В трудовой книжке по месту работы вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие записи: б) о времени обучения в профессионально-технических и других училищах, на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
Правила от 16. 04. 03, п. 21 В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись: б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
Таким образом, в новых Правилах сведения об обучении в профессионально-технических и других училищах не включены как вид информации в содержательную часть трудовой книжки.
Однако факт наличия у работника необходимого образования всегда может быть подтвержден соответствующим документом, выданным учебным заведением.
О категории и профессии Изменение профессии в справочнике по квалификациям либо в тексте штатного расписания заносится в книжку. Обновление выполняется в соответствии с приказом, о чем работник информируется.
Специалисты категорируются по квалификационным разрядам, классности и иным уровням отличия. Отметки о категории специальной подготовки вписываются в третью графу.
По типу: «Присвоена, указывается квалификационная категория, указывается должность». О повышении квалификации Факты обучения, повышение специального уровня, переквалификации, подготовки вновь поступивших сотрудников, совместно с периодом фиксируются в третьей колонке.
К записям, вносимым в трудовую книжку, относится повышение квалификации по срокам обучения, превышающее 72 часа, или профессиональная переподготовка более 500 часов.
ставится только подпись. . никаких записей типа ознакомлен и тп не надо делать это где-нибудь прописано? Конечно: Правила ведения ТК: Статья 35.
При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).
Организации и индивидуальные предприниматели ведут на своих сотрудников трудовые книжки. Этот документ подтверждает факт трудовой деятельности работника и его стаж. Как следствие, информация, внесенная в этот документ, оказывает влияние на последующее трудоустройство работника и начисление пенсии по завершении трудовой деятельности.
По этой причине законодательство строго регламентирует порядок ведения этого документа, давая четкие рекомендации по внесению тех или иных записей и совершению прочих действий с этим документом (производству бланков, хранению и т. п. ). Работник с записями в трудовой книжке должен быть ознакомлен (образец записи о таком ознакомлении законодательством не предусмотрен, для соответствующего подтверждения достаточно подписи работника).
Этот вопрос возникает, очевидно, в связи с тем, что время обучения в училищах и школах профессионально-технического образования засчитывается в непрерывный трудовой стаж, с которым связан расчет размера пособия по временной нетрудоспособности, если перерыв между днем окончания училища или школы и днем поступления на работу не превысил 3 месяцев (постановление Совета Министров СССР от 13. 04.
Чтобы ответить на этот вопрос, сравним тексты Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20. 06. 74 № 162, и Правил (от 16. 04. 03). Помимо самой формы, приказом были утверждены и краткие указания по ее применению и заполнению.
Так вот, согласно Указаниям с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш), о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении администрация обязана ознакомить владельца этой книжки (вкладыша) под роспись в графе 6 раздела III личной карточки.
До 2003 года порядок заполнения трудовых книжек регламентировался совместным постановлением Совета министров СССР и Всесоюзного центрального совета профессиональных союзов от 06. 09.
1973 № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих (далее — По становление от 06. 09.
1973) и утвержденной в соответствии с этим постановлением Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв.
постановлением Госкомтруда СССР от 20. 06. 1974 № 162; далее — Инструкция от 20. 06. 1974).
Что же было написано в этих документах по поводу ознакомления работников с записями в их трудовых книжках? Так, Пункт 7 Постановления от 06. 09.
1973 гласил, что с каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш), о назначениях, перемещениях и увольнении администрация обязана ознакомить владельца этой книжки.
Непонятно, конечно, каким образом знакомить работников с записями, но ЗАТО ясно, что ознакомление не было связано с какой-либо установленной периодичностью, оно зависело только от перемен, происходящих в трудовой деятельности работника. Помимо самой формы, приказом были утверждены и краткие указания по ее применению и заполнению.
Так вот, согласно Указаниям с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш), о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении администрация обязана ознакомить владельца этой книжки (вкладыша) под роспись в графе 6 раздела III личной карточки.
В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты сказано, что с каждой записью, вносимой в личную карточку на основании приказа (распоряжения), о приеме на работу и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу администрация обязана ознакомить работника под роспись в графе 6 раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу». В пункте 2. 4.
Инструкции от 20. 06. 1974 уточнялось, что с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш), о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении администрация обязана ознакомить владельца этой книжки (вкладыша) под роспись в личной карточке (форма № Т-2, утв.
