоставлении отдельных Актов, сославшись на ФЗ-152 «О персональных данных».
По перечню запрашиваемых документов стало ясно, на что конкретно сотрудник намерен жаловаться в Роструд. Оценив положение дел, мы обозначили риски для клиента при самом худшем варианте развития событий:
- Штраф Роструда за ненадлежащее оформление трудового договора (от 50 000 до 80 000 рублей, ст. 5.27 КоАП)
- Штраф Роструда за нарушение требований охраны труда (от 50 000 до 80 000 рублей, ст. 5.27 ч. 1 КоАП)
- Штраф за неуплату зарплатных налогов (рассчитываются в соответствии с суммой недоплаченной в бюджет)
- Штраф ФСС и ПФР (в зависимости от конкретных нарушений)
- Моральный ущерб (в конкретном случае сотрудник требовал 500 000 рублей)
- Судебные издержки и оплата услуг адвоката в случае судебного решения в пользу сотрудника
Помимо финансовых потерь, будет нанесен существенный ущерб репутации компании. В открытом доступе на сайте Роструда есть список недобросовестных работодателей, с которым могут ознакомиться как соискатели, так и потенциальные контрагенты компании в рамках проверки благонадежности. В случае жалоб со стороны сотрудника, компания неминуемо пополнила бы этот «чёрный список».
Оценив важность кадрового делопроизводства постфактум, руководитель схватился за голову и в сердцах воскликнул: «Если мы в любом случае «попали», может, его проще уволить по какой-то другой статье?!»
Правило безопасности № 5
Не увольняйте сотрудника по инициативе работодателя, если не можете подтвердить неоднократное нарушение трудового распорядка
В этом случае работник легко восстановится в должности и сможет взыскать с работодателя:
- Среднюю зарплату за каждый день вынужденных прогулов
- Денежную компенсацию за дни неиспользованного отпуска
- Возможно, компенсацию морального ущерба
Письменное требование сотрудника неожиданно для него самого сыграло в пользу работодателя. Мы воспользовались случаем и вместе с ответом на требование предоставить документы направили на подпись трудовой договор, составленный нашим юристом.
Сотрудник и его правозащитник, получив такой ответ, поняли, что работодатель обратился к профессионалам высокого уровня и отказались от притязаний.
Работник наконец уволен, а руководитель получил бесценный опыт — прививку от халатного отношения к документам.
Эта история – яркое доказательство формулы безопасности каждой компании: кадровым документам необходимо уделять внимание, пропорциональное рискам в этом сегменте
Слишком дорого обходится непрофессиональный подход к кадровому делопроизводству в случае трудового спора. Дешевле и разумнее исключить риски до их возникновения, передав ведение этого участка аутсорсинговой компании. Так вы сможете заниматься бизнесом, а мы возьмём на себя всю рутину, связанную с кадровыми бумагами и сделаем это профессионально.
Главное преимущество 1С-WiseAdvice – риск-ориентированный подход – заключается в том, что каждое кадровое изменение в компании клиента (приём/увольнение сотрудника, сокращение штата, введение новых должностей и пр.) мы рассматриваем на несколько шагов вперёд, объективно оцениваем риски и предлагаем способы, как предотвратить финансовые и репутационные потери, если вдруг конфликтная ситуация всё-таки произойдёт.
Суд: работодатель не отвечает за задержку выдачи трудовой книжки, если работник забрал ее до увольнения
 |
По просьбе работника в период его работы ему была выдана трудовая книжка, которая работодателю впоследствии не возвращена. После увольнения по собственному желанию работник попробовал обязать работодателя выдать ему трудовую книжку, а также взыскать, в частности, неполученный заработок по причине задержки выдачи трудовой книжки.
Суды трех инстанций в удовлетворении требований отказали. В связи с наличием трудовой книжки у бывшего работника на руках с работодателя не может быть взыскана компенсация за задержку ее выдачи при увольнении.
О получении работником подлинника трудовой книжки свидетельствует его собственная подпись в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Определение Третьего КСОЮ от 19 января 2022 г.
№ 8Г-19336/2021[88-167/2022-(88-21242/2021)]).
