Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой — образец

• После расторжения трудового договора работодатель выдает уволившемуся сотруднику всю документацию, которая касается ведения его профессиональной деятельности в данной организации.
• При определенных ситуациях граждане не имеют возможности забрать эти бумаги.
• В таких случаях руководством компании на адрес бывшего работника направляется соответствующее уведомление.

В каких случаях составляется?

Несмотря на то, что трудовая книжка — достаточно важный документ, не каждый Гражданин, уволившийся с работы, стремится его вовремя забрать. Это может быть связано с различными обстоятельствами.

Важно отметить, что в обязанности работодателя входит оперативная выдача трудовой. Конкретно, в течение 3-х дней с момента увольнения.

Что же делать в ситуации, если бывший работник просто не является за документом? Именно для таких случаев предусмотрено соответствующее увольнение.

Если по истечению установленного для выдачи трудовой документации срока, уволившийся сотрудник не пришел за книжкой, руководством предприятия в обязательном порядке оформляется и отправляется специальное оповещение.

Цель его отправки — напоминание о необходимости забрать документ.

Теме отправки уведомления стоит уделить отдельное внимание. Такая необходимость связана с тем, что при нарушении установленных на законодательном уровне сроков выдачи документов, работодателю грозит Штраф.

1. Для того чтобы избежать возникновения вопросов со стороны органов, ведущих проверяющую деятельность, необходимо отправить уведомление таким образом, чтобы у работодателя было подтверждение факта его отправки.
2. С этой целью лучше всего отправить оповещение заказным письмом с описью содержимого.
3. Кроме этого следует позаботиться о получении извещения, подтверждающего, что гражданин получил уведомление.
4. Также стоит учесть, что в некоторых ситуациях забрать трудовую может представитель уволенного гражданина.
5. К примеру, если его призвали в армию или отправили в места лишения свободы.

Обязательным условием при этом считается наличие у представителя уволившегося гражданина доверенности, оформленной соответствующим образом. При получении письменного согласия на данное действие, трудовая может быть отправлена по почте.

Как оформить при необходимости забрать документ?

Уведомление указанного вида оформляется в свободном виде. Унифицированного образца для его составления нормативной документацией не предусмотрено.

При написании текста важно соблюдать общепринятые в компании правила ведения документооборота.

При наличии можно использовать для написания фирменный бланк организации.

Структура документа может выглядеть следующим образом:

• название, реквизиты компании;
• порядковый номер уведомления;
• дата составления;
• инициалы получателя (сотрудника, трудовые отношения с которыми были расторгнуты);
• точный адрес адресата;
• наименование документа;
• непосредственный текст обращения — просьба забрать трудовую книжку;
• дата увольнения;
• предложение получения трудовой путем почтового отправления;
• инициалы, подпись и должность специалиста, заполнившего и отправившего письменное информирование;
• печать организации (при наличии).

В большинстве случаев оформлением уведомлений указанного типа занимаются сотрудники отдела кадров, потому как именно эти специалисты отвечают за оформление трудовой документации работников.

Оповещение необходимо составлять в 2-х экземплярах. Первый — отправляется к адресату, второй — подшивается в его личное дело.

Основным способом передачи уведомления считается почтовое отправление.

Важно учитывать — отправлять сразу вместе с уведомляющим документом трудовую книжку категорически запрещено.

Это действие может рассматриваться как нарушение. Совершить отправку трудовой можно только после получения письменного согласия работника.

Важно не забыть и позаботиться о том, чтобы при получении уведомления адресатом, в компанию пришло соответствующее извещение.

При наличии такой бумаги работодатель сможет доказать свою правоту при судебном разбирательстве.

Скачать образец на получение

Скачать пример оформления уведомления о необходимости явиться и забрать трудовую книжку после увольнения – word.

Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой: образец для заполнения

Иногда работник уклоняется от получения трудовой книжки в установленные по закону сроки, несмотря на многочисленные предупреждения со стороны работодателя. Когда следует отправить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, образец документа представлен в этом материале.

Сроки выдачи уведомления

Трудовая книжка предъявляется при устройстве на работу в подтверждение стажа. Ее предоставляют в Пенсионный фонд РФ для установления стажа работы и положенных государственных отчислений.

Формуляр остается на ответственном хранении работодателя до момента оставления сотрудником своих обязательств.