приказом Центрального статистического управления СССР от 25. 05. 1979 № 248 «Обутверждении типовой межведомственной формы первичной учетной документации № Т-2»), где должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).
Трудовым кодексом РФ предусмотрено, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Однако нигде не написано, должен ли работодатель знакомить работника с записями в его трудовой книжке.
Исключение составляет запись об увольнении. Только в этом случае работник ставит свою подпись об ознакомлении.
В связи с этим кадровики на практике спорят между собой — нужно ли знакомить работника со всеми записями в его трудовой книжке или только с записью об увольнении? Некоторые утверждают, что знакомить необходимо со всеми записями, поэтому создают различные вкладыши «об ознакомлении в трудовых книжках работников, другие полагают, что делать это надо только при увольнении. Встречаются и такие, кто думает, что работника знакомить с записями в трудовой вообще не обязательно.
Кадровики спорят. Ну а мы попытаемся поставить точку в этом вопросе. Как Работник Должен Написать в Трудовой Книжке что Ознакомлен с Записью
Внимание
В.И. АНДРЕЕВА, канд. ист. наук, проф. кафедры трудового права Российской академии правосудия Сведения о работе по совместительству Информация о времени службы и об обучении Ознакомление работника с записями в трудовой книжке В предыдущей части статьи мы рассмотрели, как следует заполнять раздел {amp}amp;#171;
Сведения о работе{amp}amp;#187; трудовой книжки, выделив две ситуации: когда трудовая книжка работника оформляется впервые и когда записи в ней продолжаются. Работникам кадровых служб следует руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв.
Ознакомление работника с записями в трудовой книжке
Специалисты отдела кадров знают, что необходимо ознакомить работника с записями в трудовой книжке. Но часто задаются вопросам, как подтвердить ознакомление работника с записями в трудовой книжке? Неужели под каждой записью в трудовой работник должен лично расписаться?
Для ответа на поставленные вопросы нам понадобятся Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»») (далее — Правила).
Ознакомление работника с записями в трудовой книжке — правовое обоснование
Пункт 12 Правил устанавливает, что работодатель обязан ознакомить работника с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении. Ознакомить обязан под роспись. НО! Не в трудовой книжке, а в личной карточке работника, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Вроде все понятно. Ознакомление работника с записями в трудовой книжке производится посредством его личной карточки. Но откуда тогда в головах у некоторых специалистов кадров засело утверждение, что ознакомление с записями должно подтверждаться подписью в трудовой?
По моему мнению происходит просто подмена понятий, установленных Правилами.
Рассмотренный пункт 12 Правил устанавливает порядок ознакомления работника с записями в трудовой книжке. И понятие “ознакомление” путается с понятием “заверение” записей, внесенных в трудовую книжку, установленным пунктом 35 Правил.
В соответствии с пунктом 35 Правил при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются. Заверяются записи в трудовой следующим путем:
- подписью работодателя либо ответственного лица;
- печатью работодателя;
- подписью работника.
При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.
Таким образом, ознакомление работника с записями в трудовой книжке в период его трудовой деятельности у работодателя производится посредством личной карточки.
Не нужно под каждой записью о приеме на работу, переводе ставить личную подпись работника.
Только в день увольнения необходимо заверить все записи, которые были внесены в трудовую книжку работника, в том числе, и личной подписью работника.
Работодатель не отдает трудовую книжку
Запись в трудовой книжке ОЗНАКОМЛЕН
Достаточно часто возникает вопрос необходимо или нет при увольнении работника делать запись в трудовой книжке “Ознакомлен”. Если взять несколько трудовых книжек работников, ранее работавших в разных местах, то становится понятно, что однозначной позиции у кадровиков в этом вопросе нет. В одних трудовых книжках запись “Ознакомлен” присутствует, в других нет.
Выскажу собственное мнение. При увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку у данного работодателя, заверяются, в том числе, и личной подписью работника. Поэтому логичнее бы выглядела запись в трудовой книжке не ОЗНАКОМЛЕН, а ЗАПИСАНО ВЕРНО или просто ВЕРНО.
Поэтому никаких лишних записей в трудовую книжку вносить не следует. Работник удостоверился, что все записи внесены верно, пусть заверит этот факт подписью и все.
