Можно ли: отправляла претензию организации через почты но утеряла чек о его отправке но отправляла

Почту России нельзя игнорировать, если вы хотите доставлять заказы клиентам действительно по всей России. Раньше с почтой было много трудностей, но в последние пару лет она становится лучше, этого нельзя не заметить. Вот только при работе с Почтой России у интернет-магазинов вопросов меньше не становится. Сегодня расскажу о нескольких полезных штуках, о которых вы могли не знать.

Содержание

За 5 лет работы мы отправили около 5 тысяч заказов через Почту России, при этом безвозвратно были утеряны только два(!) заказ, которые мы восстановили клиентам за свой счет. Все остальные благополучно дошли до получателей.

Наверняка многие не поверят такой замечательной статистике, но я рассказываю что есть. Это даже не со слов друзей — это собственный опыт. Конечно, было много сложностей, мелких проблем, но все они оказались решаемыми.

Начнем с простого.

Ребята из dadata.ru написали на Хабре хороший пост — «Почта России» для чайников». Я решил последовать примеру. Вытащил из запасников черновик этой статьи, стряхнул пыль, дописал и предлагаю вашему вниманию.

Как найти посылку, которая потерялась

Все сроки вышли, посылка не дошла, клиент беспокоится. Что делать? Единственное конструктивное решение — подать заявление на розыск. Кстати, подавать его нужно не раньше, чем закончится контрольный срок доставки. Раньше этого срока ваши претензии не примут.

У Почты России есть регламентированные нормативы пересылки почтовых отправлений – контрольные сроки. Информацию по ним можно найти на сайте почты России в разделе «Справка», если ввести в строке поиска «Контрольные сроки пересылки посылок» или «Контрольные сроки отправлений 1 класса».

Можно ли: отправляла претензию организации через почты но утеряла чек о его отправке но отправляла

Подавать заявление на розыск почтового отправления может как отправитель, так и получатель. Конечно, правильнее будет, если это работу на себя возьмет магазин-отправитель. Во-первых, это снимет с клиента лишние проблемы, во-вторых, заявление примут только при наличии копии квитанция (чека) об отправке, которой у получателя, по понятным причинам нет.

Квитанция об отправлении — наше всё. Без этой бумажки, похожей на чек из супермаркета, никакие заявления не примут.

Заведите отдельную папку-скоросшиватель, в которую подшивайте все чеки об отправке. Закончится папка – заведете новую, а на старой поставите дату с периодом, за который в ней подшиты чеки. Более сложный вариант — сканировать или фотографировать квитанции об отправлении и хранить копии в электронном виде.

Чеки-квитанции нужно хранить не менее 6 месяцев (это тот срок, в течение которого почта России принимает претензии в свой адрес). В реальности нужно хранить их дольше, чтобы в случае претензий клиента в ваш адрес, иметь доказательство, что заказ был отправлен.

Вот что нужно для подачи заявления на розыск посылки:

  • паспорт отправителя (того, чье имя указано на посылке, в адресе отправителя, а не курьера, который отнес посылку на почту),
  • копия квитанции об отправке почтового отправления,
  • полные Ф. И. О. получателя.

Вся остальная информация, которая понадобится вам (адрес получателя и его почтовый индекс, тип отправления и т. п.), есть на самой квитанции (чеке).

Куда подавать заявление на розыск

Обычно оно подается в том же почтовом отделении, откуда утерянная посылка была вами отправлена. Но нужно понимать, что такого рода заявления обрабатываются на главпочтамте, и пройдет некоторое время пока документ попадет из отделения, в котором вы его написали на главпочтамт. Если есть возможность, лучше подавать заявление сразу там.

Для подобных заявлений есть специальный бланк. Его можно заполнить и скачать на сайте почты России, но можно написать и в свободной форме. Непосредственно с сайта отправить заявку нельзя. Можно только заполнить и скачать бланк, распечатать его и отнести в почтовое отделение.

Не забудьте указать в заявлении свой сотовый телефон и почтовый адрес, на который вам реально можно доставить почту. Это важно, потому что официальный ответ вам придет именно заказным письмом, а для мелких уточнений могут позвонить. К заявлению обязательно прикладывается копия квитанции об отправке. Недостаточно просто переписать из нее все данные, лучше прикрепите ее степлером к заявке.

Когда заявление примут, вам выдадут отрывной талон, на котором будет указан номер принятого документа, дата подачи, печать и роспись сотрудника, его принявшего. Если отрывной талон не дали, заявление может быть не зарегистрировано и не отработано — обязательно просите талон о регистрации заявления.

А дальше ждем. Отправленные заказы у нас терялись десятки раз и почти всегда после подачи заявки на розыск благополучно находились и были доставлены клиенту. Поэтому не стоит воспринимать заявку на розыск как бессмысленную меру — это реально помогает.