Запись об увольнении фиксируется на основании приказа, подписанного руководителем с основанием прекращения трудового контракта.

При прекращении отношений со специалистом кадровый отдел возвращает формуляр сотруднику. Передать его необходимо лично в последний день исполнения должностных обязанностей. Если осуществляется перевод обязанности по выдаче документа не предусмотрено, достаточно внести запись на основании соответствующего приказа.

Ответственность за задержку и невыдачу трудовой книжки

Возврат трудовой книжки бывшему сотруднику подтверждается подписью в журнале учета документов строгой отчетности, а также личной карточке с указанием даты.

Если компания не передает трудовую книжку в законный срок, это влечет привлечение к административной ответственности.

На основании ст.84.1 ТК РФ за каждый день просрочки начисляется в пользу работника сумма, которая подлежит оплате при сохранении среднего месячного заработка на предприятии.

Компенсация выплачивается до момента фактической передачи документа работнику.

Когда установлена вина в неполучении трудовой книжки со стороны работника, то переводить на другую должность или выплачивать компенсацию организация не обязана.

Что делать, если работник не пришел забрать трудовую книжку?

На практике вернуть трудовую книжку работнику иногда не представляется возможным в связи с его отсутствием в последний день работы. Также, как причина рассматривается умышленное уклонение сотрудником от получения формуляра.

При отказе в получении документа на руки в приказе об увольнении должна быть проставлена подпись кадрового работника или руководителя предприятия. Составляется акт об уклонении от получения трудовой книжки.

Незамедлительно на адрес уволенного сотрудника направляется уведомление об обеспечении явки на предприятие для получения документа. В письме указывается на возможность разрешить получение документа Почтой России.

Извещение вручается сотруднику лично, при этом на оповещении проставляется его подпись. Как вариант, если работник не является на предприятие, документ вкладывается в заказное письмо, желательно составление описи.

Как забрать трудовую книжку по почте?

Если работник не является в организацию в установленный срок, то он вправе направить письмо о согласии на направление трудовой книжки почтой. По просьбе сотрудника документ отправляется в течение 3 дней с момента получения уведомления Почтой России. Эта норма установлена ст.84.1 ТК РФ.

Учет, хранение и выдача трудовых книжек ведется на основании требований нормативных актов:

• Трудовой Кодекс РФ,
• Постановление Правительства №225 от 16.04.2003,

Правила выдачи трудовой книжки работнику при увольнении

По ст. 84.1 ТК РФ, руководитель компании не только не вправе удерживать трудовую книжку работника, но и несет ответственность за это. Задержка выдачи документа при увольнении расценивается как административное Правонарушение. В таком случае работодателю придется отвечать с учетом п. 1 ст. 5.

27 КоАП РФ и платить штраф до 50 000 рублей. Кроме того, компанию могут обязать возместить сотруднику материальный ущерб на основании статьи 234 ТК РФ.

Это не значит, что обязательно уведомление о трудовой книжке отправляем в день увольнения, но затягивать на несколько недель или месяцев решение этого вопроса не рекомендуем.

Алгоритм действий работодателя

Чтобы обезопасить себя, кадровому специалисту необходимо знать, как действовать в разных ситуациях.

Если работник является в последний рабочий день и получает на руки документы, факт их своевременного вручения фиксируют в книге учета трудовых книжек и личной карточке.

Если работник не пришел за документом, кадровик фиксирует этот факт документально и проставляет отметку в табеле учета рабочего времени. После этого гражданину следует направить уведомление о получении трудовой книжки в связи с увольнением лично или предложить дать согласие на ее пересылку по почте.

В правилах ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225, нет четкой информации о том, по какому адресу направить уведомление. Чаще всего письмо отправляют на адрес, указанный в его личной карточке.

Но если у работодателя имеются другие адреса, предоставленные сотрудником, уведомление направляют на все имеющиеся адреса, по которым гражданин может проживать.

Это свидетельствует о том, что руководитель принял все возможные меры для передачи документов.

Если уведомление о явке за трудовой книжкой уволившийся сотрудник проигнорировал и не отправил в ответ письменное согласие на ее отправку по почте, то документ хранят в отделе кадров предприятия в специально отведенном для этого сейфе до момента выдачи сотруднику. Установленный срок хранения составляет 75 лет.

