В ходе деятельности даже самой маленькой компании возникает необходимость готовить документы и передавать их в государственные органы, финансовые, коммерческие и иные структуры.
Несмотря на то, что более 5 лет назад право первой и второй подписи отменили, чтобы удостоверить подлинность документации и содержащихся в ней распоряжений, все равно необходимо назначать лиц, которые будут ее заверять.
Они же будут отвечать перед законом в случае нарушений.
Понятие и разъяснения, что такое право первой подписи, представлены в:
По общим правилам, право первой подписи принадлежит руководителю (директору) — назначенному или избранному. Никакие приказы или распоряжения собственников организации для передачи ему полномочий не нужны. Но если по каким-то причинам право первой подписи у главного бухгалтера или иного лица, этот момент уже следует оформить документально.
До 2013 года Закон запрещал передавать право первой подписи в банке главному бухгалтеру или иному сотруднику, все платежные поручения проходили через руководителя. Сейчас этот запрет снят, и не имеет значения, кто что заверяет. Такие полномочия допускается передать любым гражданам, работающим в компании или на компанию.
Что такое право второй подписи и кому оно принадлежит
Руководители — тоже люди, и иногда они болеют, отдыхают, работают в командировках.
Чтобы работа компании не останавливалась, назначаются лица, которые смогут подписывать документы вместо первого лица организации. Чаще всего такими полномочиями наделяют заместителей и главбухов.
Разъяснение, что это право второй подписи главного бухгалтера, останется неполным, если не уточнить, что это возможность:
- заверять в основном бухгалтерские и финансовые документы — распоряжения на уплату зарплаты и обязательных платежей;
- подавать запросы и пояснения в налоговую и внебюджетные фонды;
- взаимодействовать с государственными и контролирующими органами.
Нормами гражданского законодательства определяется и что означает право второй подписи, и как наделить соответствующими полномочиями. И важно, что передавать полномочия в этом случае обязательно, а делает это руководитель или замещающий его работник.
При желании или необходимости в организации может отсутствовать сотрудник, имеющий право второй подписи в банке или иной структуре. К примеру, ИП без работников.
Он самостоятельно и собственноручно заверяет все необходимые квитанции, декларации, заявления и прочие финансовые и расчетные бумаги.
Но он имеет возможность пригласить стороннюю организацию или бухгалтера и передать право второй единственной подписи в банковской карточке конкретному лицу по договору оказания возмездных услуг.
Как передать полномочия
Поскольку уже не действует строгий закон о праве второй подписи и заверять документы разрешено любому сотруднику или третьему лицу, возможны две ситуации:
- Полномочия передают штатному сотруднику организации.
- Заверять документы сможет стороннее лицо, с которым заключен Договор на оказание возмездных услуг или иное соглашение.
В первом случае руководитель издает приказ о наделении одного или нескольких работников полномочиями по заверению определенных документов. В таком распоряжении обычно четко оговаривают, кто и какие бумаги сможет удостоверить в отсутствие начальства, либо передают все сразу.
Нельзя включить в приказ абсолютно любого работника. Если в обязанности сотрудника не входят действия с распределением денежных средств, формированием и направлением платежей, он не сможет и заверять подобные бумаги.
Второй вариант — если компания передала бухгалтерские Услуги на аутсорсинг или всю бухгалтерско-финансовую деятельность ведет сторонний специалист.
В таком случае сначала заключают договор об оказании услуг, где прописывают обязанности сторон, а в дополнение оформляют Доверенность на представление интересов.
Особых требований к доверенности нет, она подчиняется нормам гражданского законодательства.
Несколько нюансов
- Учтите: одного приказа или доверенности недостаточно. Дополнительно в карточки банков добавляют новые образцы, чтобы кредитные учреждения могли распознать доверенное лицо и выполнить поручение клиента. Кстати, уполномоченные лица расписываются в карточках банка в присутствии сотрудника учреждения. Иначе потребуется нотариальное заверение образцов, гласит Инструкция Банка России №153-И от 30.05.2014.
Главный бухгалтер без права подписи
Не все руководители готовы наделить главбуха правом подписи, однако без предоставления такого права труднее призвать нерадивого работника к ответственности. Есть ли золотая середина, и как правильно оформить главбуха, наделив его минимальными правами – поговорим в статье.
Плюсы и минусы найма главбуха без права подписи
Плюсов найма руководителя бухгалтерии, который не станет подписывать никакие документы, немного, но они есть. Это:
- возможность снижения уровня зарплаты;
- экономия рабочего пространства (главный бухгалтер без права подписи может работать на удаленке).
