Удержание за трудовую книжку из заработной платы

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

В каких случаях пишется на взыскание денежных средств из зарплаты?

Случаев для обозначения в тексте заявления необходимости удержания из зарплаты огромное количество. Законодательно нет ограничений данного перечня.

У сотрудника могут возникнуть самые разные обстоятельства:

• погашение кредитов в банке;
• оплата медицинских и страховых взносов;
• перечисление профсоюзных взносов;
• оплата услуг сотовых операторов, коммунальных услуг;
• добровольный возврат денег из-за ошибки в расчетах;
• погашение алиментов — образец заявления;
• взыскание подотчетной суммы — скачать заявление.

Как оформить правильно?

Заявление работник составляет в произвольной форме.

В правом углу бланка указывается название организации, должность, фамилия и инициалы руководителя, должность обращающегося сотрудника, его ФИО.

При многообразии возникающих обстоятельств для удержания отличается и текстовая часть заявления в зависимости от возникших ситуаций.

Согласие на вычет излишне выплаченной суммы

• В тексте заявления указывается причина и размер неверно начисленной суммы зарплаты.
• Существуют возможные виды удержаний из зарплаты, возвращающиеся организации:

• Излишне выплаченные отпускные. Данное удержание возникает при оплате отпускных сотруднику за целый год, если расторгается трудовой Договор до полного отрабатывания положенного времени. Данная сумма вычитается из расчета при увольнении. За исключением случаев, когда отношения (трудовые) расторгнуты по причине сокращения штатных единиц, отказа подчиненного переводится в другой регион (местность).
• Оплата расходов на командировку в случае, когда специалист не успеет отработать там отведенный ему период времени;
• Выплата начисленного заработка авансом.
• Завышение суммы выплачиваемой зарплаты из-за неверных расчетов бухгалтера;
• Возникновение задолженности сотрудника из-за неисполнения положенных нормативов труда, установленных на предприятии.

Скачать пример

Скачать образец заявления на удержание излишне выплаченной суммы денежных средств – word.

Удержание за трудовую книжку

1. Если у принятого на работу сотрудника нет трудовой книжки (он устраивается впервые) или есть необходимость в дополнительном вкладыше, то предоставляет его работодатель.
2. При том оплачивает стоимость трудовой книжки или вкладыша в нее сам работник.
3. Возможно внесение денежной суммы наличными в кассу либо удержание из зарплаты сотрудника стоимости данных документов.
4. Во втором случае обязательно нужно письменное согласие работника.
5. В заявлении обозначается стоимость бланка или вкладыша в него, которую работодатель приобрел для трудящегося.

Скачать образец

Скачать пример заявления на удержания суммы за трудовую книжку – word.

Пример за спецодежду при увольнении

Еще один возможный случай — оплата выданной спецодежды.

• Спецодежда числится собственностью компании (учитывается на балансе или забалансе).
• Увольняясь, работник должен ее вернуть, о чем в личной карточке сотрудника и в документации складского учета должна быть проставлена соответствующая отметка.
• Если увольняющийся специалист сдает спецодежду с неистекшим сроком носки, специальная комиссия фиксирует процент износа.
• Когда работник не желает возвращать спецодежду, то на основании написанного заявления издается приказ об удержании ее стоимости (остаточной) из его заработной платы, либо в кассу предприятия вносится необходимая сумма наличными.

Скачать пример

Скачать образец заявления на удержание денежных средств за спецодежду – word.

В счет погашения займа работником

Еще один случай, когда сотруднику нужно написать заявление — погашение займа у работодателя.

Также прописывается, что данные действия совершаются до полного погашения долга, и работник не желает погашать займ без учета ограничений по ст. 138 ТК РФ (или с учетом этих норм).

1. Законом не запрещается оформлять займ трудящемуся у работодателя.
2. Такая сделка может быть выгодной для каждой из сторон: сотрудник берет на более выгодных (чем в кредитном учреждении), а работодатель таким образом выражает заинтересованность в сотруднике, поощряет его.
3. Под текстовым блоком заявления работник расписывается и ставит дату заявления.

Скачать образец

Скачать пример заявления на удержание из зарплаты в счет погашения займа – word.

Написав заявление работодателю, следует помнить, что осуществление перечислений — это право, а не обязанность работодателя.

Исключение составляют лишь профсоюзные взносы (платежи осуществляются бесплатно и без задержек (ст.28 Закона о профсоюзах).

Если требуется получение переплаты по выплаченным отпускным, тогда в получении предварительного согласия работника нет необходимости.

Работодателем просто издается распоряжение об удержании, с которым затем ознакомляется трудящийся.

Есть ли ограничения по ТК РФ?