Если вы не выслали письмо сотруднику о получении трудовой книжки при увольнении или не получили письменное согласие на пересылку по почте, отправка бумаг является нарушением ст. 84.1 ТК РФ.

Если человек согласен на отправку почтой России, оформляют заказное письмо с описью вложения и с уведомлением о вручении. И не стоит экономить на таких дополнительных услугах, как опись вложения и уведомление о вручении отправления.

Судебная практика показывает, что это поможет доказать выполнение работодателем своих обязанностей. Конкретный пример — Апелляционное определение Свердловского областного суда от 07.09.2018 по делу № 33-15689/2018.

Из материалов дела следует, что работник попросил отправить ему документы, связанные с рабочей деятельностью, по почте. Когда письмо пришло, в конверте ничего не оказалось. На этом основании работник обратился в суд и потребовал выплатить компенсацию.

Работодателю пришлось заплатить: суду предоставили квитанцию об отправке письма, но доказательств, что в нем находилась трудовая книжка бывшего работника, не нашлось, поскольку при отправке опись вложения не составлялась.

Судебная практика

Судебная практика в этой сфере противоречивая. По Апелляционному определению Верховного Суда Республики Марий Эл от 24.07.2018 по делу № 33-1207/2018, на компенсацию может претендовать работник, только если докажет, что:

• пытался трудоустроиться без книжки;
• потенциальные работодатели ему отказывали по причине отсутствия документа о трудовом стаже.

Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой

perhapzz / Depositphotos.com

Работник обратился в суд, требуя от работодателя в том числе компенсации за задержку трудовой книжки.

Напомним, что согласно ст. 84.1 Трудового кодекса в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку.

Если сделать это невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (апелляционное определение Свердловского областного суда от 14 августа 2018 г. по делу № 33-14260/2018).

В рассматриваемом случае место работы работника отличалось от места, где работодатель хранил его трудовую книжку.

В связи с этим работодатель вместо выдачи трудовой книжки в день увольнения направил работнику уведомление с предложением явиться по месту хранения его трудовой книжки или дать согласие на ее направление по почте. В результате свою трудовую книжку работник получил только через месяц после увольнения.

Суд признал такие действия работодателя нарушением.

Судьи отметили, что законом предусмотрено только два случая, когда работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте: в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения.

В данном же случае работник в день прекращения трудового договора находился на своем рабочем месте, от получения трудовой книжки не отказывался. Именно работодатель должен был обеспечить получение работником трудовой книжки, а не наоборот. Обязанность по получению трудовой книжки в другом городе у работника отсутствовала.

Можно ли выдать трудовую книжку работника третьего лицу по доверенности, узнайте в «Энциклопедии решений» интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

В итоге суд взыскал с работодателя не полученный работником заработок за период задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки в соответствии со ст. 234 ТК РФ.

Однако представлена в правоприменительной практике и иная точка зрения. Если место хранения трудовой книжки и место работы, где находился сотрудник в день увольнения, не совпадают, констатируется невозможность выдачи документа.

Если работодатель направил работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой по месту ее хранения либо дать согласие на отправление ее по почте, ответственности за задержку он не несет (определения Челябинского областного суда от 8 августа 2017 г. № 11-10244/2017, Белгородского областного суда от 20 декабря 2016 г.

№ 33-5709/2016, Томского областного суда от 26 февраля 2016 г. № 33-696/2016, Обзор вопросов с портала «Онлайнинспекция.РФ» за апрель 2018 года).

Заплатить налоги необходимо до 2 декабря. Если у вас есть вопросы о порядке уплаты или расчете налогов, присылайте их на [email protected]arant.ru. Ответы на самые популярные из них мы опубликуем на портале ГАРАНТ.РУ.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Уволившийся сотрудник за трудовой книжкой не пришел, согласия на пересылку трудовой книжки почтой не давал. Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой ему было направлено дважды и оба раза было возвращено по истечению срока хранения на почте. Какие действия следует предпринять работодателю в данной ситуации? Нужно ли продолжать направлять уведомления?