Где работник должен быть ознакомлен с записью в трудовой книжке
Как правило, работник при увольнении должен подписаться, что он ознакомлен с записями в трудовой книжке. На этом этапе и завершаются трудовые отношения организации и работника. Когда стоит вопрос, где работник должен быть ознакомлен с записью в трудовой книжке, можно дать один четкий ответ – в отделе кадров организации, где он работал, и откуда увольняется.
Ознакомление с записями
Очередь работника поставить свою подпись про ознакомление с записями в трудовой книжке наступает после того, как расписывается сотрудник, ответственный за хранение книжек.
Также ошибкой считается наличие такой формулировки, как «с записями ознакомлен». Обычно аргументом в пользу этой записи может быть утверждение о том, что подобная формулировка встречалась в пособии или статье.
Некоторые могут дать ссылку на п. 35 Правил. Но согласно этому пункту, подпись напротив этой записи должен поставить не только бывший сотрудник предприятия, но и его директор.
Поэтому, запись «ознакомлен» в трудовой книжке в этом случае должна ставиться по всем правилам.
Расшифровка при ознакомлении
Нередко при оформлении трудовой книжки около подписи ответственного за ведение книжки может возникнуть еще одна неизвестно чья подпись, у которой совсем нет расшифровок. Причиной этого является мнение специалистов о том, что вместо указания полных «реквизитов» можно всего лишь подписаться.
Кроме того, когда происходит ознакомление работника с записями в трудовой книжке, некоторые сотрудники записывают расшифровку слишком неразборчиво. Это также может послужить источником проблем.
Особенно это касается тех, кто приехал из другой страны, где письменность и начертание слишком отличается от кириллицы.
Поэтому необходимо не только сделать полную расшифровку, но и записать ее аккуратно и разборчиво.
Кое-кто считает, что, закрывая блок всех записей, работник не должен ставить расшифровку и хватит лишь одной его подписи. Это ошибка, поэтому после того, как сотрудник с записью в трудовой книжке ознакомлен, он должен полностью написать фамилию и свои инициалы.
А ошибка эта распространена по одной простой причине: многие думают, что одной расшифровки в самом начале трудовой книжки хватит. Такой аргумент ошибочен.
Например, владелец книжки – женщина, и после того, как она выйдет замуж, ее фамилия поменяется, и запись будет отличаться.
Указание должности работника
Также не совсем по правилам будет оформлена запись без указания той должности, с которой был уволен работник. Основной аргумент в таком случае – бывший сотрудник уже не работник данного предприятия, поэтому, когда он пишет, что с записями в трудовой книжке ознакомлен, указание того, на какой должности он был трудоустроен, не нужно совсем.
На самом деле, этот аргумент напрямую противоречит трудовому законодательству. Ведь согласно ТК Российской Федерации, в день увольнения работника он еще считается сотрудником предприятия. И в табеле, где указывается рабочее время, этот день считается отработанным. Таким образом, согласно приведенным аргументам, необходимо кроме подписи и ее расшифровки указать и должность увольняющегося.
Проблема возникает в случае увольнения, например, инженера, наименование должности которого включает перечисление всех тех процессов, которыми он занимается. То есть в трудовой книжке это может занять очень много места.
Также возникает вопрос, что делать, если увольняется человек из отдела кадров, и название его должности такое же, как и у увольняющего его сотрудника.
Как же тогда сделать запись в трудовой книжке об ознакомлении? В таком случае рекомендуется просто поставить слово «работник», после которого ставится подпись.
Подписи бывшего сотрудника и кадровика стоят в одной графе одна под другой, причем совсем без пропуска строчек. Сразу же после того, как специалист отдела кадров подписывается, нужно поставить и печать. А вот на практике дело происходит иначе: печать ставят уже после подписи увольняемого, чтобы оттиск был размещен оптимально.
Кто должен расписываться в трудовой книжке при увольнении
Обновление: 16 декабря 2020 г.
Организации и индивидуальные предприниматели ведут на своих сотрудников трудовые книжки. Этот документ подтверждает факт трудовой деятельности работника и его стаж. Как следствие, информация, внесенная в этот документ, оказывает влияние на последующее трудоустройство работника и начисление пенсии по завершении трудовой деятельности.
По этой причине законодательство строго регламентирует порядок ведения этого документа, давая четкие рекомендации по внесению тех или иных записей и совершению прочих действий с этим документом (производству бланков, хранению и т.п.).