• При оформлении заявления на удержание из заработной платы трудящегося, следует учитывать письмо Роструда ПР/7156-6-1, где обозначены разъяснения.
• Размер удержаний из заработной платы ограничивается 138 статьей ТК РФ (касается только обязательных вычетов).
• Величина всех удержаний при ежемесячной выплате заработной платы не должна превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами РФ — 50 %.
• Если удержание происходит сразу по нескольким исполнительным листам, то работнику все равно должна оставаться половина его заработной платы.
• Данное ограничение не действует при:

• отбывании исправительных работ;
• удержании алиментов на детей в случае наличия задолженности;
• возмещении нанесения вреда здоровью другому лицу и ущерба в связи со смертью кормильца;
• по причине совершенного преступного деяния.

Размер данных удержаний из заработной платы не может превышать 70 %.

Как происходит удержание денег из зарплаты по закону

Если вы работаете официально, то часть вашей зарплаты работодатель удерживает и перечисляет в налоговую.

Помимо налоговых платежей, есть и другие ситуации, когда работник получает на руки меньше, чем положено по трудовому договору. Расскажу, кто и как может забирать часть зарплаты на законных основаниях.

Основные правила удержания из заработной платы прописаны в трудовом кодексе. В статье 137 ТК РФ перечислены случаи, в которых работодатель может оставлять себе часть зарплаты работника. В статье 138 ТК РФ указаны максимальные размеры удержаний: забирать весь доход нельзя — что-то должно оставаться на жизнь.

Порядок удержания налога на доходы физических лиц — НДФЛ — прописан в главе 23 налогового кодекса, а денег из заработка осужденного — в статье 44 уголовно-исполнительного кодекса.

Бывает, что часть зарплаты должника забирают судебные приставы. В статьях 98 и 99 федерального закона «Об исполнительном производстве» рассказывается, как это происходит.

Объясняем сложное простым языкомРазбираем законы, которые касаются вас и ваших денег. Раз в месяц присылаем письма с самым важным

В некоторых случаях работодатель обязан удерживать деньги из зарплаты — это не зависит от его воли или желания сотрудника.

Налог на доходы физических лиц. Люди, которые трудоустроены официально, отдают со своих трудовых доходов 13% НДФЛ. Те, кто работает «вчерную», налоги не платят и очень рискуют.

Про налог на доходы физлиц можно почитать в подборке статей:

Исполнительный лист — это документ, который дает право на принудительное взыскание долга. Существуют и другие исполнительные документы, например судебный приказ и исполнительная надпись нотариуса. Подробнее про них читайте в статье «Как вернуть свои деньги, если дали их в долг».

Кредитор может отнести исполнительный лист судебным приставам — они возбудят исполнительное производство и попытаются взыскать долг. Есть несколько способов это сделать, один из самых эффективных — отправить работодателю должника постановление об обращении взыскания на зарплату.

В постановлении указывается общая сумма долга и сколько процентов от дохода нужно удерживать. Задача работодателя — выполнить то, что написал пристав.

Удержанные деньги работодатель в течение трех дней направляет по реквизитам из постановления. Как правило, деньги сначала попадают в службу судебных приставов, а приставы уже сами перечисляют их взыскателю или распределяют между несколькими взыскателями. Если же кредитор подал лист напрямую работодателю, то будет получать деньги сразу от него.

Удержания продолжаются, пока долг не будет погашен или работник не уволится. Если работник покинул организацию, то работодатель возвращает исполнительный лист тому, от кого его получил, — взыскателю либо приставам.

Удержание алиментов по исполнительному листу. Не всегда удается договориться об уплате алиментов полюбовно — тогда к спору привлекают суд.

И в судебном приказе, и в исполнительном листе указывается размер алиментов в форме доли от дохода — ½, ⅓, ¼ — или твердой суммой, например 20 000 Р в месяц.

У нас есть что почитать про взыскание алиментов:

Иногда на одного должника приходится несколько кредиторов. Например, человек должен трем банкам, квартплату управляющей компании и Алименты бывшей жене. Так образуется очередь из взыскателей.

Долги первой очереди: алименты, возмещение ущерба от преступления и различных видов вреда — морального, здоровью, в связи со смертью кормильца.

Вторая очередь: обязательства перед сотрудниками. Например, должник — индивидуальный предприниматель — не выдал зарплату работникам.

• Третья очередь: долги перед государством — налоги, взносы, штрафы.
• И в самом конце идут остальные кредиторы.
• Здесь работает такой принцип: пока долги одной очереди не закрыты, деньги не попадают на ступеньку ниже.

Например, должник не платит налоги государству и коммуналку управляющей компании. Оба долга пытаются взыскать приставы.

Его зарплата будет уходить на налоги — это более приоритетный долг. И до тех пор, пока этот долг не будет закрыт, управляющая компания не получит ни копейки в рамках исполнительного производства. Так работает очередность.

Возможны ли удержания задним числом. Работодатель начинает удержания со дня, когда он получил документы, — задним числом нельзя.

Вот взыскатель отправил по почте исполнительный лист должнику на работу. Но почему-то документы пришли с большим опозданием: лист от января, а сейчас уже июль. Тогда должнику повезло: он пять месяцев получал полную зарплату, а мог бы довольствоваться лишь половиной.