Кроме того, суд пояснил, что в силу ст.
234 Трудового кодекса обязанность работодателя по возмещению работнику материального ущерба в виде неполученного заработка по причине задержки выдачи трудовой книжки наступает только в случае, если незаконные действия работодателя препятствовали поступлению работника на работу, повлекли лишение работника возможности трудиться и получать заработную плату. Однако материалы дела таких доказательств не содержат. Напомним, в судебной практике по данному вопросу пока нет единого мнения. Некоторые суды придерживаются такого же мнения, что и Третий КСОЮ (см., например, определения Седьмого КСОЮ от 17 декабря 2020 г. № 8Г-18135/2020[88-18582/2020], от 29 января 2020 г. № 8Г-3607/2019[88-2663/2020-(88-6000/2019)], Восьмого КСОЮ от 15 октября 2020 г. № 8Г-14401/2020[88-14049/2020]).
Другие же считают, что сам по себе факт задержки выдачи трудовой книжки является достаточным основанием для наступления последствий, предусмотренных ст. 234 ТК РФ (см., например, определения Второго КСОЮ от 27 мая 2021 г. № 8Г-9214/2021[88-11241/2021], от 10 ноября 2020 г. № 8Г-23019/2020[88-22414/2020]). Больше практики по этому вопросу – в Энциклопедии решений.
- Документы по теме:
- Трудовой Кодекс Российской Федерации
Как быть, если работник не забрал трудовую книжку
Если вы столкнулись с ситуацией, когда бывший работник намеренно не забирает свою трудовую книжку после увольнения, не паникуйте. Сегодня мы расскажем, что делать в таких ситуациях и как обезопасить себя от ответственности.
Когда нужно выдать трудовую книжку
При расторжении договора с работником ему нужно выдать трудовую книжку в день его увольнения, т. е. в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Если это не сделать, можно получить штраф по ст. 5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства:
- должностному лицу и ИП — от 1 до 5 тыс. руб.;
- организации — от 30 до 50 тыс. руб.
Более того, если работодатель задержал трудовую и тем самым препятствовал бывшему работнику устроится на новую работу, то понесет ответственность за незаконное лишение человека возможности трудиться и будет обязан возместить ему не полученный заработок (ст. 234 ТК РФ).
На практике бывают случаи, когда работника нет на месте в день увольнения или он намеренно отказывается забирать свою трудовую. Такое возможно при конфликте между работником и работодателем, когда бывший сотрудник хочет вам за что-то отомстить — обвинить в незаконном удержании его трудовой книжки. Однако если работодатель поведет себя грамотно, то легко избежит ответственности.
Если работник перешел на электронную книжку (ЭТК), то вместо бумажного формуляра ему следует представить сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).
Направьте уведомление работнику
Работодатель может направить трудовую книжку работнику почтой, но только получив его согласие (ст. 84.1 ТК).
А чтобы получить такое разрешение от работника, который не выходит на связь или отказывается забирать книжку лично, работодателю следует написать ему письмо — официальное уведомление, в котором он сообщает работнику, что соблюдает закон, готов отдать книжку сразу и предлагает удобные варианты ее получения:
- забрать лично;
- получить почтой.
Уведомление оформляется в свободной форме, но желательно прописать в нем причину прекращения трудового договора и дату последнего дня работы.
Сообщите о своей обязанности хранить трудовую книжку согласно ст. 84.1 ТК, попросите явиться за документом и предложите направить ее почтой.
Обязательно предупредите, что в противном случае она так и будет лежать у вас в архиве, пока работник ее не заберет.
Образец уведомления работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой Скачать
Со дня направления такого уведомления работнику работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ). Поэтому направьте уведомление в день увольнения заказным письмом с описью вложения на адрес работника, который вам известен. Если отправите на следующий день, то нарушите требование закона о выдаче книжки в день увольнения.
Все это время книжка должна храниться у работодателя, он не вправе с ней что-либо делать. Если работник не может прийти, но согласен на отправку почтой, вы должны получить от него официальное согласие, т. е. такое же письмо. В спорной ситуации вы сможете доказать, что направили книжку почтой с разрешения работника, а письмо будет этому подтверждением.