Работник с записями в трудовой книжке должен быть ознакомлен (образец записи о таком ознакомлении законодательством не предусмотрен, для соответствующего подтверждения достаточно подписи работника).
Трудовая книжка
Трудовая книжка представляет собой небольшой многостраничный документ, состоящий из нескольких разделов. Его форма предусмотрена государством и является обязательной к применению на основании положений норм закона. В трудовой книжке формируются история трудовой деятельности и стаж наемного работника.
Форма и порядок составления таких книжек закреплены в двух подзаконных актах:
- Правилах, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
- Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).
Рассматриваемый документ, как правило, хранится у работодателя. Исключение из правил составляют случаи, когда работник не осуществляет трудовую деятельность по найму в организации или у индивидуального предпринимателя.
Законодательством предусмотрены случаи, когда работник имеет доступ к этому документу для проставления в нем своей подписи об ознакомлении.
Пункт 12 Правил обязывает работодателей осуществлять ознакомление сотрудников со следующими сведениями, записываемыми в трудовую книжку:
- информацией о выполняемой работе;
- сведениями о переводах;
- записями об увольнениях и их основаниях.
Как правило, ознакомление производится следующим образом:
- должностное лицо кадрового подразделения записывает соответствующую информацию в трудовую книжку и личную карточку, после чего приглашает работника для ознакомления с ней;
- после ознакомления работника с записью указанное должностное лицо просит его расписаться под записью в трудовой книжке и личной карточке.
Форма личной карточки содержится в Приложении к Постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (унифицированная форма № Т-2).
- Для того, чтобы подтвердить факт ознакомления, сотруднику достаточно поставить подпись.
- Важно определить, когда именно нужно ознакомить работника с соответствующей информацией.
- Пункт 35 Правил гласит, что при увольнении записи в трудовой книжке работника подтверждаются работодателем и работником, кроме случая, когда трудовая книжка вручается работнику не на руки, а посредством почтового отправления (с его согласия).
- Таким образом, для ознакомления работника с записями в трудовой книжке достаточно однократного проставления его подписи при увольнении.
- Указывать же в трудовой книжке какие-либо дополнительные формулировки (например «ознакомлен», «сведения подтверждаю», «запись верна» и тому подобные) не следует.
Сведения, содержащиеся в трудовых книжках сотрудников, имеют большое значение не только в период их активной профессиональной деятельности, но и при выходе на пенсию.
Любая неточность может иметь негативные последствия для работающих граждан, например, существенно уменьшить их реальный стаж.
Неслучайно ознакомление работника с записями в трудовой книжке является обязанностью любого работодателя, но только в строго определенных случаях.
Прием и увольнение директора: кадровый учет
Трудовые отношения с работником заканчиваются изданием приказа об увольнении и внесением об этом записи в трудовую книжку.
Саму запись об увольнении сделать довольно просто, ведь в Инструкции по заполнению трудовых книжек 1 (далее – Инструкция) имеются образцы формулировок, касающихся почти всех наиболее распространенных оснований прекращения (расторжения) трудового договора.
Итак, запись об увольнении внесена. Теперь работник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен «закрыть», заверить все записи, внесенные в трудовую книжку данным работодателем. Как это сделать?
Ответ на этот вопрос можно обнаружить в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей2 (далее – Правила). Согласно п.
10 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.
На первый взгляд, данная норма содержит предельно ясные предписания. Несмотря на это на практике специалисты встречаются с некоторыми затруднениями. Прежде всего появляется вопрос: кто именно из должностных лиц организации должен подписываться в этом случае за работодателя? Согласно п.
45 Правил ответственность за работу с трудовой книжкой (ведение, хранение, учет, выдача и т.п.) несет работодатель. Но работодателем для работника является юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (иные работодатели – физические лица трудовые книжки на своих работников не ведут).
Как в табеле отмечать отстранение иностранца от работы
С индивидуальным предпринимателем все ясно – он сам может вносить записи в трудовую книжку. А если работодатель – юридическое лицо? В этом случае за все в ответе руководитель (то есть единоличный исполнительный орган).
Он может называться директором, генеральным директором и даже президентом. Суть от этого не меняется – вся полнота ответственности лежит именно на нем как на представителе работодателя. Значит, заверить записи при увольнении может сам руководитель.