По срокам ожидания: если утерянная посылка адресована в другой город России, то срок рассмотрения заявления составит до 60 дней (по нашему опыту обычно быстрее). Если адресат в том же городе что отправитель, то управятся в течение 5 дней, но таких ситуаций у нас не было, поэтому сказать ничего не могу.

Можно ли: отправляла претензию организации через почты но утеряла чек о его отправке но отправляла

Источник изображения — akoola.org

Как у отправленной посылки изменять адрес доставки или исправить ФИО получателя?

С розыском посылок разобрались, теперь я расскажу о том, как можно в уже отправленных заказах изменять адрес доставки или коррективы в ФИО получателя.

Часто случается, что клиент, указывая свои данные при оформлении заказа, допускает ошибку. Например, может опечататься в своей фамилии. Это вдвойне легко, если заказ оформляется со смартфона, в котором нет удобной клавиатуры и легче легкого промазать пальцем по малюсенькой кнопке на тач-скрине и не заметить этого.

Много раз были случаи, когда клиенту не отдавали посылку на почте, потому что одна буква в фамилии не совпадала. Иногда клиент это решал сам, просто уговорив почтового работника :-), иногда мы писали заявление о смене ФИО получателя.

  • Но однажды была ситуация, историю решения которой можно рассказывать в учебниках по клиентоориентированности.
  • Покупатель, делая заказ, попросил чтобы доставка была не позднее определенной даты, поскольку это подарок и если посылка придет позже то всё теряет смысл: девушка остаётся без подарка, клиент без секса, а мы без клиента.
  • До обозначенной даты было ~10 дней, менеджер, зная что заказ до города Х идет бандеролью первого класса максимум 7 дней, заверил — все будет окей. Так бы и было, если б не два фактора:
  1. Клиент случайно допустил опечатку в своей фамилии.
  2. Выяснилось это за сутки до дня, когда подарок нужно уже вручать.

Клиент по трекеру видел, что заказ прибыл на почту в место вручения. Поэтому не волновался и запланировал его получение за день до обозначенной даты. Но когда он пришел в почтовое отделение за посылкой, ему отказались ее выдавать, потому что фамилия одной буквой не сходится с паспортом. Клиент, конечно, огорчился. Рассчитывая на помощь, позвонил в магазин, объяснил менеджеру ситуацию.

Если б в запасе оставалось дней 5-6, все можно было решить в рамках стандартных бизнес-процессов и у нас, и на почте. Но час икс наступает завтра. Тут даже Флеш из известного сериала не факт что успеет, а медленные механизмы Почты России так быстро не крутятся.

Но оказалось, что есть короткие дороги. Менеджер связалась с заведующей местным главпочтамтом. Что она ей рассказала мне неизвестно, но заведующая согласилась попробовать помочь.

Она телеграфом (не факсом :-)) отправила в нужное почтовое отделение новые данные на получателя, а после еще позвонила туда, чтобы проверили телеграф, потому что, по ее словам, телеграф могут проверять раз в 2 дня.

Ситуация была нестандартная, в обязанности почтовых работников решение таких проблем не входит, но хорошие отношения с хорошими людьми ускоряют многие процессы.

В этот же день проблема была решена, заказчик получил свой заказ, на следующий день поздравил девушку, а нам написал, что все прошло хорошо. Хэппи энд.

Какие из этого можно сделать выводы:

  1. Никогда не ругайтесь с работниками почты, в которых отправляете заказы. Не качайте права, даже если правы. Вам с ними еще работать и неизвестно какие проблемы придется решать с их помощью.

    Да и не красиво это смотрится со стороны. Этот же совет можно прочитать в книгах по нетворкингу.

  2. Если стандартными путями никак не успеть, спрашивайте короткую дорогу. Иногда она есть.

Но ближе к теме. Для подачи заявки потребуется то же самое, что в предыдущем пункте:

  • Паспорт отправителя (того, чье имя указано в адресе отправитель на посылке и квитанции об отправке)
  • Копия чека (квитанция об отправке посылки). Его выдают в момент отправки, на нем указаны все данные, включая номер слежения (трекер) за посылкой.

Далее, идем на главпочтамт и в приемной пишем заявление, где указываем свои данные, информацию о посылке (тип отправления, дату и пр.) и данные получателя, которые были указаны на посылке при отправке. Не пишу подробно, какие именно данные указывать в заявлении, потому что бланк тот же самый (в выпадающем списке выберите «Иное»).

Разница в том, что в этом заявлении нужно указать просьбу о смене адреса или ФИО на новые и причину, по которой эта замена происходит.

Если бланка нет, в приемной вам подскажут, как написать в свободной форме. Главное, приложите копию чека об отправке. В нем есть все необходимые данные.

Важный момент. Смена адреса или имени / фамилии получателя — услуга платная (была от 50 р., сейчас, возможно, выше). Без приложенного к заявлению чека об оплате работа не начнется, поэтому, чтобы повторно не ехать на почтамт, заплатите сразу, как только у вас приняли заявление (даже если вам об этом не сказали, а заявление приняли и выдали квитанцию).