Однако конфликтный работник может намеренно вам не отвечать на письмо.
В этом случае доказательством того, что вы не удерживаете его книжку у себя, станет то самое уведомление, которое вы направили ему, опись вложения и почтовая квитанция.
Сроки, в которые работник должен явиться за книжкой, законом не установлены. Если за книжкой так и не пришли, храните ее у себя до востребования в течение 50 лет (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).
Ответственность за кражу трудовой книжки
Трудовая книжка — основной документ, который необходим работнику на протяжении всей профессиональной деятельности. Без нее невозможно будет доказать свой стаж при начислении пенсии. Именно поэтому к данному документу следует относиться очень бережно.
Тем не менее никто не застрахован от непредвиденных ситуаций, и потерять книжку можно, как и любые другие бумаги.
Если трудовая пропала по вине работника
Любой работник имеет право взять на время свою трудовую книжку у работодателя для ее предоставления в соответствующие инстанции. После увольнения этот документ выдается на руки бывшему сотруднику и остается у него до момента нового трудоустройства.
Если вы только начали свою профессиональную деятельность, и в трудовой была одна запись о работе продолжительностью 1-2 месяца, то нет необходимости расстраиваться и паниковать, если документ пропал. В такой ситуации законодательство не предусматривает обязательства по подаче заявления на оформление дубликата.
В соответствии со ст. 65 ТК РФ если у человека, который решил устроиться на постоянную работу, на руках нет трудовой книжки, или она была украдена, повреждена или утеряна, то он должен будет подать будущему работодателю письменную просьбу об оформлении новой.
В заявлении указывается причина отсутствия этого документа. Сотрудники отдела кадров по указанию своего руководителя заведут вам новую трудовую, после чего можно будет приступать к профессиональной деятельности.
Заявление
Если книжка была украдена или потеряна, а в ней было зафиксировано 10, 15, 20 или более лет стажа, то у вас есть возможность заявить об этом бывшему работодателю с последнего места работы. Сделать это надо в форме письменного документа.
Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней после получения заявления.
Если есть уверенность в том, что проблем с получением дубликата не будет, можно подать заявление непосредственно самому работодателю.
Если же имеются сомнения, его лучше направить по почте заказным письмом с уведомлением о получении и с описью вложения.
После этого бывший работодатель наверняка не будет затягивать с выдачей дубликата, особенно если указать, что вы можете обратиться в прокуратуру или в суд.
Во время восстановления сотрудники кадровой службы указывают в дубликате все даты принятия на работу и увольнения, если они подтверждаются соответствующими документами.
Если подробной информации нет, то не следует беспокоиться, так как будет записан общий стаж деятельности с указанием общего количества лет, месяцев и дней.
Места работы, периоды пребывания на конкретной должности указываться не будут.
В случае отсутствия документов
Если у вас на руках отсутствуют документы, подтверждающие весь рабочий стаж, то в дубликате будут указаны только те годы, которые подтверждены. Поэтому, если у вас нет на руках официально заверенной копии трудовой книжки, доказать наличие конкретных периодов стажа будет невозможно.
Вторым вариантом предъявления доказательств будет посещение всех бывших мест работы и получение справок о сроке работы и заработной плате. Для этого в отделе кадров могут поднять личные дела, копии договоров, приказы о назначении на работу и любые иные документы.
Если компании, в которой вы когда-то работали, не существует, то получить нужную информацию можно в гос.архивах.
Если трудовая книжка была потеряна или украдена у работодателя/работодателем
В некоторых случаях вины работника в потере трудовой книжки может не быть, например, если она пропала в результате халатных действий работодателя или стихийного бедствия.
Утрачена книжка может быть по разным причинам: пожар или потоп в офисе, кража из сейфа или потеря во время переезда. Если трудовая книжка была утеряна работодателем, то заниматься ее восстановлением будет он, а не работник. В его задачу будет входить сбор необходимых документов, удостоверяющих непрерывный стаж.