Однако на такой шаг руководители компаний чаще идут, памятуя о том, что прежний главбух принципиально не подписал, например, документы для банковского кредита. Отметим, что именно для этого случая главный бухгалтер без права подписи – плюс сомнительный. Банки охотнее дают кредиты при наличии двух подписей – чтобы иметь возможность привлечь главбуха к субсидиарной ответственности.
В другой ситуации с банками, например, для расчетно-кассового обслуживания лучше иметь одну подпись:
- банки уже давно рассматривают по умолчанию как равнозначных всех работников клиента, кто указан в карточке образцов подписей и оттиска печати;
- первая, вторая, третья подпись – это всего лишь нумерация, и каждой из них вполне достаточно, чтобы платежное поручение ушло в оплату;
- для того, чтобы платежное поручение не уходило в оплату без подписи руководителя компании, в банке необходимо, как правило, оформлять отдельное заявление о взаимозависимости подписей (см. рис. 1).
Подробнее об этой проблеме
Рис. 1
Именно равнозначность подписей, когда бухгалтер может отправить платеж только под своей подписью, – причина хищений даже в тех компаниях, где генеральный (финансовый) директор не доверяет свою электронную подпись бухгалтерии.
Кроме того, руководитель компании будет нести ответственность за отчетность, которую он фактически не составлял, включая ее несвоевременную сдачу. Впрочем, административные штрафы обычно выписывают всегда на руководителей, даже если главбух с правом подписи.
Какую ответственность несет бухгалтер без права подписи?
На практике главный бухгалтер без права подписи несет фактически такую же ответственность, как главбух с подписью, но не подписавший:
- договор материальной ответственности за имущество компании;
- документы для внешних кредиторов.
Как уже упоминалось, сложившаяся практика такова, что к административной ответственности привлекают руководителя компании, к уголовной – тоже. Причем и первая и вторая ответственности, – это, прежде всего материальные расходы. В первом случае – это:
- административный Штраф;
- обязательное погашение доначислений (при необходимости).
Во втором случае речь всегда идет о деятельном раскаянии в виде погашения недоимки (долга). Нередко такие расходы возникают не потому, что руководитель компании:
- предоставил к учету подложные документы (не обеспечил поступление всех первичных документов);
- препятствовал своевременному перечислению налогов.
К сожалению, причина зачастую в бухгалтерских ошибках. И даже если бухгалтер их признает, все равно платит сама компания или ее руководитель (учредитель). Подробнее об этом читайте здесь >>>
Как уменьшить расплату за ошибки главбуха без подписи
Если вы решились взять бухгалтера без подписи, это означает, что в учетной политике нельзя будет закрепить за ним ведение бухгалтерского учета.
Такой вариант доступен субъектам среднего и малого бизнеса, если их руководитель выбрал один из двух доступных вариантов:
- возложил ведение бухучета на себя;
- заключил договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.
Именно по этой причине к нам на обслуживание переходят клиенты, которые наняли штатных (внештатных) бухгалтеров, но их потолок – главный бухгалтер без права подписи. Причина обращения именно к нам – в 1С-WiseAdvice, – не только профессионализм наших бухгалтеров, но и то, что мы застраховали свою профессиональную ответственность.
Предположим пусть гипотетическую, но все же вероятность. Например, допустят наши специалисты ошибку (неправильный расчет налогов, ошибки в отчетности, «первичке») – мы компенсируем:
- налоговые штрафы;
- иные доначисления и прочее.
Причем покрытие полиса страхования профессиональной ответственности отнюдь не жесткая константа:
- ежегодно происходит индексация;
- с учетом последнего повышения наше покрытие составляет 70 млн рублей.
Важное преимущество – полис включает в себя расширенный перечень страховых случаев, от которых не страхуют другие аутсорсинговые компании. Кроме того, мы гарантируем финансовую компенсацию из личных средств компании по ряду случаев, которые страховыми не являются, в частности:
- ошибки в платежках и статистической отчетности;
- нарушение сроков представления документов по валютному контролю.
Мы – единственная компания в РФ, которая рассматривает все страховые случаи в течение трех лет после сдачи последнего отчета. Даже если речь идет о бывшем клиенте. Подробнее читайте здесь >>>
Как оформить главного бухгалтера без права подписи?
Если компания применяет профстандарты, то работника без права подписи оформить на должность главного бухгалтера не выйдет. Так же, как и оформить такого работника просто на должность бухгалтера. Дело в том, что именно за главбухом закреплены следующие трудовые функции, и, как минимум, первая из них требует подписи:
Если компания профессиональные стандарты не применяет, то можно заключить такой трудовой договор.