Услуга по смене адреса и ФИО обычно занимает (по нашему опыту) около 5–7 рабочих дней (какие официальные сроки на выполнение этой заявки, я сказать не могу). Измененная информация будет видна на сайте Почты России при наборе контрольного номера слежения.

Сложности при подаче заявления на внесение изменений в адрес доставки

Если вдруг заявление на почте не принимают (например, утверждают что этого нельзя сделать), стоит сослаться на официальный документ «Правила оказания услуг почтовой связи»,  Глава 4. Права и обязанности пользователей услугами почтовой связи.

 В которой говорится: до выдачи адресату регистрируемого почтового отправления отправитель имеет право в порядке, установленном оператором, на основании своего письменного заявления распорядиться о выдаче почтового отправления другому лицу и по другому адресу или о доставке его тому же адресату, но по другому адресу.

Как вернуть назад уже отправленное почтовое отправление?

В преддверии праздников (Хэллоуин, Новый год, 8 марта, 23 февраля), когда заказов много и нужно срочно формировать их и быстро отправлять, возможна путаница с заказами на складе. Ошибаются с комплектностью или путают целые заказы и разным людям уходит не то. Проблема выясняется после отправки заказа или через несколько дней, когда один из клиентов получил не свой заказ.

Ошибку можно исправить при помощи Почты России. Процедура та же, что при смене адреса или ФИО, про которые было сказано в предыдущем разделе.

Не нужно ждать пока клиент получит не свой заказ и обнаружит вашу ошибку. Можно сразу отправить клиенту новый заказ, а на ошибочно отправленный подать заявку о возврате. Такой заказ вернется вам.

Тут есть расходы, которые составят стоимость возврата посылки обратно. Но это в любом случае лучше, чем решать с клиентом проблему, понимать, что клиент вами недоволен, делать ему возврат стоимости заказа и дополнительно возмещать стоимость почтовых расходов.

Эта фишка нужна нечасто, но когда нужна, то здорово выручает. Просто знайте — такая возможность есть.

Можно ли: отправляла претензию организации через почты но утеряла чек о его отправке но отправляла

Что делать, если истекает срок получения почтового отправления адресатом?

На почте есть определенный срок хранения почтовых отправлений по истечению которого они отправляются назад на адрес отправителя. Этот срок составляет ровно 1 месяц с момента, как почтовое отправление прибывает в почтовое отделение.

Обычно клиенты не забывают забирать с почты оплаченные заказы, но бывают случаи, когда клиент не может получить посылку потому что отсутствует в городе, отбыл в командировку, уехал на отдых в другую страну, попал в больницу или ждет извещение, которое забыли принести.

Чтобы заказы не возвращались обратно, имеет смысл настроить отслеживание посылок по трекеру и автоматически уведомлять менеджера о тех, срок хранения которых в почтовом отделении получателя скоро истекает. Тогда менеджер сможет связаться с клиентом, предупредить о посылке, которая ждет его на почте и необходимости получить ее в ближайшие пару дней, иначе она уедет обратно отправителю.

Но что делать, если клиент сможет забрать заказ с почты, только когда вернется из отпуска, а это будет через 10 дней? Но через 5 дней заканчивается срок хранения посылки, и она за ваш счет поедет обратно.

Как раз для таких случаев на почте есть услуга «Продление срока хранения регистрируемых отправлений».

Заявление на продление хранения подается в главпочтамте и пишется так же, как любое другое, о которых я говорил выше.

Так же в обязательном порядке предъявляется паспорт отправителя и чек-квитанция об отправке. В заявлении напишите о необходимости продлить срок хранения посылки с указанием причины.

Возможность продления сроков хранения оговаривается в Правилах оказания услуг почтовой связи, Глава 4. Права и обязанности пользователей услугами почтовой связи, пункт 44, подпункт «в», который гласит, что отправитель вправе продлить срок хранения почтового отправления.

Размер оплаты за продление хранения определяется в соответствии с тарифами, устанавливаемыми операторами почтовой связи. Тарифы в разных почтовых отделениях разных городов отличаются.

Если почтовое отправление не будет получено по истечении этого срока, то почтовое отправление будет отправлено на обратный адрес и вам как отправителю придется оплатить стоимость хранения и обратную доставку.

Что будет если не получить посылку, которая вернулась отправителю?

Если отправитель не забирает возвращенное отправление в течение месяца после того, как оно вернулось ему, такое отправление (посылка, бандероль) считается «невостребованным» и хранится еще 6 месяцев, после чего уничтожается.

Потерялся чек (квитанция) об отправке. Можно ли восстановить?

Без квитанции (чека) об отправке почтового отправления не получится подать ни заявление о розыске посылки ни какое-то еще. Даже если у вас есть почтовый трекер (номер слежения) — этого недостаточно.

Утерянный чек можно восстановить, другое дело, что в отличие от описанных выше услуг, в Почте России нет такой регламентированной услуги.