Для возврата ошибочно выплаченных сумм — когда в результате счетной ошибки работнику перечислили больше, чем следовало.

Чтобы удержать ошибочные перечисления из зарплаты, нужно получить письменное согласие работника. Если согласия нет, работодателю придется обращаться в суд и доказывать, что произошла счетная ошибка.

Сотрудник уволился из компании по собственному желанию. При увольнении ему неправильно рассчитали зарплату и выдали лишние деньги. Как выяснилось позже, ошибка случилась из-за сбоя в программе 1С.

Экс-работнику направили письмо с просьбой вернуть переплату, которое тот проигнорировал. Тогда компания обратилась в суд и доказала, что причина переплаты — в счетной ошибке. Суд подтвердил, что бывший сотрудник должен отдать деньги.

Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты аванса, за который сотрудник не отчитался. Но только при соблюдении двух условий:

1. Работник дал письменное согласие на удержание.
2. Еще не прошел месяц со дня, когда нужно было сдать авансовый отчет либо вернуть деньги.

Если работник не согласен с удержанием или срок уже истек, то подотчетные суммы взыскиваются в суде.

Допустим, сотрудник отработал в компании полгода, за которые полагается 14 дней отпуска. Но он хочет отдохнуть подольше, поэтому просит отпустить его на 24 дня. Работодатель соглашается: предоставляет и оплачивает сотруднику дополнительные 10 дней авансом.

Если сотрудник не проработает полный год и уволится, то возникнет переплата по отпускным. Работодатель вправе удержать переплату из расчета при увольнении — причем согласие работника не требуется.

Для возмещения ущерба. Работодатель вправе взыскать с работника компенсацию за причиненный ущерб.

Трудовой Кодекс предусматривает, что работник может договориться с работодателем и погасить ущерб в рассрочку. А еще с согласия работодателя сотрудник вправе сам починить, что сломал, или передать компании равноценное имущество на замену.

Штрафные удержания за невыполнение плана или проступки. Если работник набедокурил или не выполнил план, то удерживать деньги из его оклада нельзя. Сотрудник получает оклад просто за то, что приходит на работу и там работает — неважно, плохо или хорошо.

Правила премирования обычно прописывается во внутренних документах работодателя — положениях и регламентах — либо в трудовом договоре или приложениях к нему. Работодатель может указать, за что будет поощрять, а за что лишать премий. По сути, лишение премии — это удержание денег из переменной части зарплаты.

Например, в организации есть положение о премировании. В этом документе указано, что сотрудник получит премию, если выполнит план продаж — заключит не менее 10 сделок за месяц — и при этом не получит дисциплинарных взысканий. Тогда, если работник не справится с планом или опоздает на работу, он останется без премии, но оклад все равно получит.

Сроки удержания могут быть разные.

В день зарплаты удерживают НДФЛ с зарплаты, с отпускных и пособий по болезни. Удержанные суммы перечисляют в налоговую не позднее следующего дня после выплаты. Также на день зарплаты приходятся удержания по исполнительным документам. В этом случае удержанные суммы отправляют кредитору или приставам в трехдневный срок со дня выплаты.

1. Если удержания — это неотработанные отпускные, их удерживают в день увольнения.
2. Если это подотчетные суммы, то срок удержаний — месяц с последнего дня, когда работник должен был предоставить авансовый отчет.
3. Если удерживают деньги, которые перечислены из-за счетной ошибки, то срок — месяц со дня, когда работник получил ошибочную выплату.
4. Если удерживают в счет ущерба, то срок — месяц со дня, когда работодатель установил размер ущерба.
5. Если удерживают за невыполнение нормы труда, то срок — месяц со дня, когда комиссия по трудовым спорам или суд вынесли решение.

Иногда работники сами просят удерживать деньги из зарплаты. Например, забывчивый сотрудник должен ежемесячно платить за ипотеку. Чтобы не просрочить оплату, он пишет заявление работодателю, где просит переводить часть зарплаты на погашение ипотечного кредита.

Работодатель не обязан выполнять подобные распоряжения работника — он может согласиться или отказаться. Если согласится, то должен учитывать: законность добровольных удержаний — вопрос запутанный. Не исключено, что трудовой инспекции не понравятся такие перечисления, а желание пойти навстречу работнику обернется для компании судебными тяжбами.

Минтруд считает, что так делать нельзя: в трудовом кодексе прописаны все основания для удержания и про заявления от работника там ничего нет. А вот Роструд подтвердил, что работодатель вправе удержать деньги, когда работник сам попросил.

Да и суд сказал, что так можно: работник вправе распоряжаться своей зарплатой. Если он хочет, чтобы работодатель перечислил часть денег не ему, а куда-то еще, то почему бы и нет. А нормы трудового кодекса распространяются только на обязательные удержания и не касаются добровольных.

Для разных удержаний есть свои ограничения.