Однако редкий руководитель лично занимается трудовыми книжками (может быть, за исключением руководителей предприятий малого бизнеса). Чаще всего ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
Это может быть кадровик, бухгалтер или секретарь, на которого возложили дополнительные обязанности по ведению трудовых книжек в рамках кадрового делопроизводства. Обратите внимание, что простого упоминания об этих обязанностях в трудовом договоре или должностной инструкции недостаточно.
Пример 1
Индивидуальный предприниматель также может назначить ответственным за работу с трудовыми книжками любого из своих работников, как чаще всего и происходит на практике.
Иногда бывает, что назначенный ответственным за эту работу сотрудник (в нашем примере это секретарь) уходит на «больничный», соответственно, не может оформить трудовую книжку увольняющемуся работнику.
Как поступить в этом случае? Лучше всего, если руководитель самостоятельно оформит трудовую книжку работнику. Если руководитель по каким-то причинам не желает или не может этого сделать, то ему следует издать приказ следующего содержания (см. Пример 2).
Пример 2
Таким образом, закрывать блок записей в трудовую книжку должна подпись специально уполномоченного лица. Если таким лицом являетесь вы, то у вас может возникнуть еще ряд вопросов относительно способа ее оформления.
2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г. №225) установленного образца является основным документом о деятельности и трудовом стаже работника.
Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
Порядок выдачи трудовой на руки увольняемому работнику предусматривает выполнение нескольких последовательных процедур, наиболее трудоемкой и ответственной из которых является предварительная подготовка к выдаче, которая в общем случае должна быть завершена к дате его увольнения.
Подробнее об этом читайте в представленном материале. Увольнение работника (прекращение трудового договора) сопровождается изданием приказа, распоряжения или иного решения работодателя и внесением соответствующей записи в.
В этом случае, при оформлении книжки следует руководствоваться разделом 5
КБК по страховым взносам на 2020 год: таблица с расшифровкой
«Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)»
Ознакомление в трудовой книжке при увольнении
Статья акутальна на: Декабрь 2020 г.
Организации и индивидуальные предприниматели ведут на своих сотрудников трудовые книжки. Этот документ подтверждает факт трудовой деятельности работника и его стаж.
Как следствие, информация, внесенная в этот документ, оказывает влияние на последующее трудоустройство работника и начисление пенсии по завершении трудовой деятельности.
По этой причине законодательство строго регламентирует порядок ведения этого документа, давая четкие рекомендации по внесению тех или иных записей и совершению прочих действий с этим документом (производству бланков, хранению и т.п.).
Работник с записями в трудовой книжке должен быть ознакомлен (образец записи о таком ознакомлении законодательством не предусмотрен, для соответствующего подтверждения достаточно подписи работника).
Трудовая книжка
Трудовая книжка представляет собой небольшой многостраничный документ, состоящий из нескольких разделов. Его форма предусмотрена государством и является обязательной к применению на основании положений норм закона. В трудовой книжке формируются история трудовой деятельности и стаж наемного работника.
Форма и порядок составления таких книжек закреплены в двух подзаконных актах:
- Правилах, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
- Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).
Рассматриваемый документ, как правило, хранится у работодателя. Исключение из правил составляют случаи, когда работник не осуществляет трудовую деятельность по найму в организации или у индивидуального предпринимателя.
Законодательством предусмотрены случаи, когда работник имеет доступ к этому документу для проставления в нем своей подписи об ознакомлении.
Ознакомление работника с записями в трудовой книжке
Пункт 12 Правил обязывает работодателей осуществлять ознакомление сотрудников со следующими сведениями, записываемыми в трудовую книжку:
- информацией о выполняемой работе;
- сведениями о переводах;
- записями об увольнениях и их основаниях.
Как правило, ознакомление производится следующим образом:
- должностное лицо кадрового подразделения записывает соответствующую информацию в трудовую книжку и личную карточку, после чего приглашает работника для ознакомления с ней;
- после ознакомления работника с записью указанное должностное лицо просит его расписаться под записью в трудовой книжке и личной карточке.
Форма личной карточки содержится в Приложении к Постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (унифицированная форма № Т-2).
Для того, чтобы подтвердить факт ознакомления, сотруднику достаточно поставить подпись.
Важно определить, когда именно нужно ознакомить работника с соответствующей информацией.
Пункт 35 Правил гласит, что при увольнении записи в трудовой книжке работника подтверждаются работодателем и работником, кроме случая, когда трудовая книжка вручается работнику не на руки, а посредством почтового отправления (с его согласия).