Для восстановления нужно обратиться в почтовое отделение, из которого отправлялся заказ. Задача будет проще, если вы вспомните точную дату отправления, ФИО получателя и отправителя, и оператора, который принимал посылку. В идеале обратиться к тому же оператору.

Писать заявление или делать запрос в данной ситуации не нужно, т. к. это необязательная услуга и для нее нет требований в документах, регламентирующих работу Почты России.

Тут все зависит от того как вы договоритесь и будет ли желание вам помогать у работников почты. Попросите оператора вам помочь. Если он откажется или скажет что не умеет, попросите позвать заведующую почтовым отделением и опишите ей свою проблему.

Можно ли: отправляла претензию организации через почты но утеряла чек о его отправке но отправляла

За время работы с Почтой России нам только раз приходилось восстанавливать потерянный чек об отправке. Но проблем не возникло, поскольку девушку-курьера, которая относила заказы на почту, все сотрудницы почтового отделения хорошо знали, проблем с восстановлением не возникло.

Заключение

  • Друзья, черновик этой статьи больше года пылился в папке «Блог» → «В работе», поэтому не исключаю, что какие-то моменты могли устареть.
  • Также, пожалуйста, учитывайте, что я пишу по собственному опыту, который ограничивается работой с Почтой России в одном городе, не самом большом (~400 тыс. жителей). Конечно, Почта России работает по одним правилам везде, но могут быть отличия в организации приема заявлений или еще каких-то мелочах. Поэтому в крупных городах, например, совет обращаться на главпочтамт может не быть актуальным.
  • Все примеры в статье — это работа интернет-магазина с Почтой России без заключения договора с юрлицом. Особых плюсов такой договор не давал, отдельного окна для приема наших отправлений не было, наложенным платежом мы не работали, поэтому договор заключать не стали.

В статье использованы кадры из мультфильма «Зверополис».

Полезные ссылки по теме

2 ноября 2016

Как узнать трек-номер посылки Почты России, если потерял чек

Почта России автоматически присваивает некоторым видам почтовых отправлений специальные уникальные трек-номера, позволяющие получателям и отправителям отслеживать их текущее местонахождение.

Они указываются на чеке об оплате услуги доставки, который можно легко потерять ввиду его маленьких размеров.

Поэтому следует выяснить, как узнать трек-номер посылки Почты России, если случайно потерял чек, и можно ли восстановить чек, в случае его утери или порчи.

Можно ли: отправляла претензию организации через почты но утеряла чек о его отправке но отправляла

Почему важно знать трек-номер посылки Почты России

Основная функция трек-номера, вписанного в квитанцию об оплате услуги пересылки почтового отправления, заключается в обеспечении возможности отслеживания местонахождения посылок, бандеролей, срочных и заказных писем.

У посылок, которые отправляются по территории Российской Федерации, трек-номер представляет собой 14-значный цифровой код, а у международных посылок он состоит не только из арабских цифр, но и из букв латинского алфавита.

Можно ли: отправляла претензию организации через почты но утеряла чек о его отправке но отправляла

Отслеживать движение посылки с помощью такого идентификатора достаточно просто. Чтобы узнать, где находится посылка, нужно:

  • перейти на официальный интернет-сайт Почты России: pochta.ru;
  • далее нужно будет ввести трек-номер письма или посылки в поле для поиска отправлений, расположенное с правой стороны главной страницы веб-ресурса национального почтового оператора;Можно ли: отправляла претензию организации через почты но утеряла чек о его отправке но отправляла
  • после ввода идентификатора потребуется нажать кнопку «Искать»;
  • система автоматически начнет процесс поиска и выведет информацию о текущем местонахождении бандероли на экран монитора.

Важно помнить, что реквизиты должны указываться без каких-либо скобок и лишних пробелов. В противном случае не получится узнать местонахождение посылки.

Если за движением посылки хочет следить получатель, то он может узнать трек-номер у отправителя.

Зачастую интернет-магазины, отправляющие товары своим покупателям по почте в виде посылок и бандеролей, присылают им на электронную почту или мобильный телефонный номер трек-код отправления.

Если продавец решил, что ему это делать необязательно, то следует напомнить о необходимости отправки получателю номера отслеживания. Сам же продавец может узнать номер отправления, изучив квитанцию об оплате услуг почтового оператора.

Не стоит пытаться узнать информацию о движении посылки на сайте pochta.ru раньше, чем через 24 часа после последнего обновления информации о ее перемещении. 

Способы восстановить трек-номер при его утере

Нередко люди сталкиваются с ситуациями, когда они теряют квитанцию об оплате услуги доставки посылки, в которой указан ее трек-номер, позволяющий находить через интернет текущее местоположение отправления. По сути, ситуация вполне обычная, ведь такая квитанция ничем не отличается от обычных чеков из супермаркетов.