По исполнительным документам могут забирать до 50% от зарплаты. Даже если на работника пришло несколько исполнительных листов, работодатель все равно обязан сохранить за ним не менее половины зарплаты.

Из этого правила есть исключения. В некоторых случаях удерживают до 70% — если это долг по алиментам на несовершеннолетних детей или по возмещению:

1. вреда здоровью;
2. ущерба от преступления;
3. вреда в связи со смертью кормильца.

По соглашению об уплате алиментов. Работодатель должен удерживать столько, сколько прописано в соглашении, но не более 70% от зарплаты.

По инициативе работника. Размер добровольных удержаний не ограничен: работник может отдавать хоть всю зарплату туда, куда решит.

Как составить заявление на удержание из заработной платы

Работодатель вправе удерживать из заработка работника определенные суммы. Все ситуации четко описаны в Трудовом кодексе РФ и федеральных законах (ч. 1 ст. 137 ТК РФ).

Списания денежных средств из зарплаты выполняются по инициативе руководителя организации или сотрудника. Некоторые из них требуют согласия работника, другие — нет.

Сотрудник добровольно оформляет документ, в котором просит удерживать часть заработанных средств по разным причинам, например:

• перечисление средств третьим лицам и организациям;
• уплата взносов в профсоюзную организацию;
• внесение кредитных платежей;
• оплата коммунальных расходов;
• платежи за мобильную связь;
• оплата страховых медицинских полисов.

Пример просьбы об удержании из зарплаты платежей по кредитному договору.

Генеральному директору ООО «Clubtk.ru» Воронову Андрею Викторовичу (должность руководителя, наименование работодателя) Адрес: г. Санкт-Петербург, ул. Правды, д. 1 тел/факс (812)7121212 e-mail: [email protected], http://www.clubtk.ru от Никифорова Антона Сергеевича, инженера ПТО, отдел АС ООО «Clubtk.ru» (Ф.И.О. работника, должность, структурное подразделение) адрес: г. Санкт-Петербург, ул. Строителей, д. 25, кв. 98 тел/факс: 8(905)788 888 888 e-mail: [email protected] ЗАЯВЛЕНИЕ об удержании из заработной платы В связи с заключением кредитного договора между мной и ПАО «РосБанк» от 25 ноября 2020 г. прошу осуществлять ежемесячное удержание из причитающейся мне заработной платы в размере 12 000 руб. и перечислять указанные денежные средства на мой кредитный счет 5 числа каждого месяца до полного погашения кредита по следующим реквизитам: Банк получателя: ПАО «РосБанк» Корреспондентский счет: 305631355616843237 БИК: 64615687 ИНН: 498564267853385 КПП: 30486412593464587 Счет получателя: 8813546332345355783 Получатель: Никифоров Антон Сергеевич Номер банковской карты: 58464658474132941 Никифоров / Никифоров А.С. / 27.11.2020 (подпись) (дата)

В каких случаях не требуется заявления от работника

В оформлении заявления нет необходимости, если работодатель списывает часть заработанных сотрудником средств, руководствуясь следующими требованиями законодательства:

• при вычете подоходного налога (гл. 23 НК РФ);
• по предписаниям судебных и налоговых органов в отношении сотрудника;
• если размер удерживаемой суммы составляет менее 20% заработка за месяц.

Также есть ряд законных оснований, когда работодатель требует от работника возврата денежных средств (ст. 137 ТК РФ и ст. 248 ТК РФ):

• не были израсходованы подотчетные суммы;
• неотработанный аванс;
• выданы лишние денежные средства, отпускные, премии, выплаты из-за счетных ошибок при начислении заработка;
• работодателю нанесен материальный ущерб.

В этих случаях сотрудник не оформляет никаких документов. Работодатель выпускает приказ и уведомление о правомерности взыскания денежных средств.

Но существуют ситуации, когда требуется получить письменное согласие работника, даже если это напрямую не указано в ТК РФ.

Например, возврат части полученной оплаты за дни отпуска, которые не были отработаны, осуществляется без оформления документа, если сумма составляет менее 20% от месячного заработка.

Если работодатель решит удержать более 20% от заработной платы без наличия соответствующего заявления, то нарушит требования законодательства относительно размеров удерживаемых сумм.

Так выглядит пример согласия на удержание из заработной платы для подобных случаев.

Работодатель вправе удерживать без согласия сотрудника из его зарплаты денежные средства в ежемесячном размере (ст. 138 ТК РФ):

• не более 20% — при взыскании ущерба (ст. 248 ТК РФ) и применении технических удержаний (ст. 137 ТК РФ);
• не более 50% — по исполнительным листам.

Размер списаний из заработной платы составляет не более 70% после вычета НДФЛ (ст. 138 ТК РФ) в следующих ситуациях:

• работник имеет задолженности по алиментам на несовершеннолетних детей;
• требуется возмещение нанесения вреда здоровью и ущерба в связи с потерей кормильца;
• сотрудник совершил преступление и обязан возместить ущерб.