Намеренное вредительство
Не во всех случаях пропажа трудовой книжки у нанимателя может произойти по причине непредвиденных обстоятельств. Может случиться так, что работодатель преднамеренно не отдает трудовую книжку, ссылаясь на различные и противоречащие закону обстоятельства, или сознательно крадет этот документ.
Если представители компании заявили, что трудовая книжка была украдена, то в ее обязанность входит выдача дубликата. Если в этом вам будет отказано, чтобы не тянуть время, нужно незамедлительно обратиться в судебный орган с иском о взыскании среднего заработка за каждый день задержки выдачи этого документа.
Одновременно у работника есть возможность просить у суда взыскать с работодателя компенсацию морального вреда по причине наличия расходов, необходимых для сбора бумаг для оформления дубликата.
Если вы оказались в ситуации, когда ваша трудовая книжка была украдена или утеряна вследствие каких-либо происшествий или непредвиденных обстоятельств, не надо паниковать, даже если это произошло по вашей вине. Из любой сложной ситуации всегда можно найти юридически правильный выход, обратившись к опытным юристам нашей компании. Они помогут восстановить потерянный документ.
Подделка трудовой книжки. Ответственность
Подделка трудовой книжки относится к серьезным правонарушениям.
Ее целями становятся: получение пенсии за счет указания большего стажа, поступление на более престижную работу, сокрытие неприятных фактов, которые могут лишить человека возможности занимать определенную должность.
Ответственность за подлог несут как работники, так и работодатели, в обязанности которых входит проверка всех документов при трудоустройстве специалистов.
Выявление подделки может повлечь за собой не просто увольнение по статье ТК РФ, но даже штраф и в крайних случаях — тюремное заключение.
Ответственность за фальсификацию трудовой книжки
Ответственность за подделку ТК устанавливается ст. 327 УК РФ. Законом предусмотрены административные и уголовные меры пресечения за такие деяния.
Работодатель, допустивший зачисление в штат сотрудника по недостоверным документом, карается штрафами. Уголовная ответственность по ст.
327 УК РФ наступает при доказательстве фактов изготовления, сбыта, использования подделок, чтобы получить личную выгоду.
В зависимости от целей, которые преследовал правонарушитель, ответственность может наступать и по другим статьям УК РФ:
- За мошенничество с документами при трудоустройстве — по ст. 159 УК РФ. Возможные наказания для лиц, получающих пенсию, иные разновидности льгот и пособий по подложному документу: штраф до 120 000 руб., до 2 лет принудительных работ или тюремного заключения. Если в фальсификации участвовало должностное лицо, ему грозит штраф до 500 000 рублей, до 6 лет тюремного заключения или до 2 лет принудительных работ.
- За служебный подлог с участием должностного лица — по ст. 292 УК РФ. Наказания: штраф до 200 МРОТ или в объеме двухмесячного заработка, 180-240 часов обязательных работ, до 2 лет тюремного заключения или исправительных работ.
- За фальсификацию и сбыт поддельных документов — по ч. 1 ст. 327 УК РФ. Карается арестом до 6 месяцев, принудительными работами, двухлетним ограничением или лишением свободы.
Ответственность работодателя
Работодатель, принявший в штат сотрудника с недостоверным документом, всегда привлекается к ответственности.
Не имеет значения, сделал он это сознательно или по халатной невнимательности. Закон требует, чтобы любая организация проверяла документы сотрудников перед заключением с ними трудовых договоров.
Степень вины работодателя учитывается при выборе административных или уголовных мер пресечения. Если он халатно отнесся к проверке документов, за это нарушение полагается штраф от 1 000 до 2 000 рублей. Выдача заведомо поддельного удостоверения или создание подложных записей грозит более суровым наказанием, вплоть до тюремного заключения.
Ответственность работника
Фальсификация ТК для трудоустройства относится к правонарушениям с предоставлением заведомо ложной информации. Выявив такой факт, работодатель вправе отказать человеку в трудоустройстве. Если он уже зачислен в штат, уволить его можно по ст. 81 ТК РФ. Только для этого нужно дождаться решения суда, который должен установить виновность работника.