Правда, в отличие от обычных чеков, которые могут быть легко потеряны или уничтожены, такую квитанцию стоит хранить до момента получения посылки адресатом. Это объясняется не только тем, что в ней указан трек-номер бандероли, но и тем, что без нее будет сложно инициировать при необходимости процедуру розыска посылки или истребования денежной компенсации при ее порче или утере.

В таких обстоятельствах важно узнать, как отследить посылку, если потерял чек.

Чтобы восстановить трек-номер посылки, отправителю потребуется лично направиться в отделение Почты России, откуда совершалась отправка посылки, и попросить у почтового оператора посмотреть трек-номер бандероли, назвав свое имя и фамилию, а также предъявив паспорт.

Также желательно узнать точную дату отправки посылки, что поможет ускорить процесс поиска нужного номера. На успешный поиск трек-кода будет влиять время, прошедшее с момента пересылки.

Также нужно учесть, что фактически оператор почтового отделения не обязан заниматься подобными операциями, поэтому заявителю придется рассчитывать на снисходительность оператора. Кроме того, в некоторых регионах услуга восстановления квитанции и вовсе является платной.

Важно! Рекомендуется при осуществлении покупок в интернет-магазинах требовать предоставление трек-номера посылки. При отсутствии его у адресата он попросту не сможет узнать, где в текущий момент времени находится его бандероль.

Как найти посылку без трек-номера

Нужно помнить о том, что найти посылку, если утеряна квитанция, будет невозможно, в особенности если не пойти в отделение почты для поиска бандероли по фамилии отправителя. Покупателю остается только ждать получения уведомления с почты о прибытии посылки на отделение.

До момента получения посылки адресатом ее содержимое является собственностью отправителя. Поэтому только он имеет право заниматься инициированием процедуры розыска посылки в случае ее утери.

Как отправить претензию по почте: заказным письмом с уведомлением или электронной

Информация актуальна на момент размещения. 05.10.2017.

Внесудебный порядок урегулирования разногласий может быть установлен законом или договором. В этих случаях отправка претензии по почте субъекту, нарушившему права заявителя, обязательна. Кроме почтового канала, существуют иные способы отправки жалобы. К ним относятся:

  • вручение претензии лично;
  • через интернет.

Претензионная работа может играть и иную роль: в частности, она помогает в решении практических задач.

Например, если один из участников правоотношения не исполняет или ненадлежащее исполняет свои обязанности, у стороны, чьи права были нарушены, создается острая необходимость решения задач по стимулированию своего контрагента исполнить обязанность.

В этом случае нужно зафиксировать факт нарушения стороной условий договора, выяснить мнение участника по вопросу, являющемуся спорным для обеих сторон. В этом поможет отправка претензии по электронной почте или по иным каналам связи.

Форма и вид претензии

Унифицированной формы написания претензии не существует. Но в документе должны быть отражены определенные положения:

  1. Адресат претензии.
  2. Информация о заявителе.
  3. Суть жалобы по существу дела.
  4. Четкая формулировка требований к лицу, нарушившему права заявителя.
  5. Указание на намерения заявителя в случае, если его требования не будут удовлетворены в оговоренное время.
  6. Дата написания документа, подпись составившего его лица, расшифровка подписи.

Дата и подпись у документа – обязательные реквизиты, без них претензия признается недействительной. Претензия составляется в двух экземплярах: одна передается лицу, нарушившему права заявителя, вторая остается у составителя жалобы, на которой принявшие ее лица оставляют подпись. Но как быть, если претензия подается не лично, а через почту?

Почтовый канал

Как отправить претензию по почте? Закон позволяет отправить жалобу почтовой службой. Через почту не нужно отправлять заявление простым письмом, поскольку существует большой риск, что оно не дойдет до адресата, либо адресат на суде будет отрицать получение претензии. Почта представляет различные варианты отправки писем. Как отправлять претензию по почте? Следующими способами:

  • письмо с уведомлением;
  • ценное письмо;
  • ценное письмо с описью вложения;
  • ценное письмо с описью вложения и уведомлением.

Претензия заказным письмом с уведомлением. Получатель документа расписывается за него, поэтому в дальнейшем нельзя будет сослаться на то, что получатель не ознакомлен с претензией. Тем не менее, лучше отправить претензию ценным письмом, но с описью вложения.

На это отправитель потратит чуть больше времени по сравнению с первым вариантом. Но этот вид почтовой корреспонденции будет находиться в почтовом отделении пока получатель не придет на почту и не заберет письмо под роспись.

Хотя нет никакой гарантии того, что адресат в обязательном порядке заберет адресованный им документ.