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88 (бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Примерная форма уведомления работника о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

• Настоящая форма разработана в соответствии с ТК РФ.
• [ Бланк (угловой штамп) организации,
• дата, регистрационный номер ]

[ Ф. И. О. работника ]

1. адрес: [ вписать нужное ]
2. Уведомление работникао необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте
3. Настоящим уведомляем Вас о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте в связи с прекращением [ число, месяц, год ] трудового договора, заключенного между Вами и [ наименование организации-работодателя ].

В соответствии со статьей 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации при прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы). Однако, в последний день работы трудовую книжку выдать Вам не представилось возможным по причине Вашего отсутствия на рабочем месте.

Учитывая изложенное, просим Вас явиться за трудовой книжкой в отдел кадров [ наименование организации-работодателя ], расположенный по адресу: [ вписать нужное ], режим работы: [ вписать нужное ] либо дать согласие на отправление ее по почте.

Одновременно доводим до Вашего сведения, что в соответствии со статьей 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации со дня направления указанного уведомления [ наименование организации-работодателя ] освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

• [ должность, подпись, инициалы, фамилия ]
• [ число, месяц, год ]
• Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
• Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
• Примерная форма уведомления работника о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте

Читайте так же:  МРОТ в москве и московской области

Разработана: Компания «Гарант», июль 2013 г.

Уведомление о необходимости прибытия за трудовой книжкой (направляется почтой заказным письмом на следующий день после дня увольнения)

1. Тип документа: Уведомление
2. Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
3. Размер файла документа: 3,8 кб

Бланк документа

Скачать образец документа

• Уведомление: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Уведомление» по всему сайту
• «Уведомление о необходимости прибытия за трудовой книжкой (направляется почтой заказным письмом на следующий день после дня увольнения)».doc

Занесено в базу

Внесены исправления в

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Форма уведомления работника о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (пример)

• Тип документа: Уведомление
• Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
• Размер файла документа: 2,9 кб

Бланк документа

Скачать образец документа

• Уведомление: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Уведомление» по всему сайту
• «Форма уведомления работника о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (пример)».doc

Занесено в базу

Внесены исправления в

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Уведомление работнику в связи с отказом получить трудовую книжку о необходимости явиться за трудовой книжкой после расторжения трудового договора либо дать согласие на отправление ее по почте

1. Тип документа: Уведомление
2. Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
3. Размер файла документа: 1,8 кб

Бланк документа

Скачать образец документа

• Уведомление: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Уведомление» по всему сайту
• «Уведомление работнику в связи с отказом получить трудовую книжку о необходимости явиться за трудовой книжкой после расторжения трудового договора либо дать согласие на отправление ее по почте».doc

Занесено в базу

Внесены исправления в

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день его увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Однако бывают ситуации, когда выдать сотруднику трудовую книжку в этот день невозможно, к примеру, из-за отсутствия работника на работе или его отказа от получения трудовой книжки на руки.

Что делать, если работник не приходит за трудовой книжкой

Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении: как составить, выслать по почте, образец заполнения

Нередко ответственность работников, не отличающихся дисциплинированностью, перекладывается на должностное лицо или руководителя. Это не удивительно, ведь в отличие от них, он будет искать выход из сложившейся ситуации.

Часто уполномоченным лицам приходится отвечать за поступки других. В обратном случае – появится ответственность перед законом за ненадлежащее исполнение собственных обязанностей.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-93. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Сроки выдачи

После внесения записи в трудовой книжке при увольнении по собственному желанию или по любой другой причине, ТК выдаётся работнику на руки и под расписку в день увольнения.

Не выдача ТК в течение трёх последующих дней – серьёзное нарушение.

Нарушать это правило – чревато неприятностями, которые может преподнести ситуация с оставленной трудовой с самой непредсказуемой стороны.

В последний рабочий день непременно нужно выдать документ увольняющемуся лицу, независимо от оснований, по которым расторгнуты производственные отношения.

Для этого:

Отсутствие перечисленных действий, особенно со стороны нарушителя дисциплины, уволенного по взысканию, принуждают работодателя принимать на себя чужую ответственность. В итоге виновным окажется субъект, который обязан был выдать документ, а не тот, который должен был его забрать.

Если к вечеру последнего дня пребывания на производстве, за ТК никто не явится – уполномоченный за выдачу сотрудник, обязан принять меры и проявить активность.

Его инициатива с необходимостью компенсирует бездействие бывшего сотрудника. Принятие мер заключается в оповещении лица об обязанности забрать документ.