1. В первую очередь работодатель обязан производить удержания по исполнительным листам, затем — обязательные платежи в бюджет.
2. И только после этого разрешено использовать остаток заработной платы сотрудника для выполнения добровольных удержаний по заявлению.
3. Если заработка на погашение всех обязательных задолженностей не хватает, то удерживают суммы пропорционально доле каждого требования в общем размере долговых обязательств.

Как написать заявление

Работник, который имеет намерение направить часть или весь доход третьим лицам, обязан в письменной форме составить документ. Заявление оформляется в произвольном виде.

В нем необходимо указать:

• личные данные заявителя (Ф.И.О., должность, контактные данные);
• руководителя организации;
• причины волеизъявления (кому и для чего переводить деньги);
• размер удерживаемой суммы;
• платежные реквизиты (если необходимо);
• дату начала и прекращения платежей;
• подпись заявителя и дату обращения.

Если руководство компании одобрит заявление, то выпускается приказ, согласно которому бухгалтерия удерживает определенные суммы из ежемесячного заработка по требованию работника.

Образец

Пример заявления на возврат излишне начисленных отпускных:

Иногда возникают ситуации, когда работнику приходит уведомление об удержании из заработной платы.

К примеру, это касается возврата подотчетных средств, которые не были потрачены, или возникла ошибка в бухгалтерских расчетах выплат денежных средств.

Такое уведомление составляется от имени руководителя предприятия или главного бухгалтера и подписывается сотрудником, если он соглашается с фактом возникновения ситуации и разрешает произвести возврат денег путем удержания из заработной платы.

Пример уведомления об удержании из заработной платы:

При возникновении трудовых отношений работодатель предоставляет новому сотруднику трудовую книжку, если раньше она не была заведена, а стоимость бланка оплачивает работник одним из способов:

1. Внесение оплаты в кассу организации наличными.
2. Удержание из зарплаты трудящегося по заявлению.

Во втором случае требуется письменное согласие работника, в котором указывается стоимость трудовой книжки и вкладыша в нее.

Пример заявления на удержание за трудовую книжку:

Как удержать стоимость трудовой книжки из зарплаты работника

Если работодатель принимает на работу нового сотрудника, он обязан внести запись о приеме в его трудовую книжку.

Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него еще нет, то работодатель обязан выдать ему бланк трудовой книжки. При этом стоимость бланка работник обязан возместить.

В статье рассмотрим как удержать стоимость трудовой книжки из заработной платы работника.

Способы взыскания стоимости трудовой книжки с зарплаты работника

В соответствии с правилами выдачи трудовых книжек, работодатель вправе взимать за них плату (Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003).

Плату за трудовую с работника взымают при принятии его на работу впервые.

Если у сотрудника все страницы трудовой закончились и для записей в раздел «Сведения о работе» не осталось места, то сотруднику выдают вкладыш. Стоимость вкладыша также удерживается с работника.

Существует несколько способов, по которым работник может возместить стоимость трудовой книжки или вкладыша. К ним относят:

• оплату наличными;
• перечисление средств на расчетной счет работодателя;
• удержание из заработной платы.

Если оплата за трудовую производится сотрудником наличными, то оформляется этого приходно-кассовым ордером. Удержание стоимости трудовой с зарплаты работника производится только по соответствующему заявлению.

Без заявления от работника, вычесть с его зарплаты стоимость книжки работодатель не вправе.

Бесспорное удержание проводится только в определенных случаях, предусмотренных статьями 137 и 248 ТК РФ, но в данный перечень выдача трудовой книжки не входит.

Как определить стоимость трудовой книжки к возмещению

Важно! Стоимость бланка трудовой, которая подлежит возмещению работником, определяется исходя из фактических затрат работодателя на приобретение этого бланка.

То есть по той сумме, по которой бланки трудовых, а также вкладыши были оприходованы в учете компании.

Обычно это стоимость бланков в соответствии с договором на покупку книжек за вычетом НДС (если Продавец бланком работает с НДС, а у покупателя есть право на вычет). Стоимость трудовых отражается в Книге по учету бланков трудовых книжек.

Именно по такой сумме работник и обязан возместить стоимость книжки ( статью ⇒ Как завести трудовую книжку впервые.

Учет трудовых книжек

Трудовые книжки представляют собой документы строгой отчетности и законодательство определяет порядок их хранения и учета (Постановление №225). Каждый работодатель должен вести специальные книги учета трудовых:

1. Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
2. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Первая книга обычно ведется в бухгалтерии. Необходимые записи заносятся в нее сразу же после получения от поставщика необходимых бланков.

Важно! В книге указываются все операции, связанные с приобретением и расходованием трудовых и вкладышей, при этом заносятся серии и номера бланков. Помимо этого указывается стоимость закупленных бланков. Именно ее работник и должен будет возместить.

Вторую книгу ведут уже кадровые службы. Но, если ее в организации нет, то такая обязанность также ложится на плечи бухгалтерии. В данную книгу вносят сведения о дате приема нового сотрудника, его должность и реквизиты документа, на основании которого происходит оформление приема на работу.