Таким образом, для ознакомления работника с записями в трудовой книжке достаточно однократного проставления его подписи при увольнении.
Указывать же в трудовой книжке какие-либо дополнительные формулировки (например «ознакомлен», «сведения подтверждаю», «запись верна» и тому подобные) не следует.
Порядок ознакомления с записями
Порядок ведения кадрового делопроизводства определен Правилами ведения трудовых книжек. Документ принят Правительством (Постановление №225).
С каждой записью нужно ознакомить сотрудника. После ознакомления ставится роспись. Специалист должен поставить свой автограф в личной карточке, книге движения бланков и самой книжке.
Сначала расписываться должен руководитель или кадровик, потом необходимо, чтобы обязательно расписался работник.
Подпись работника должна ставиться без дополнительных слов: «ознакомлен» или «согласен». Достаточно обычной подписи сотрудника.
После записи в трудовой книжке при увольнении обязательно ставится печать фирмы. Печать для уволенного работника нужно ставить аккуратно. Нужно, чтобы было видно реквизиты приказа, а также подписи кадровика и сотрудника.
Какие записи вносятся в бланк
Обязательно нужно писать, где работал специалист, какую занимал должность, когда и по какой причине расторгнут контракт. Так же указывается информация о наградах, выданных за достойную работу.
Это важно знать: Работодатель не принимает заявление об увольнении
Каждый из перечисленных фактов кадровик фиксирует в бланке не позднее недели со дня наступления. Исключение есть только, когда расторгается контракт. Запись об увольнении делается в последний день исполнения обязанностей.
Срок для оформления сведений отсчитывается со дня вынесения приказа директором.
Под каждой записью должен стоять автограф работника в трудовой книжке. Есть порядок, как работник должен быть с записями ознакомлен. Специалист, который решил уволиться, обычно пишет свою фамилию, инициалы и ставит подпись. Одной подписи без расшифровки инициалов будет недостаточно.
Перед тем, как ставить свой автограф, работнику лучше проверить, правильно ли внесена запись. Сотрудники в первую очередь заинтересованы в том, чтобы бланк оформлялся правильно. Когда допущены ошибки, кадровик вносит коррективы. Зачеркивания не допускаются. Текст признается недействительным, а следом делается корректная запись.
Работнику не придется писать: с записью в трудовой книжке ознакомлен, не понадобится образец, если налагается дисциплинарное взыскание. Ведь сведения о наказаниях в бланк не заносятся. Исключением является увольнение. При увольнении по соответствующим основаниям, предусмотренным ТК РФ, записывается информация в бланк.
Кто вносит записи совместителю
Ознакомление совместителя с записями в трудовой книжке ведется специалистом кадровой службы по месту основной работы. Соответственно, человека знакомят с информацией по основному месту службы.
Для подтверждения информации совместитель представляет справки со второй работы. Справки служат основанием для внесения информации.
Кадровое делопроизводство без печатей
Все привыкли, что текст заверяется печатью. Однако в Инструкцию внесены изменения. Если на фирме нет печати, то и не нужно ее ставить. Скорректировал кадровое делопроизводство Минтруд. Приказ № 588н принят в октябре 2016 г. Информация о том, что общество печати не имеет, обязательно должна быть отражена в Уставе.
Важно! Можно не ставить штамп на титульном листе и внутри бланка, если фирма работает без печати. Причем информация об отсутствии штампа должна закрепляться в Уставе.
Бизнес можно вести без печатей с 2015 года. Изменения применимы к кадровому делопроизводству с октября 2016 г.
Итак, текст бланков заверяется штампом, если он имеется в компании.
Ошибки при оформлении
Казалось бы, весь процесс делопроизводства установлен правовыми актами, тем не менее, совершаются ошибки.
5 распространенных ошибок при оформлении бланков:
- Записи вносятся произвольно.
- Неправильно указывается статья ТК РФ при расторжении контракта.
- Ошибочный текст просто перечеркивается.
- Забывают, чтобы уволенный специалист заверил своей подписью текст.
- Отсутствует приказ о назначении специалиста, ответственного за оформление.
- Отсутствуют сведения о том, что сотрудница поменяла фамилию.
- Указываются разные должности в контракте и книжке.
- Вносятся сведения о наказаниях.
Есть и самая серьезная ошибка: отсутствуют записи в документах, подтверждающих трудоустройство сотрудников.