Ответственность за задержку и невыдачу

Не выданный вовремя документ – правонарушение, за которое может вменяться ответственность в соответствии со статьёй 232 ТК РФ. Уволенный, не получивший на руки ТК, окажется в положении человека, который по правилам не может быть трудоустроен в другом месте.

Соответственно он будет выжидать время, которое может составить срок несколько месяцев, а затем – обратится в суд. В судебном порядке, доказав гражданским иском, что ему не выдали ТК с записью, он затребует оплаты вынужденного прогула за счёт средств организации.

Если его непорядочность этим не ограничится – он может взыскать и моральный ущерб, доказав, как сильно он пострадал от самоуправства бывшего руководителя, руководствуясь статьёй 21 ТК РФ.

Трудовая инспекция знакома с подобными ситуациями, которые встречаются повсеместно. Бывшие сотрудники, затаившие обиду на работодателя, уволившего их, готовы к тому чтобы доставить неприятности и поживиться за его счёт.

Что делать, если работник не пришел забрать?

Если бывшего работника уволили за прогулы, а в назначенный для увольнения день он не явился на своё рабочее место, обязательно составьте акт о допущенном им дисциплинарном нарушении. Он защитит вас от возможных нападок с его стороны.

Если он на работу явился, но забыл зайти к вам и надлежаще оформить документы – с ним нужно связаться к концу рабочего дня:

• по мобильной связи;
• по рабочему телефону;
• по электронной почте.

Имейте в виду, что к этому времени трудовая книжка должна быть оформлена по установленным стандартам и требованиям.

В случае неявки уволившегося сотрудника за своей книжкой в течение трёх рабочих дней, последовавших за увольнением, составьте уведомление. Уведомление составляется в свободной форме, но имеет статус документа. Оно содержит:

• Фамилию и инициалы лица, которому адресовано.
• Оповещение о том, что он уволен с указанием даты.
• Сообщение, что он должен был забрать ТК, но не сделал этого.
• Требование забрать документ незамедлительно.
• Предложение выслать документ почтой, для чего необходим письменный запрос владельца ТК.

Составить уведомление нужно в 2 экземплярах, один из которых подшивается в личное дело, а другой отправляется заказным письмом уволившемуся работнику, с вложенной в письмо описью и с уведомлением о получении.

С момента отправки уведомления, с вас снимается ответственность за оставление владельцем своей книжки. Имейте в виду, у вас должны быть доказательства отправленного уведомления, что подтверждается:

• наличием описи вложения;
• квитанции об отправке;
• уведомления о получении.

Эти документы необходимо должным образом зарегистрировать, внеся в перечни входящей и исходящей корреспонденции и сохранить в личном деле работника, на случай получения от него претензий. Если в ответ на уведомление вы получите письменный запрос об отправке трудовой почтой РФ, нужно будет отослать её заказным письмом.

• Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении — образец.
• Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой — образец.
• Что делать, если не отдают трудовую книжку при увольнении — читайте здесь.

Через доверенное лицо

Доверительное лицо может обратиться к вам с просьбой о получении документа вместо своего родственника или знакомого. Часты обращения жён сотрудников, уволенных за прогул.

Не выходящие из запоя, уволенные на основании дисциплинарного взыскания их супруги не решают вопросов собственного жизнеобеспечения. Ни в коем случае в подобных ситуациях не передавайте документ. Если уволенный сотрудник:

• болен;
• находится за пределами города;
• не может или не желает подойти лично,

он может обратиться с просьбой к доверенному лицу. В свою очередь он должен обеспечить его нотариально удостоверенной доверенностью на получение ТК. Без предъявления доверенности выдача документа третьим лицам недопустима.

Вопрос о выдаче ТК третьим лицам даже на основании доверенности – является спорным. Правила выдачи регламентируют лишь возможность получения лично, без передачи. Однако в некоторых случаях такой возможности может не представиться.

Как правило, кадровики выдают документ по доверенности, а рядом с записью о получении книжки, ставится фамилия и подпись доверенного лица, реквизиты доверенности. Когда должны отдавать трудовую книжку при увольнении — читайте тут.

Они руководствуются тем, что в Правилах выдачи ТК нет прямого указания на запрет её передачи через посредника. Однако Правила рекомендуют ставить только личную подпись, что не допускается для действий посредника.