Оптимальный вариант

Если перечислять все варианты отправки рассматриваемого документа через почту, то лучшим из них является отправка ценного письма с описью и уведомлением о вручении. В этой ситуации получатель будет извещен о том, что письмо ему пришло, кроме того, может ознакомиться с его содержимым. Процесс отправки претензии с описью вложения и уведомления выглядит следующим образом:

  1. Нужно приготовить два экземпляра заявления.
  2. Для описи вложения почта выдает банк унифицированной формы Ф-107. Заполняется бланк в почтовом отделении.
  3. В бланке Ф-107 фиксируется адрес, индекс получателя, наименование организации, список прилагаемых к претензии бумаг. В поле «объявленная ценность» можно поставить знак прочерка, либо указать сумму.
  4. Отправитель претензии должен расписаться на каждом из бланков и передать их сотруднику почты. В его компетенции находится проверка соответствие описи и данных получателя. Если опись соответствует тому, что изложено во вложении, сотрудник почты удостоверяет акты подписью, печатью почтового отделения.
  5. Один экземпляр акта в заверенном виде вкладывается в письмо, которое запечатывается. Вторая копия передается отправителю.

За услугу составления сверки и уведомление о получении почта взимает плату. Сумма небольшая, но если отправитель решил компенсировать свои расходы, то он может взыскать их с лица, нарушившего условия сделки. Когда адресат заберет письмо, заявитель получит уведомление об этом. Это послужит доказательством того, что вторая сторона оповещена о требованиях, изложенных в жалобе.

Как правильно отправлять претензии/жалобы/заявления

?

Category: Во многих текстах на юридическую тематику встречаются выражения типа «направьте продавцу претензию» или «напишите жалобу в прокуратуру». При этом мне доводилось общаться с людьми, которые не имеют ни малейшего понятия о том, каким образом и зачем это делать. Поэтому я и решил подробно написать про эту процедуру, чтобы снять все возникшие вопросы. Если знающие люди могут что-то дополнить или исправить — пишите в комментах.Зачем отправлять претензиюИтак, потребитель при общении с организациями и предпринимателями часто сталкивается с необходимостью направлять им разного рода претензии и заявления. Наиболее распространённая ситуация — вам по закону нужно направить претензию в компанию, нарушившую ваши права, прежде чем идти в суд. Таким образом, государство пытается разгрузить суды: мол, пусть потребитель сперва попробует уладить дело миром, а потом, если ничего не вышло, мы так уж быть защитим его в суде. Разумеется, суду нужно предоставить доказательства, что вы пытались уладить дело миром, а у вас не получилось. Поэтому особенно важно соблюсти процедуру подачи претензии, чтобы по этому поводу потом не возникало никаких вопросов.Также у вас может возникнуть необходимость подать жалобу или заявление в различные государственные органы – полицию, прокуратуру, Роспотребнадзор, суд и т. д. Здесь тоже очень важно всё делать правильно. Ведь если ваше обращение проигнорируют, то у вас на руках должно быть доказательство того, что вы его подавали. Тогда чиновники не смогут сказать, что ничего про вас не знают и вы к ним никогда не обращались, и вам будет уже легче обжаловать их действия или бездействие в вышестоящей инстанции или в суде.Хотя на дворе уже XXI век, и у нас есть электронная почта, телефон и Skype, однако главным способом передачи информации в этой сфере до сих пор остаётся старая добрая бумага. Дело в том, что наши суды до сих пор не наладили процедуру исследования электронных сообщений. Распечатка вашей претензии и ответа на неё из электронного ящика не поможет – откуда суду знать, что оно настоящее, а не написано вами? То же самое с телефонным разговором. Вы можете поговорить с каким-то менеджером, рассказать о своих требованиях, а тот ответит вам отказом – но как доказать, что этот разговор имел место? Положим, вы запишете его на диктофон. Как доказать суду, что вы звонили именно на телефон компании, а с вами разговаривал уполномоченный компанией человек? К сожалению, никак.Разумеется, в ряде случаев ситуацию можно начать решать по телефону или электронной почте. Если вы имеете дело с добросовестными предпринимателями, они, вероятно, пойдут вам навстречу и без претензии в бумажном виде. Например, если вы хотите отказаться от авиабилета и вернуть за него деньги (что возможно в ряде случаев), то можете вначале позвонить или написать в авиакомпанию по электронной почте. Может быть, они выполнят требования сразу, снимут вас с рейса и перечислят нужную сумму вам обратно на счёт. Но если работники авиакомпании не отвечают, хитрят, не выполняют обещаний в нужные сроки и явно не хотят решать ваши проблемы без суда, тогда уже нужно отправлять им претензию «официально». То же самое касается возврата или обмена товара в каком-нибудь интернет-магазине – можете сперва связаться с ним по мэйлу или телефону или даже приехать в офис и поговорить. И только если не находите общего языка, тогда уже излагайте всё на бумаге и направляйте им одним из описанных ниже способов.Ну а в случае с банками, страховыми и строительными компаниями этап телефонных переговоров и электронных писем лучше пропустить – они точно никогда не пойдут вам навстречу, если не увидят вашей готовности идти в суд. А эту готовность они увидят, только получив от вас претензию на бумаге.Итак, несмотря на все новомодные изобретения, самый надёжный и верный способ донести что-то до адресата и потом доказать это – обычная бумага.