Кстати говоря! В судебной практике рассматриваются любые случаи фальсификации, включая удаление записи про увольнение по статье, указание большего стажа для устройства на определенную должность и полностью недостоверную ТК, в которой подложны все записи, вкладыши и печать.
Если появляются доказательства совершения правонарушения, работника не только лишают работы, он также несет административную или уголовную ответственность.
Если человек просто пользовался подложной ТК, ему могут выписать штраф на сумму до 80 000 рублей, но ч. 3 ст. 327 УК РФ также допускает назначение до 2 лет принудительных работ.
Логика законодателей следующая: хотя работник сам не создавал подделку, на ее основании он трудился либо получал пособия, то есть материальную выгоду.
Если доказывается, что сотрудник непричастен к оформлению подделки и все записи соответствуют действительности, он может оставаться на своей должности. Для этого работодатель должен оформить ему новую трудовую книжку.
Согласно ст. 65 ТК РФ, в таком случае работник должен собрать документы о деятельности у своих предыдущих работодателей и написать заявление с указанием того, что бланк имеющегося документа — неустановленной формы.
Как отличить подделку
Трудовая книжка – документ государственного образца с определенными параметрами. Поэтому выявить подделку можно по:
- Несоответствию номера госстандарту или его отсутствию на документе.
- Неправильному числу страниц.
- Наименованию типографии (трудовые книжки печатаются только на Гознаке).
- Выявлению несоответствия в одной из записей.
Серия и номер
Это самый надежный способ проверки подлинности документа. Серия каждой трудовой книжки строго соответствует нормативу и году выпуска.
Характеристики номерных знаков книжек старого образца (1977 г.):
- Единый номер указывается через каждые 4 страницы: на 1, 5, 9 и так далее до 37 стр. Всего 10 номеров.
- Номера на всех страницах должны быть идентичными.
- Цвет номеров – красный.
Несколько отличаются характеристики номерных знаков у книжек нового образца (2003 г.):
- Единый номер и серия указываются на 1, 3, 9, 15, 19, 23, 27, 31, 33, 37, 39 стр. Всего 11 номеров.
- Все серии и номера должны быть абсолютно идентичными.
- Цвет серий – черный, а номеров – красный.
Важно! Идентификаторы присваиваются документам по годам издания. Это значит, что книжки одного образца печатались в разное время. Можно сравнить несколько документов между собой: номерные знаки должны различаться в соответствии с хронологией.
Форма
В России утверждена следующая форма трудовой книжки:
- Твердая обложка из бумажного винила, у новых книжек – из тканевого винила, коленкора. У старых образцов обложка может быть картонной.
- Обязателен титульный лист, где указываются основные данные сотрудника.
- Вид страниц – табличный с разлиновкой для указания информации о работе.
- На обложке присутствует наименование документа и герб СССР или России (зависит от образца).
Водяные знаки
Страницы пронумерованы, поэтому легко выявить, все ли они присутствуют в документе. Также должны иметься водяные знаки для защиты от подделок. В старых книжках на заключительных страницах должны просматриваться неоднородные линии. В новых защита более замысловатая: на просвет можно увидеть двухцветный знак, а на листах имеется разновидность сетки.
Типография
В конце книжки на нижней строке указано название отпечатавшей ее типографии. На документах старого образца значится «Гознак 1974», на современных – «МПФ Гознака 2003».
Подделка записи в трудовой
При проверке документа некоторые записи могут показаться недостоверными. Доказательствами являются:
- Запись, не соответствующая установленной форме, Инструкции и Правилам.
- Наличие помарок, которые не допускает ТК РФ.
- Отсутствующая или не удовлетворяющая нормативным требованиям печать организации.
Запись подделана самим работником
Заподозрив недостоверность записи в трудовой, работодатель вправе подать заявление в органы правопорядка. Нередко соискатели самостоятельно приписывают себе больший стаж, стремясь получить престижную работу. Если это выяснится после трудоустройства, будет доказана вина сотрудника, его уволят по ст. 81 ТК РФ. Также он будет привлечен к ответственности за совершенный подлог.
Важно! Увольнение без исследования обстоятельств подлога незаконно. Пострадавший сотрудник сможет оспорить действия работодателя в суде и восстановиться в должности.