Для подстраховки рекомендовано изымать разовую Доверенность, а с иных видов доверенности снимать копию, подшивая заместительный документ в личное дело.

Акт об отказе

В некоторых конфликтных ситуациях в ответ на требование получить документы, работник грубит работодателю, переполненный эмоциями и негативными переживаниями, отказываясь забрать документ. Имейте в виду, что после того как эмоции утихнут, он вполне сможет возбудить Иск, сославшись на невыдачу документа.

В этом случае необходимо составить акт об отказе получения книжки. Для этого подойдите к возмущённому сотруднику с несколькими (двое и более) лицами, которые станут свидетельствовать в вашу пользу и дайте чёткую и непротиворечивую команду подойти за получением трудовой книжки.

Если в ответ будет произведён грубый выпад с отказом выполнения распоряжения, вы можете составить акт. Этот документ составляется в свободной описательной форме с представлением перечня присутствующих лиц, которые стали свидетелями того, что указанное лицо отказалось от получения ТК.

Описать ситуацию отказа нужно в лаконичной форме с перечислением противоправных действий виновного:

• нетрезвое состояние;
• использование нецензурной брани;
• использование оскорблений и угроз.

1. Акт подписывается присутствующими, надлежаще регистрируется и подшивается в личное дело сотрудника, который предварительно знакомится с его содержанием.
2. После этого он может получить документ в любое удобное для него время лично или через посредника, но свидетельствовать против вас в суде он уже не сможет.
3. Ознакомиться с актом нарушитель должен под роспись, но если он от этого отказывается – текст акта зачитывается ему, а присутствующие подписываются под пометкой об отказе подписи с его стороны.
4. Акт об отказе получения трудовой книжки — образец.

Как забрать трудовую книжку по почте?

Несмотря на сомнительную надёжность транспортировки важных документов Почтой России, по мнению некоторых кадровиков, в определённых случаях не удаётся избежать необходимости её использования.

Она осуществляется, когда уволившийся сотрудник находится за пределами населённого пункта, в котором осуществлялась его трудовая деятельность. Такие ситуации часто возникают:

1. При работе специалистов или рабочих в крупных городах государственного значения.
2. Для сотрудников филиалов, центральный офис которых расположен в другом городе.
3. При работе вахтовым методом. Для вахтовых рабочих, у которых изменились обстоятельства до приезда на вахту, предусмотрены определённые условия получения и передачи документов.

Отправка трудовой почтой РФ для них осуществляется на основании написанного ими собственноручно заявления:

• на увольнение,
• на пересылку ТК.

Заявление на выдачу

Может быть написано заранее, в присутствии работника на рабочем месте. Его нужно удостоверить у руководителя организации. Оно составляется по обычным правилам составления заявлений на имя руководителя.

Особых типовых требований и оформления на бланке организации к заявлению не предъявляется, так как в особых случаях работнику приходится писать заявление по собственному усмотрению.

В заявлении обязательно должны быть указаны:

• дата увольнения;
• причина увольнения;
• выражена просьба переслать документ;
• адреса пересылки.

В завершение оно должно быть подписано заявителем и проставлена дата его составления.

Написать заявление о пересылке трудовой почтой РФ целесообразно также в следующих ситуациях:

1. Когда увольняющийся сотрудник заведомо осведомлён о планируемом отсутствии на рабочем месте в последний день.
2. Когда увольнение следует непосредственно за командировкой, из которой неудобно возвращаться за ТК.
3. Если владелец документа находится в отъезде по семейным обстоятельствам, на лечении или по иным причинам, не позволяющим лично явиться в отдел кадров.

На основании перечисленных причин отсутствия работника на рабочем месте, вы можете отправить трудовую почтой РФ.

Для этого подойдите непосредственно в почтовое отделение, удобно расположенное от места работы. Возьмите бланк на отправление заказного письма с уведомлением о получении и бланк описи вложения, заполните их. Оператор оформит письмо и выдаст вам уведомление о его отправлении.

Через определённое время, вам доставят уведомление о получении заказного письма работником. Опись, квитанцию и полученное уведомление – зарегистрируйте в журнале входящей и исходящей корреспонденции и продолжайте хранить в личном деле.