Как узнать данные о продавце

Для начала нужно выяснить, кому и куда направлять претензию. Вопрос этот не такой простой, как кажется на первый взгляд. Например, вы можете оформить страховой полис, заказать кредитную карту или приобрести билет на самолёт, не побывав в офисе страховой компании, банка или авиакомпании и не зная, где они находятся.

Или вы можете приобрести в магазине товар, не зная, как на самом деле называется организация – владелец магазина.В общем, вам для начала нужно точно установить юридическое лицо (юрлицо) или индивидуального предпринимателя (ИП), к которым вы будете предъявлять претензию.

Проще всего, если у организации есть сайт и там указаны её название, реквизиты, адрес и другие данные (в разделе «Реквизиты», «Контакты» или «О нас»). Если сайт есть, но адрес не указан, либо сайта вообще нет, то можно исследовать чеки, квитанции, договоры и другие документы, которые поступили вам от этой организации. Например, недавно я покупал смартфон в интернет-магазине Pleer.

Ru и обнаружил, что на его сайте нет никакой информации о том, какая организация им владеет и отвечает за него. И только изучив чек, я узнал, что эта организация называется ООО «Рассвет», а её ИНН — 7724923302.

Имейте в виду, что многие коммерческие организации часто действует не под своим именем и на самом деле называется совсем не так, как указано на вывеске или как выглядит название сайта.

Например, настоящее название компании «Билайн» — ОАО «ВымпелКом», интернет-магазина Ozon.Ru – ООО «Интернет решения», сети магазинов «Техносила» — ООО «СервисТрейд».

И даже если организация действует под своим именем, она в названии обычно не указывает свою организационно правовую форму (т.е. «ООО», «ЗАО» или «ОАО») и эту форму тоже лучше выяснить.

То бишь если вы купили товар в каком-нибудь магазине «Бытовая химия» или в интернет-магазине Vsedlyadoma.ru, то не нужно писать письмо «в магазин «Бытовая химия» или «в интернет-магазин Vsedlyadome.ru».

Нужно сперва установить, какое юридическое лицо или индивидуальный предприниматель стоят за этими названиями, и обращаться непосредственно к ним. Ведь потом, если возникнет такая необходимость, вы будете подавать иск в суд именно против конкретного юрлица или ИП.

Главное, что вам нужно найти – это название юрлица или ИП (например, ООО «Рога и копыта» или ИП Лопахин Ермолай Алексеевич) и номер ОГРН (основной государственный регистрационный номер) или ИНН (идентификационный номер налогоплательщика).

Эта информация будет вам нужна при использовании сайта Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) egrul.nalog.ru. Дело в том, что все коммерческие организации и индивидуальные предприниматели должны регистрироваться в налоговой службе, которая вносит информацию о них в этот реестр.

Так что, имея соответствующие данные, вы сможете зайти на сайт и в соответствующей строке ввести название юрлица или ИП, номер его ОГРН (состоит из 13 цифр) или ИНН (состоит из 10 цифр). После этого сайт сформирует для вас pdf-файл с полными данными этого юрлица или ИП, включая его адрес с почтовым индексом. По этому адресу и нужно отсылать претензию.

Как оформлять претензию

Претензию нужно оформлять по общим правилам делопроизводства. В правом верхнем углу пишете, кому оно адресовано (название юридического лица или индивидуального предпринимателя и его почтовый адрес с индексом) и от кого оно пришло (свои ФИО, адрес с индексом и телефон).

Адрес пишите фактический, даже если вы по нему не прописаны – чтобы если вам направят ответ, вы смогли его получить.Далее – сам текст претензии, а в конце – подпись (ручкой) и дату.

В зависимости от ситуации, к претензии нужно приложить копии чеков, квитанций, договоров, отчётов об оценке и других документов, подтверждающих ваши требования. Все это нужно перечислить в конце письма после подзаголовка «Приложения».

У названия каждого документа, по общему правилу, должно быть указано количество листов и экземпляров.Например, вот так:

«Приложения

Копия чека о покупке автомикрогидрографомобиля, на 1 л., в 1 экз.Копия гарантийного талона на 1 л., в 1 экз.Копия отчёта об оценке качества товара, произведенная ООО «Эксперт-Оценка» на 10 л., в 1 экз.»

Внимание! Не прикладывайте к заявлению оригиналы документов, только копии!

Как отправить претензию

Есть два основным способа отправки претензии.Способ первый — лично. Напишите вашу претензию (либо от руки, либо наберите на компьютере и распечатайте на принтере) в двух экземплярах. В конце каждого экземпляра поставьте подпись и дату. Далее направляйтесь в офис организации или индивидуального предпринимателя.

Если там есть отдел по работе с клиентами, можно пойти туда. Если нет, то поспрашивайте приёмную, канцелярию или другой подобный отдел. В крайнем случае, спросите любого сотрудника, есть ли у него печать организации и может ли он принять от вас претензию.

Этому сотруднику нужно отдать один экземпляр претензии (вместе с приложениями, если они есть) и попросить его поставить печать, дату и расписаться на втором экземпляре. Таким образом, у вас останется доказательство, что вы в определённую дату направили в компанию этот документ.