Ошибки имеют печальные последствия. Если нарушения обнаружат инспекторы по труду, компании придется платить Штраф. Последствия ошибок так же отражаются на работнике. Специалисты пенсионного отделения откажутся включать период деятельности в стаж, если печать плохо видна или не читается. Для подтверждения стажа человеку придется собирать справки.
Особенности заполнения трудовой книжки: при реорганизации, при дисциплинарных взысканиях, ознакомление с записью
Каждый официально работающий человек располагает трудовой книжкой. Что с ней происходит в кадровых недрах работодателей, редко кто представляет. По факту, книжка сдаётся при приёме на работу и таким же образом получается назад.
Что в неё записывается, волнует граждан только при возникновении трудностей оформления пенсии и дополнительных удовольствий. Не стоит сильно доверяться кадровикам, лучше самостоятельно разобраться и контролировать события своей жизни.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Запись в трудовой ознакомлен
Пункт 12 Правил устанавливает, что работодатель обязан ознакомить работника с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении. Ознакомить обязан под роспись. НО! Не в трудовой книжке, а в личной карточке работника, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Вроде все понятно. Ознакомление работника с записями в трудовой книжке производится посредством его личной карточки. Но откуда тогда в головах у некоторых специалистов кадров засело утверждение, что ознакомление с записями должно подтверждаться подписью в трудовой?
По моему мнению происходит просто подмена понятий, установленных Правилами.
Рассмотренный пункт 12 Правил устанавливает порядок ознакомления работника с записями в трудовой книжке. И понятие “ознакомление” путается с понятием “заверение” записей, внесенных в трудовую книжку, установленным пунктом 35 Правил.
В соответствии с пунктом 35 Правил при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются. Заверяются записи в трудовой следующим путем:
- подписью работодателя либо ответственного лица;
- печатью работодателя;
- подписью работника.
При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.
Таким образом, ознакомление работника с записями в трудовой книжке в период его трудовой деятельности у работодателя производится посредством личной карточки.
Не нужно под каждой записью о приеме на работу, переводе ставить личную подпись работника.
Только в день увольнения необходимо заверить все записи, которые были внесены в трудовую книжку работника, в том числе, и личной подписью работника.
Правила оформления
Как записываются даты?
Официальные бумаги не обходятся без сносок на время, когда происходит событие. День и месяц года обозначаются двумя знакоместами, год – четырьмя. Написание производится общепринятыми цифрами десятичной системы, называемыми арабскими.
Например, при заполнении титульного листа трудовой книжки год рождения владельца книжки 25 ноября 1980 года, запись выполняется цифровым значением, таким как 25.11.1980.
Чем совершаются записи?
Как письменные принадлежности, используются перьевая, гелевая и шариковая ручка, оснащаемые световодостойким пишущим наполнителем. Вносить записи разрешается только тремя цветами: чёрным, синим, фиолетовым.
О полноте информации
Сокращать слова при заполнении, запрещается. Для примера, написание слова «Приказ» пишется полностью и не сокращается до двух букв – «Пр.». Правило учёта – аккуратность и полнота, исключающая двоякое толкование.
Зачёркивать или нет?
Правила установили следующее. Зачёркивать разрешается только на первой странице, да и то, только информацию, меняющуюся безвозвратно. Например, изменение фамилии или имени. В остальных разделах помарка в трудовой книжке запрещается, какие бы изменения ни происходили с владельцем.
Сроки на внесение сведений
Правилами оформления книжки установлен семидневный срок на учёт информации, относящейся к трудоустройству, перемещению, повышению квалификационного уровня, награждению.
Факт окончания рабочих отношений заносится последним днём работы согласно тексту Трудового кодекса РФ (далее ТК РФ). Всякая запись дублируется в личной карточке, о чём уведомляется работник, своей подписью, подтверждающий ознакомление.
Требования к содержанию
Дневник о занятости, такое название, точнее бы отвечало назначению и содержанию документа. В нём содержится персональная информация о человеке и его рабочей жизни.
Содержание рисует своего рода портрет владельца – качества, пристрастия, стремления, достижения. Отметки в книжке отвечают на вопросы о личности владельца.
Например, обратившись к содержанию, допустимо сделать предположение о материальном достатке, способностях, постоянстве и прочих обстоятельствах жизни.
Какую информацию содержит первая страница и правила её заполнения?