В некоторых случаях запрос выслать ТК может быть сделан телеграммой. Полученная телеграмма имеет юридическую силу, равную согласию о пересылке. Более того – телеграфировать для ускорения процесса вполне уместно. В этом случае нужно поступать таким же образом, как и в прочих случаях пересылки.

Образец заявления отправки трудовой книжки по почте.

Если владелец ТК находится с вами на связи, интересуясь передвижением своего документа, вы можете продиктовать ему по телефону или выслать электронной почтой идентификационный номер почтового отправления. По этому номеру у него появится возможность отслеживать передвижение письма.

Соответственно ему не потребуется ожидать почтового извещения, он может прийти в почтовое отделение для получения письма в момент его прибытия.

Эту информацию легко получить на официальном сайте Почты России, где отражены все перемещения почтовых отправлений по их уникальным идентификационным номерам. Для этого на сайте нужно выбрать услугу «отслеживание» и ввести в предложенном поле трек-номер или несколько номеров через пробел.

В открывшемся окне вводится идентификатор отправления, по которому можно определить место пребывания заказного письма.

Этот сервис удобен тем, что позволяет сэкономить время, необходимое на отправление извещения. Некоторые почтовые отделения тратят на эту процедуру несколько дней.

Если вы не сообщили об отправке или при отсутствии инициативы со стороны владельца – по прибытии письма с документом в отделение по месту его проживания, ему выпишут извещение.

Получив его, он подойдёт с паспортом лично и получит заказное письмо. После получения им документа, почтовый работник отправит в ваш адрес уведомление о том, что он его получил.

Отправление Почтой России – практически единственный удобный вариант для проживающих в другом городе уволенных работников. Так же он может использоваться в тех случаях, когда бывший работник не желает встречаться с бывшим работодателем, подходя за ТК.

Снятие ответственности с работодателя

Если, вопреки активности работодателя, работник не получил трудовую книжку, руководствуясь убеждениями, принципами, на основании обычной обиды или элементарной лени – ответственность с работодателя может быть снята. Это происходит после выполнения им следующих действий:

1. Отправления уведомления с требованием забрать ТК заказным письмом с уведомлением о получении.
2. Составления акта об отказе.

Хранение

На хранении у работодателя оказываются трудовые книжки, в следующих случаях:

1. При полном игнорировании бывшим работником требований забрать документ, отсутствии ответа на уведомление и отсутствие работника в последний рабочий день на рабочем месте.
2. Если заказное письмо, с вложенным документом не было получено, а вернулось адресату.
3. После составления акта об отказе забрать ТК, ознакомления с ним или зачитывания текста вслух, в присутствии свидетелей.

После надлежаще проведённых действий со стороны лица, уполномоченного на хранение и выдачу книжек, их необходимо зарезервировать.

Специалист отдела кадров или предприниматель должны выдержать срок 3 месяца. Если за этот период времени владелец ТК не объявится – документ нужно оформить. Это происходит следующим образом.

В журнале регистрации выдачи ТК, а также в личной карточке, где работник должен расписаться за выдачу, нужно внести запись о том, что за её получением лицо (с указанием фамилии и инициалов) не явилось.

Она должна продолжать храниться в сейфе вместе с другими книжками, но в отдельной ячейке в течение 2 лет. После этого она сдаётся в архив организации, где хранится по установленным правилам.

Если вы руководите организацией или ответственны за работу с персоналом, не рассчитывайте на то, что любая проблема может не перерасти в серьёзное препятствие. Решать её нужно незамедлительно, не пожалев определённого вложения сил и времени. Впоследствии затраченные ресурсы могут быть более ощутимыми.

Кроме этого имейте в виду, что недобросовестный работник, воспользовавшись вашей некомпетентностью и легкомыслием, может впоследствии взыскать с вас в суде. Оставлять на хранение можно только особым образом оформленные книжки.

• Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: 
• 8 (800) 302-76-93 (Москва)

Это быстро и бесплатно!

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения: образец

Работодатель должен вернуть трудовую книжку уволенному наемному сотруднику. Это нужно сделать в день фактического расторжения договора с конкретным работником. Помимо этого, руководство организации производит расчет с выбывающим гражданином и выдает ему дополнительную документацию, касающуюся работы. Данные правила четко оговорены частью 4 статьи 84.1 ТК РФ.