Организация в этом случае не сможет потом сказать, что ничего от вас не получала.

В ряде случаев этот этап можно совместить с попыткой решить проблему без претензии. Вы можете, распечатав претензию, прийти в офис организации и устно изложить свои требования.

Скажем, это магазин, и вы хотите вернуть товар надлежащего качества в течение 14 дней после покупки (если он не входит в перечень товаров, не подлежащих обмену или возврату). Может быть, менеджер магазина сразу согласится выполнить ваши условия.

Но если он начнёт доказывать, что вы не правы, то с ним даже не нужно спорить. Просто скажите: «В таком случае, пожалуйста, примите от меня претензию». Подайте претензию и ждите ответа, а там уже, если магазин не идёт вам навстречу, можно идти в суд.

Способ второй — по почте. Для этого опять же нужно написать или напечатать претензию (можно в одном экземпляре), после чего зайти в любое отделение «Почты России» и отправить претензию ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Опись вложения – это маленькая бумажка, где в соответствующих графах нужно будет перечислить всё, что вы отправляете (например, «претензия в ООО «Рога и копыта» на 2 л., копия чека на 1 л.» и т. д.).

Уведомление о вручении – это тоже маленькая, но более плотная бумажка, на которой нужно будет написать свой адрес и другие данные – после доставки письма адресату вам эту бумажку вышлют обратно. Обязательно возьмите квитанцию об оплате, которую вам выдадут на почте, и опись вложения. А спустя несколько дней вам придёт уведомления о том, что письмо вручено адресату.

Таким образом, у вас опять же останется доказательство, что вы в определённую дату направили в организацию претензию.Как я уже написал, в случае отправки по почте претензию можно сделать в одном экземпляре. Но если вы потом пойдёте с иском в суд, к исковому заявлению нужно будет приложить экземпляр претензии.

Так что сохраните её текст и потом в случае необходимости напечатайте или напишите снова.Подавать документы лично или по почте – выбирать вам.

По общему правилу, личная подача претензии лучше: не нужно будет ждать, пока почта доставит ваше письмо, вы получите неоспоримые доказательства, что организация получила вашу претензию, и весь процесс, скорее всего, займет меньше времени, чем посещение отделения «Почты России» с её очередями и медлительными и хамоватыми сотрудниками.

Недостатки личного способа подачи претензии: нужно ехать в офис организации, который может быть расположен весьма далеко, плюс вам могут отказать в приёме претензии или принять, но отказаться поставить печать на вашем экземпляре (что, впрочем, происходит довольно редко). В последних двух случаях не нужно спорить – просто идите с этой претензией в ближайшее отделение «Почты России» и отправляйте всё по почте.А если вы не любите «Почту России», боитесь очередей и можете заплатить чуть больше, то обращайтесь в одну из служб доставки: DHL, PonyExpress, CityExpress и др. Стоить это будет дороже, но письмо придёт быстрее и не потеряется по дороге.

Госорганы и полиция

Примерно по той же схеме можно отправлять жалобы и заявления в любые государственные органы – прокуратуру, полицию, Роспотребнадзор, суд и т. д.

Найти их уже будет легче – у них у всех есть официальные сайты, где и выложена вся контактная информация, а в здании госоргана должна быть приёмная или канцелярия, где и должны принимать такие заявления. В госорган вы тоже можете как подать заявление лично, так и направить его по почте.

Несколько отличается порядок подачи заявления в полицию. Если вы будете подавать туда заявление о преступлении, то вам должны выдать специальный талон-уведомление о приёме и регистрации заявления. Выглядит он так – http://base.garant.ru/70791976/#block_1500 (правая половинка). Обязательно возьмите этот талон! Потом, если полиция ничего не будет делать и вам нужно будет обжаловать её бездействие в суде или прокуратуре, эта бумажка подтвердит факт вашего обращения, а полицейские уже не смогут сказать, что вы никогда к ним не обращались.

Если в отделении полиции отказываются принимать заявление или выдавать талон-уведомление, то стоит прямо из отделения в присутствии человека, отказавшегося принять заявление, позвонить по тел. 112 и сообщить, что в таком-то отделении полиции отказываются принимать ваше заявление.

Если не удалось дозвониться или звонок не помогает, тогда можно просто сходить в любое отделение «Почты России» и отправить заявление в это же ОВД по почте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

  • © Владислав ВЕЛИЦКО, Подготовленная в 2017 г. для блога статья « Оформляем доверенность: выгодно и с пользой» неожиданно для…
  • Оригинал взят у samo_de1kin в Оформляем доверенность: выгодно и с пользой © Владислав Велицко, 2017 г. (Впервые опубликовано…
  • Пришло недавно в рассылке Конс+ Согласно проекту постановления Правительства РФ «Предлагается разрешить продавцам оформлять ценники, используя…

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.

Adblock
detector