Работник ничего не знал о поддельной записи
Иногда руководители вносят подложные записи в ТК. Например, забывают про печать или ставят ее неаккуратно – так, что она смазывается. Либо вносят записи в произвольной форме, игнорируя установленные инструкции.
Если доказан факт того, что сотрудника ввели в заблуждение, его нельзя уволить по статье. Ответственность за подделку с сотрудника снимается. Работодатель должен завести ему новую трудовую книжку либо запросить ее дубликат.
Работодатель потерял трудовую книжку работника
Специального регламента восстановления трудовых книжек, утерянных по вине работодателя, законодательством не установлено. Поэтому специалисты советуют соблюдать порядок, утвержденный для восстановления книжек, утраченных по вине работника. В таком случае сотруднику нужно выдать дубликат. Проанализируем рекомендации Роструда и пошагово расскажем, как действовать в указанной ситуации.
От утраты трудовой книжки не застрахован даже работодатель. Это может быть как собственно потеря книжки конкретного работника, так и ее порча до такой степени, что записи становятся нечитаемыми. В законодательстве не прописан порядок действий работодателя при единичном факте утраты трудовой книжки. Рассмотрим, что рекомендует делать в таких ситуациях Роструд.
Единичная утеря трудовой книжки
Специального регламента восстановления трудовых книжек, утерянных по вине работодателя, законодательством не установлено. Поэтому следует соблюдать порядок, утвержденный для восстановления книжек, утраченных по вине работника1. Речь идет об оформлении дубликата трудовой книжки.
Оформляем дубликат
Во всех случаях дубликат оформляется работодателем только по последнему месту работы. Предыдущие работодатели не вносят записи в дубликат2.
Получаем заявление от работника
Вначале следует попросить работника написать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее – Правила).
Пример 1. Заявление об оформлении дубликата трудовой книжки взамен утерянной
Роструд советует работникам оформлять заявление о выдаче дубликата в двух экземплярах и зарегистрировать его у секретаря, чтобы на экземпляре сотрудника осталась отметка о дате и номере получения заявления3.
Документы, подтверждающие стаж
По общему правилу, именно работнику придется собирать сведения о предыдущих местах работы, при их наличии (п. 32 Правил). Причем работодатель обязан оказать содействие работнику в получении указанных документов4 (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.
2003 № 69, далее – Инструкция, Постановление Минтруда РФ № 69). Порядок сбора сведений с предыдущих мест работ законодательно не установлен. В разъяснении, данном на сайте онлайнинспекция.
рф, Роструд допускает, что запрашивать справки с предыдущих мест работы для восстановления трудового стажа работника может не только работник, но и работодатель (сотрудник отдела кадров)5.
Не содержит законодательство и конкретного перечня документов, подтверждающих стаж работы6, на основании которых могут вноситься записи в трудовую книжку7.
Для подтверждения стажа можно представить, в частности, следующие документы8:
- трудовые договоры;
- справки с предыдущих мест работы;
- справки из государственного или муниципального архива;
- выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
- лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
- решение суда об установлении трудового стажа.
Одним из наиболее убедительных доказательств трудового стажа работника являются документы из ПФР:
- за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, например, справка о трудовом стаже застрахованного лица по форме СЗВ-К и другие формы9;
- с момента регистрации в системе обязательного пенсионного страхования РФ, например, сведения персонифицированного учета10.
При реорганизации бывшего работодателя документ, подтверждающий трудовой стаж работника, выдается его правопреемником11. Если же работодатель ликвидирован, то следует обратиться за справкой в государственный или муниципальный архив.
Оригиналы документов после снятия с них копий и надлежащего заверения кадровой службой возвращаются работнику (п. 7.2 Инструкции).
Обратите внимание: ксерокопия трудовой книжки, имеющаяся у работника, не является документом, на основании которого вносятся записи в дубликат трудовой книжки12 (даже если эта копия заверена работодателем и его печатью13).
При этом сохранившаяся копия книжки может быть представлена в суде в качестве доказательства стажа работы14.
Кстати, к нотариально заверенной копии Роструд относится благосклонно, считая, что она может служить основанием для восстановления записей в дубликате15.