Если человек не может самостоятельно забрать документы, организация высылает такому работнику надлежащее уведомление о необходимости получения трудовой книжки.

В каких случаях составляется уведомление для работника?

Трудовая книжка – важнейший документ, официально подтверждающий наличие у гражданина опыта работы. Однако не все граждане при увольнении своевременно её забирают. Практика показывает, что данное обстоятельство может быть продиктовано разными причинами.

Если уволенный гражданин не приходит за трудовой книжкой, работодатель высылает ему специальное уведомление – официальное напоминание. Такое правило четко оговорено ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ.

Данной бумагой бывший сотрудник фирмы оповещается о том, что ему следует прийти и забрать личный документ. Руководство компании вынуждено напомнить уволенному работнику о получении персональной документации по бывшему месту работы, чтобы соблюсти требования законодательства и избежать штрафных санкций.

Ведь ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ оговорено, что именно работодатель обязан позаботиться о том, чтобы уволенный гражданин вовремя получил трудовую книжку – непосредственно в день прекращения трудовых отношений. Днем увольнения считается последний день деятельности человека в организации, что установлено ч. 3 ст. 84.1 ТК РФ.

Ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ определено следующее:

1. Работодатель вынужден официально напомнить уволенному сотруднику о необходимости получения трудовой книжки, если такой сотрудник не пришел за ней в день своего увольнения или, как вариант, отказался её получить. Чтобы сделать это, руководство компании высылает человеку соответствующее уведомление. Получив напоминание о необходимости получения, гражданин должен либо явиться в организацию, либо предоставить разрешение на почтовую отправку этой книжки.
2. Если работодатель выслал такое напоминание, он уже не будет привлекаться к ответственности за невыдачу. Со дня отправки бывшему работнику соответствующего уведомления руководство организации не отвечает за возникшую задержку.
3. Гражданин, который после увольнения не получил трудовую книжку, должен письменно обратиться с этим вопросом к бывшему работодателю. В этом случае компания должна вернуть данную книжку её владельцу – бывшему сотруднику – на протяжении 3 рабочих дней, отсчитываемых со дня подачи надлежащего обращения.

Самый лучший вариант – отправка уведомления заказным письмом. Такое письмо должно содержать перечень вложений и предусматривать извещение отправителя о том, что оно было передано адресату.

Любой работодатель должен быть готов документально подтвердить факт отправки напоминания. Извещение с почты – лучшее доказательство того, что руководство компании выполнило свои обязанности.

В определенных случаях трудовую книжку может забрать не её владелец, а уполномоченный представитель уволенного гражданина. Такое практикуется, если бывший работник находится под стражей или призван на армейскую службу. У данного представителя должна быть надлежащая доверенность на получение.

Как оформить при необходимости забрать трудовую книжку после увольнения?

Напоминание бывшему сотруднику о необходимости получения персональных документов составляется в произвольной форме. Строгие требования к оформлению этой бумаги не установлены законодательством. Рекомендуется только соблюдать общие правила совершения документооборота. Если имеется фирменный бланк, можно использовать именно его.

В документе следует отразить такую информацию:

1. Наименование компании, её реквизиты.
2. Порядковый (регистрационный) номер документа.
3. Дата оформления этой бумаги.
4. Сведения о бывшем работнике – адресате отправляемого уведомления. Прежде всего, нужно указать ФИО данного получателя, его корректный адрес, прочие контакты.
5. Название бумаги, отражающее её смысловую нагрузку.
6. Формулировка оповещения – напоминание о том, что уволенный получатель данного уведомления должен получить трудовую книжку.
7. Дата состоявшегося увольнения.
8. Работодатель должен предложить почтовую отправку (как вариант).
9. Сведения о составителе данного уведомления (ФИО, должность), а также его расшифрованная подпись. Это может быть, например, кадровый специалист фирмы.
10. Печать компании (если используется).

Важный нюанс – запрещается отправлять трудовую книжку вместе с данным уведомлением.

Иначе говоря, работодатель должен сначала выслать физлицу соответствующее напоминание. Если бывший работник даст письменное согласие на получение книжки почтой, можно использовать вариант почтовой отправки.

Скачать образец на получение

Скачать образец уведомления на получение трудовой книжки после увольнения.