Сообщения заносятся на странице № 1 с соблюдением следующих требований:
- запрещается сокращать либо заменять инициалами полное имя и отчество, вписываемые в точности с паспортными данными;
- отметка об образовании ставится по соответствующим документам;
- специальность учитывается по документу, свидетельствующему о специальной подготовке.
Правильность заполнения удостоверяется владельцем путём проставления личной подписи после строки о дате учёта. Завершается лист подписью кадровика и оттиском печати учреждения.
Вписывать информацию впервые, вправе исключительно работодатель организация.
Структура сведений о работе и поощрениях
Отметки о рабочей занятости, поощрениях заносятся в таблицу, состоящую из четырёх столбцов:
- Порядковый номер;
- Дата;
- Информация о трудоустройстве, перемещении, квалификационном уровне, прекращении отношений;
- Указание на документ, ставший основой для записи.
С чего начинаются рабочие записи?
Описание рабочей истории начинается с обозначения работодателя по типу заголовка в 3-м столбце. Далее с соблюдением порядка учёта идёт извещение о трудоустройстве, перемещении, окончании взаимоотношений.
Учёт трудоустройства и перемещения
Каждый наниматель стремится к установленному уровню принимаемых специалистов. Приём происходит по вакансиям штатного расписания, требующим соответствие конкретной специальности.
Вносимая информация должна точно совпадать с текстом в штатном расписании организации об этой профессии.
Пример: «Принят на должность охранника сектора охраны № 1 отдела охраны управления безопасности», «Переведён на должность инспектора сектора ….»
Требования к учёту профессий повышенной сложности
Выполняя специальные задачи, отмеченные государством, каждый вправе претендовать на предусмотренные льготы. Правильные записи в трудовой книжке – Залог получения таких преимуществ. Некоторые профессии, в отношении которых государством сделан вывод об их опасности и сложности, внесены в Квалификационный справочник, согласно которому вносятся данные в книжку.
Запись о переименовании должности
Переименование должности сопровождается письменным соглашением. После этого издаётся приказ о переводе на другую работу, о чём совершается запись: «Переведена на должность …..».
Запись в трудовую книжку о переименовании должности — образец.
О категории и профессии
Специалисты категорируются по квалификационным разрядам, классности и иным уровням отличия. Отметки о категории специальной подготовки вписываются в третью графу. По типу: «Присвоена, указывается квалификационная категория, указывается должность».
О повышении квалификации
Факты обучения, повышение специального уровня, переквалификации, подготовки вновь поступивших сотрудников, совместно с периодом фиксируются в третьей колонке.
К записям, вносимым в трудовую книжку, относится повышение квалификации по срокам обучения, превышающее 72 часа, или профессиональная переподготовка более 500 часов. Форма записи нормативно не устанавливается, но может выглядеть по типу: с «даты» по «дату» обучался «указывается где». Обучение подтверждается удостоверением.
Запись в трудовой книжке о повышении квалификации — образец.
Нужно ли учитывать изменения в профессиональной подготовке или получение другой специальности?
Приобретение дополнительной специальности, установление повышенной квалификационной категории регистрируется. Учёт сведений об образовании в трудовой книжке выполняется построчно в точности с рекомендациями 1–4 колонок:
- порядковый номер;
- дата установления;
- данные о приобретённой профессии, категории;
- указание на обосновывающий документ.
Пример: «Установлена вторая профессия …. с присвоением …. разряда». Внесённая информация способствует росту конкурентоспособности работника при назначении на вышестоящую должность или трудоустройстве.
Учёт совместительства
Данные о совместительстве заносятся по представлению документальных подтверждений. Действие совершается нанимателем в месте основной работы.
О замене наименования организации
Запись больше важна гражданину, нежели работодателю. Нить правопреемственности юридического лица в документах обязательно нужно сохранить.
Причины для смены наименования разные, а действие по учёту, одинаково. В третьей колонке фиксируется:
- предыдущее обозначение;
- дата изменения;
- приобретаемое имя.
Например: «ООО Светлый путь с 01.08.2001 переименовано в ООО Тёмная ночь».
Сноска на изменяющий источник фиксируется в четвёртом столбце.
Привлечение к исправительным работам
Административная ответственность, препятствующая выполнению основных рабочих функций, учитывается.
Исправительные работы регистрируются порядковым номером в третьей колонке с отражением срока, не считаемого для определения непрерывного стажа.