Бухгалтерский учет

Денежные средства, полученные от работника за трудовую книжку учитываются в качестве прочих доходов на 91 счете, субсчете 1 «Прочие доходы». Если работник вносит деньги непосредственно в кассу, то корреспондировать счет 91.

1 будет с 73 счетом «Расчеты с персоналом по прочим операциям». А если работник написал заявление на удержание стоимости трудовой из его зарплаты, то корреспонденция будет со счетом 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Проводки при этом будут следующими:

Д50 К 73 – от работника получена плата за бланк трудовой книжки;

Д73 (70) К91.1 – начислен прочий доход за реализацию трудовой книжки сотруднику;

Д91.2 К68 – за реализацию трудовой сотруднику начислен НДС.

Заявление сотрудника на удержание с заработной платы стоимости трудовой книжки или вкладыша к ней

Специального бланка заявления на удержания из зарплаты работника стоимости трудовой книжки нет. Заявление пишется в свободном виде, при этом работодатель бланк заявления вправе разработать самостоятельно.

Это позволит привести все документы к общему порядку и сократить время, затрачиваемое сотрудниками на поиск нужного бланка документа.

В заявлении должна быть указана стоимость трудовой книжки (вкладыша к ней), по которой работодатель приобрел эти бланки. Приведем образец такого заявления.

ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ

Когда трудовая книжка выдается бесплатно

В определенных случаях бланки трудовых оформляются бесплатно. К ним относят:

• чрезвычайные происшествия, в результате которых трудовые книжки работников пришли в негодность;
• порча бланка трудовой сотрудником, ответственным за кадровый учет (в случае первичного заполнения).

В последнем случае виновное лицо обязано будет возместить стоимость трудовой ( статью ⇒ Как внести пропущенную запись в трудовую книжку).

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Обязан ли работодатель иметь в наличии бланки трудовых книжек?

Ответ: Да, обязан. У работодателя в наличии всегда должны быть бланки трудовых и вкладышей в необходимом количестве. В противном случае возникает риск несвоевременного оформления трудовых вновь принятым сотрудникам, а также внесения сведений во вкладыш работающим сотрудникам.

Для того, чтобы подобных нарушений избежать, работодателю следует установить определенный лимит бланков и в случае его достижения закупать новые. При этом конкретное число, которому должен равняться такой лимит, законодательство не предусматривает.

Каждый работодатель определяет его самостоятельно исходя из численности штата, текучести, а также числа принимаемых молодых сотрудников. Размер запаса бланков трудовых лучше будет закрепить в локальном акте компании, например, в приказе.

Вопрос: Может ли работодатель не взымать денег за трудовые со своих работников?

Ответ: Конкретного ответа на данный вопрос законодательство не предоставляет. Согласно общим правилам, работодатель вправе потребовать с работника возместить стоимость бланка трудовой книжки.

Однако прямая обязанность по взиманию денег с работника за выдачу трудовых нет.

Если обратиться к бюджетным организациям, то в соответствии со статьями 28 и 34 БК РФ, бесплатная выдача трудовых, приобретенных из бюджетных средств, приведет к нарушению процесса их использования.

Другими словами, бесплатная выдача бланков книжек приведет к увеличению расходов организации (так как возмещения бюджетных средств не будет), а это является нарушением принципов использования бюджетных денег (принцип результативности и принцип эффективности использования).

Как удержать затраты на трудовую книжку в 1С?

Рассмотрим пример

В компании «ТЕКС» в июне 2019 года на Никитину А.П. оформили трудовую книжку, поскольку это было ее первым местом работы. Сотрудница подала заявление работодателю, чтобы у нее удержали за эту книжку 236 руб.

Как правильно отразить такую операцию в 1С Зарплата?

Необходимо выполнить следующие действия:

• Настроить соответствующий вид.
• Зарегистрировать соответствующее удержание.

Как настроить вид удержания?

• Перейти в Настройки, далее выбрать Удержания.
• Использовать кнопку Создать.
• В соответствующем поле необходимо выбрать вид удержания. В рассматриваемом примере это удержание затрат на книжку (рис. 1).
• Если больше нет иных сотрудников, на которых трудовая книжка заводится впервые, то целесообразно установить флажок в положение не используется.
• В закладках:
• выбрать раздел Назначение, в соответствующем поле указать на требуемое удержание, далее выбрать Ежемесячно, в поле, где можно выбрать вид операции, необходимо выбрать значение удержания по прочим операциям, можно установить флажок для удержаний в первой половине месяца или вместе с авансом, а также при выплатах в рамках межрасчетного периода;
• в Расчете устанавливаем соответствующий переключатель в состояние, при котором расчет указывается фиксированной суммой, если же требуется рассчитать результат по формуле, то пройдите по ссылке Редактировать, после чего укажите необходимую формулу.