Рассмотрим ситуацию, когда трудовые книжки работников в наличии, но оказались сильно подпорчены. Например: в результате прорыва труб подачи горячей воды трудовые книжки намокли.
В дальнейшем их просушили, все записи читаемы, но вот печати немного «потекли». Специалисты Роструда сказали, что в этом случае в дубликат из поврежденной трудовой переносятся все читаемые записи.
А если некоторые прочесть невозможно, то необходимо сделать соответствующие запросы16.
Заявление о выдаче дубликата и приложения к нему Гражданин вправе направить работодателю по почте с уведомлением о доставке и описью вложения либо передать по описи уполномоченному лицу работодателя17. Бумаги нельзя отправлять по электронной почте (в виде сканов), так как все документы для заполнения дубликата должны быть представлены в оригинальном виде18.
Заполняем дубликат
Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (п. 31 Правил).
Сведения о трудовом стаже вносятся в дубликат только на основании подтверждающих документов. Если документы не содержат полной информации о работе в прошлом, то в дубликат вносят только имеющиеся в этих документах сведения19.
Порядок заполнения дубликата трудовой книжки следующий:
1. В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат» (п. 1.2 Инструкции).
2. Титульный лист трудовой книжки заполняется в обычном порядке (п. 7.1 Инструкции) (Пример 2).
3. При заполнении раздела «Сведения о работе» соблюдаются правила (п. 7.2 Инструкции):
Сначала в графу 3 проставляют запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывают суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.
Если работодатель не получил документы о стаже работника не по своей вине, то невнесение части недостающих сведений в дубликат трудовой книжки не может квалифицироваться как нарушение трудового законодательства20.
Далее сведения о работе записывают в хронологическом порядке:
- в графе 2 – дата приема на работу;
- в графе 3 – наименование работодателя, структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.
- Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, то об этом также делается соответствующая запись.
- Затем в графе 2 указывают дату увольнения, а в графе 3 – причину (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
- Если документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, то в дубликат вносят только имеющиеся в документах сведения.
- В графе 4 указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
- Обратите внимание, что оформление дубликата отличается от обычного заполнения раздела трудовой книжки «Сведения о работе»: наименование работодателя не вносится в качестве заголовка в графу 3 указанного раздела21 (Пример 3).
4. Сведения о награждении (поощрении) вносятся только по текущему работодателю (п. 32 Правил).
5. Последним периодом работы указывается работа у работодателя, который выдает дубликат трудовой книжки. Сведения о такой работе заполняют согласно общим правилам, т.е. сначала идет наименование работодателя, а потом сведения о приеме на работу, переводах, увольнении22.
6. Печать работодателя ставится только на последней записи об увольнении23.
Пример 2. Заполнение титульного листа дубликата трудовой книжки
Пример 3. Заполнение раздела, содержащего сведения о работе, в дубликате трудовой книжки
Поскольку работодатель виновен в утере, то он должен оформить дубликат трудовой книжки за свой счет24 (п. 47 Правил).
Если ошиблись при заполнении стажа
На практике возможна ситуация, когда работодатель допустил ошибку при подсчете общего стажа работы и внес неверные сведения в дубликат трудовой книжки.
В этом случае в дубликат необходимо внести исправления путем признания записи недействительной и внесения в трудовую книжку правильной записи25.
Дубликат на вкладыш к трудовой
Вкладыш в трудовую книжку оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Следовательно, при утере вкладыша порядок действий такой же, как и при выдаче дубликата трудовой книжки26.
Ответственность
За утерю трудовой книжки работодатель может быть привлечен к административной ответственности. В данном случае будет нарушен порядок учета и хранения трудовых книжек27. За что работодателю будет вынесено предупреждение или может быть наложен штраф (ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ):
- на должностных лиц и предпринимателей – в размере от 1000 до 5000 руб. (за повторное нарушение – от 10 000 до 20 000 руб.);
- на организации – от 30 000 до 50 000 руб. (за повторное нарушение – от 50 000 до 70 000 руб.).