• Расчет базы будет не активен, пока не будет использована Расчетная База.
• В закладке Учет есть возможность отразить удержание в пользу третьих лиц, а также по прочим операциям с сотрудниками предприятия. Если есть необходимость оформить кассовый чек, то требуется отметить те виды удержаний, которые являются основаниями для этого (рис. 2). В рассматриваемом примере нет необходимости устанавливать флажок, поскольку такое удержание не требует оформления кассового чека.
• Подобным удержаниям в программе 1С ЗУП персоналом задаются краткие наименования. Использовать его можно в различных отчетах. Здесь же можно дать краткое произвольное описание тому или иному виду удержания.
• Использовать кнопку Записать, после чего закрыть окошко.

Как зарегистрировать факт удержания затрат на трудовую книжку в 1С ЗУП?

Чтобы удержать какие-либо суммы у сотрудника, требуется использовать документ Удержания. Этим же документом можно скорректировать удержания либо полностью отменить их.

• Перейти в раздел Заработная плата, после чего выбрать Алименты.
• Нажать на кнопку Создать, далее выбрать документ Удержание.
• Информация в поле Организация вносится автоматически. Если в программе зарегистрирована больше, чем одна организация, то она предоставит возможность выбрать требуемую (рис. 3).
• Указать дату, которой должен быть зарегистрирован документ.
• Выбрать из списка соответствующего сотрудника, за счет которого производится удержание.
• Указать вид удержания в соответствующем поле. В рассматриваемом примере требуется выбрать Удержание затрат на трудовую книжку.
• Если работник трудится сразу у нескольких работодателей, то дополнительно указывается, по основному или дополнительному месту работы производится удержание.
• Далее требуется указать, с какой даты производится такое удержание. Поскольку удержание носит разовый характер, то окончание периода указывать не требуется. Если в отношении данного работника уже действует подобное удержание, то его всегда можно скорректировать.
• Указать размер удержания в соответствующем поле. В рассматриваемом случае – это 236 рублей.
• Если же удержание не носит разовый характер, то можно установить флажок для окончания удержаний при достижении определенной суммы.
• Нажать на кнопку Провести, после чего закрыть окошко.

Чтобы произвести удержание затрат на трудовую книжку, необходимо перейти в раздел Зарплата, далее Начисления. Этим документом и следует произвести удержание (рис. 4).

• Чтобы заполнить автоматически данный документ, необходимо нажать на кнопку Заполнить или Подобрать.
• В процессе заполнения документа табличная часть заполняется всеми видами удержаний, которые назначены сотрудникам предприятия.

Сумма, которая зарегистрирована и отражена в документе, уменьшит сумму, подлежащую выплате сотруднику.

Чтобы получить сведения о суммах удержаний у сотрудников, требуется перейти в раздел Зарплата, далее в Отчеты, после чего выбрать Удержания. Можно выбрать определенный период, за который требуется получить информацию об удержаниях (рис. 5).

Когда синхронизируются данные с программой 1С, то такие удержания отражаются проводкой счетов 70 (дебет) и 73.03 (Кредит).

Возможно издать приказ об удержании из З/П с согласия работника стоимость трудовой книжки и вкладышей к ней? — вопрос №6606121. 9111.ru

• Трудовое законодательство требует от организаций и индивидуальных предпринимателей обязательного заполнения трудовых книжек на работающих у них сотрудников.
• На основании положений статьи 66 Трудового кодекса РФ этот документ является главным документом для учета стажа работы сотрудника, а также иных сведений о его трудовой деятельности.
• Форма и порядок ведения трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:
• • Правилах ведения, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
• • Инструкции по заполнению, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).
• Как следует из пункта 4 Правил, в этот документ записываются сведения:
• • о сотруднике;
• • о порученной работе;
• • о переводах;
• • об основаниях увольнений;
• • о награждениях.
• Право не вносить какие-либо записи из вышеперечисленных, равно как и право вносить записи по своему усмотрению, работодателю не предоставлено.
• На основании статьи 22 Трудового кодекса РФ работодатель обязан строго придерживаться требований трудового законодательства и неукоснительно их соблюдать.

На основании пункта 45 Правил на работодателе лежит ответственность за ведение трудовых книжек. Нарушение установленных правил влечет негативные последствия, установленные законом.

Согласно пп. «б» п. 10 Положения о трудовом надзоре от 01.09.2012 № 875 поступление в трудовую инспекцию обращений или заявления работника о нарушении работодателем его трудовых прав является основанием для проведения внеплановой проверки.

Результатом такой проверки может стать, в т.ч., привлечение работодателя к административной ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.

1. При отказе работника предоставить такой важный документ, как трудовая книжка, не предусматривается никаких действий со стороны организации, куда устраивается сотрудник для оформления трудовых отношений.
2. Должен быть составлен акт, в котором следует отразить факт, что, приступив к работе, данный сотрудник не принес и не сдал трудовую, где должны были быть оформлены трудовые отношения.
3. Рекомендуется, чтобы от работодателя было отправлено уведомление работнику, в котором должна быть изложена просьба прийти в кадровую службу и отдать ее специалистам книжку, чтобы трудоустройство было оформлено должным образом.