Если работодатель отказывается выдать дубликат
Если работодатель не выдаст уволенному сотруднику трудовую книжку (в нашем случае дубликат), то считается, что он незаконно лишил его возможности трудоустроиться и получать заработную плату28. В этом случае днем увольнения считается день выдачи трудовой книжки.
О новом дне увольнения гражданина издается приказ работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись об увольнении признается недействительной (п. 35 Правил). Работодателю придется возместить работнику не полученный им за этот период заработок (ст. 234 ТК РФ).
Также работник вправе претендовать на проценты за нарушение сроков выплаты зарплаты и компенсацию морального вреда29 (ст. 234 и 236 ТК РФ).
Если при трудоустройстве у гражданина отсутствует трудовая книжка по причине ее потери предыдущим работодателем и отказа сделать дубликат, то на новой работе по заявлению сотрудника заводится новая трудовая книжка (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).
Если предыдущим работодателем будет выписан дубликат, то можно продолжать вести новую трудовую книжку либо перенести соответствующие записи в предыдущую книжку.
Решение по данному вопросу работодатель должен принимать по согласованию с работником30.
В случае отказа работодателя выдать дубликат трудовой книжки работник может обратиться в суд по месту нахождения или регистрации организации с исковым заявлением. К заявлению необходимо приложить документы, обосновывающие требования: трудовой договор, письменные доказательства (в частности, заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с отметкой работодателя о получении и т.п.)31.
Государственный инспектор труда не вправе выдавать работодателю предписание, подлежащее обязательному исполнению, по искам, принятым к рассмотрению судом, или вопросам, по которым имеется решение суда (ч. 2 ст. 357 ТК РФ). Таким образом, подавая Иск в суд, работник утрачивает возможность защиты своих трудовых прав в трудовой инспекции32.
Если работник не забирает дубликат
Если работник не забирает дубликат, то работодатель действует так же, как и с оригиналом трудовой книжки.
Направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (желательно это сделать заказным письмом) либо дать согласие на отправление ее по почте.
После направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за невыдачу трудовой книжки34 (ст. 84.1 ТК РФ и п. 36 Правил).
Обратите внимание: не полученную работником трудовую книжку следует хранить до востребования либо не менее чем 75 лет (п. 43 Правил и ст.
664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Бывает, что при пересылке трудовая книжка теряется. В этом случае порядок ее восстановления тот же. Для получения дубликата гражданин пишет заявление по месту последней работы. Далее Процедура оформления дубликата обычная35.
Книга учета трудовых книжек
Часто кадровики задают вопрос: что необходимо написать в книге движения трудовых книжек36 в разделе, где указана утерянная трудовая книжка? Специалисты Роструда считают, что поскольку оформление дубликата связано с утратой трудовой книжки, в журнале необходимо написать «Утрачена»37 (Пример 4).
Пример 4. Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Где искать трудовую книжку, если организация закрылась?
Специалисты Роструда рекомендовали38 действовать следующим образом:
- если работодатель не ликвидирован, а было ликвидировано только структурное подразделение, в котором гражданин работал, то с требованием выдать трудовую книжку следует обратиться к работодателю по адресу его местонахождения;
- если организация находится в процессе банкротства, то можно обратиться к конкурсному управляющему;
- если организация ликвидирована, то можно обратиться в уполномоченный орган в сфере архивного дела на территории субъекта, где был зарегистрирован работодатель, куда должны были быть сданы документы при ликвидации.
Массовая утрата трудовых книжек
Вкратце рассмотрим массовую утрату работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п.
34 Правил, Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50).
Речь идет о стихийных бедствиях, экологических и техногенных катастрофах, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах.
В этих случаях трудовой стаж работников устанавливается специально организованной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъекта РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Факт и периоды работы определяются комиссией из документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.
), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.
Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.
Отметим, что срок для проведения расследования комиссией и выдачи работнику дубликата трудовой книжки не установлен39.
Ответственность за невыдачу трудовой книжки при увольнении в размере заработка за период, в течение которого работник не мог устроиться на работу, организация будет нести только в случае признания действий работодателя, повлекших массовую утрату трудовых книжек, незаконными40.