В законодательстве предусмотрена возможность принятия на работу сотрудника, трудовая книжка у которого отсутствует по уважительным причинам.

Одной их таких причин может оказаться утрата данного документа сотрудником, когда восстановить книжку трудно по причине ликвидации работодателя или задержка предыдущим работодателем ее выдачи.

В данной ситуации работник должен подать заявление, где сообщает, что у него нет на данный момент трудовой книжки и по какой причине.

В законодательстве не предусматривается, чтобы работодатель был обязан восстанавливать записи из трудовой, потерянной работником. Но если он предоставит достоверные данные о своей трудовой деятельности на основе справок, выписок из архива и трудовых договоров, тогда работодатель может внести эти данные при заполнении книжки.

Приказ об удержании из заработной платы за трудовую книжку

Подборка по материалам информационного банка “Корреспонденция счетов” системы КонсультантПлюс

Ситуация:

Как отразить в учете организации приобретение бланка трудовой книжки и ее оформление вновь принятому работнику? При выдаче трудовой книжки работнику с него взимается плата путем удержания из заработной платы.

Стоимость бланка трудовой книжки, приобретенного подотчетным лицом организации за наличный расчет, составила 354 руб. (в том числе НДС 54 руб.).

Приобретение бланка подтверждено авансовым отчетом подотчетного лица с приложением товарной накладной, счета-фактуры и чека ККТ. Бланк использован при оформлении трудовой книжки вновь принятому работнику.

Удержание стоимости бланка производится из заработной платы работника на основании его письменного заявления.

Корреспонденция счетов:

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее – Правила).

Бланки трудовой книжки хранятся в организации как документы строгой отчетности (п. 42 Правил).

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. п. 8, 45 Правил).

Об общих правилах ведения и хранения трудовых книжек см. в Путеводителе по кадровым вопросам.

При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций или неправильного первичного заполнения трудовой книжки (п. 47 Правил). В данном случае плата взимается с работника путем удержания денежных средств из его заработной платы на основании представленного заявления.

Отметим, что погашение обязательства по оплате бланка трудовой книжки за счет подлежащей выплате работнику заработной платы не может рассматриваться в качестве удержания из заработной платы в смысле ст.

137 Трудового кодекса РФ, а является волеизъявлением работника распорядиться начисленной заработной платой. Следовательно, положения ст. 138 ТК РФ в данном случае не применяются.

Аналогичные разъяснения в отношении погашения кредита за счет заработной платы приведены в Письме Роструда от 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1.

Порядок ведения кассовых операций

Незаконное удержание трудовой книжки работодателем — Правовед.RU

• Ирина, добрый день!
• Поскольку фактических трудовых отношений между Вами и «туристической организацией» не было, удержание трудовой книжки незаконно. 
• В подобном случае в суд обращаться не нужно, поскольку трудовых отношений между вами не было, поэтому предусмотренные законом основания по компенсации заработка и морального вреда, вызванного удержанием трудовой книжки здесь не подходит. 

На мой взгляд, Вам необходимо, для начала, письменно обратиться непосредственно в «туристическую организацию», направив заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения требование о выдаче трудовой книжки.

При этом, в обосновании серьезности Ваших намерений будет не лишним указать на тот факт, что удержание Вашей трудовой книжки в подобной ситуации незаконно и может повлечь за собой административную ответственность. Как вариант возможно указать следующее:

«Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ:

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Поскольку между мной и Вашей организацией трудового договора не заключалось, фактически трудовые отношения отсутствовали, удержание и отказ в выдаче трудовой книжки является нарушением трудового законодательства, ответственность за которое предусмотрено ст. 5.

27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, согласно которой:

Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27.

1 настоящего Кодекса, — влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

На основании вышеизложенного, прошу возвратить мне трудовую книжку, в срок не превышающий 10 календарных дней с момента получения настоящего требования. О времени и месте получения трудовой  книжки прошу дополнительно сообщить по телефону: +7 — _____________.

В случае отказа в добровольном удовлетворении моих законных требований, я буду вынуждена обратиться с соответствующей жалобой в Прокуратуру РФ и Государственную инспекцию труда РФ о принятии мер по возврату трудовой книжки и привлечения Вашей организации к ответственности».

На мой взгляд требование с подобным обоснованием должно эффективно подействовать на «туристическую организацию». В их же интересах как можно быстрее «закрыть» Ваш вопрос, чтобы избежать неблагоприятных последствий. В таком случае Вы избежите лишних временных затрат и, вероятнее всего, Вам не нужно будет обращаться в трудовую инспекцию и прокуратуру.

В противном случае, как указали коллеги, необходимо будет писать соответствующие жалобы с подробным описанием произошедшей ситуации, приложит все имеющиеся доказательства и просить принять необходимые меры по защите Ваших прав.

С уважением, Константин.