Инструкция: как передать право первой и второй подписи
Такой безусловной компетенцией наделен руководитель компании. Например, в ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» четко указано, у кого есть право подписи в ООО, — у единоличного исполнительного органа (директор, гендиректор и др.).
Руководитель представляет интересы общества, в рамках устава без дополнительных согласований подписывает соглашения и совершает сделки.
Чтобы определить, нужно ли заверять у нотариуса право подписи на договорах за руководителя, требуется установить форму сделки. Договор требует нотариальной формы — сделка совершается у нотариуса.
В остальных случаях, когда нотариальная форма не является обязательной, заверение у нотариуса производится по желанию сторон.
Нюансы в подписании бумаг главным бухгалтером
До внесения изменений в правовые акты в 2014 году обязательность наличия в некоторых бумагах визы главного бухгалтера, как и понимание, что это право второй подписи, были закреплены на законодательном уровне.
В настоящее время определения в законодательстве не предусмотрено. По сути, это визирование некоторых актов еще одним работником, помимо руководителя, — главным бухгалтером.
Оно не предоставляется само по себе при назначении на должность главбуха.
В приказе указывается, что главный бухгалтер получает полномочия на подписание конкретных бумаг, и это право финансовой подписи в случае его отпуска или болезни временно перейдет другому лицу.
Кому и как передать полномочия по подписанию документов
Специального федерального закона о подписи в документах не принято. Отдельные нормы по различным вопросам, касающимся подписания бумаг и делегирования полномочий, содержатся в разных правовых актах (Гражданский Кодекс, Трудовой кодекс, Инструкция Банка России №153-И от 30.05.2014 и др.).
Передаются соответствующие полномочия несколькими способами:
- издание приказа;
- выдача доверенности;
- включение положений в учредительные документы.
Издание приказа
Это возможно, если наделяемое полномочиями лицо является сотрудником организации, но не для всех правоотношений этого достаточно. Например, в суде могут потребовать доверенность дополнительно к приказу (ст. 61 АПК РФ, ст. 53 ГПК РФ). В приказе отражаются:
- дата, номер акта, место и цель издания;
- Ф. И. О. лица, при наличии — должность в организации;
- перечень передаваемых полномочий;
- дата и срок делегирования;
- заверение уполномоченного лица.
Образец приказа на заключение договоров поставки (шаблон)
Доверенность
Это универсальный способ делегировать полномочия.
Она выдается как сотруднику, так и любому другому лицу, не состоящему в трудовых отношениях с компанией, подпись доверенного лица — это чья подпись стоит в документе на основании выданной ему доверенности на совершение оговоренных в ней действий. Доверенность оформляется по нормам Гражданского кодекса РФ (ст. 185–187). Обязательным реквизитом является дата совершения, без ее указания доверенность недействительна.
Эксперты КонсультантПлюс подготовили доверенности на все случаи жизни. В том числе для передачи права подписи. Используйте бесплатный доступ в систему, чтобы найти и скачать нужные.
Получите бесплатный доступ, чтобы прочитать.
Включение положений в устав компании
Это наиболее редкий способ. Подходящий вариант — когда зама наделяют правом первой подписи, так как:
- он является одним из членов руководящего состава;
- предполагается, что он будет осуществлять трудовую деятельность на предприятии в течение долгого времени.
Для большинства случаев данный способ не подойдет, поскольку при изменении обстоятельств придется вносить изменения в учредительные документы, а это трудоемкий и небыстрый процесс.
Отдельно рассмотрим, кто имеет право подписи на банковских документах, так как здесь есть особенности. Общее правило: правом обладает тот, кто указан в банковской карточке с образцами (инструкция №153-И).
Кому же и каким образом делегировать такое полномочие, соответствует ли закону утверждение, что право подписи в банковской карточке по доверенности можно передать только сотруднику или работнику?
Из инструкции Банка России №153-И следует:
- Подписывает только тот, кто указан в карточке. Например, если в банковской карточке не указан главный бухгалтер, это означает, что на предприятии главный бухгалтер без права подписи банковских документов, это допускается.
- В отношении юридического лица допускаются только его сотрудники/работники, за некоторыми исключениями.
- Изменения вносятся путем замены имеющейся карточки на новую.
- Есть возможность предоставить подписание лицу, не указанному ранее в карточке, на некоторое время, для этого изготавливают к основной временную карточку.
Право первой и второй подписи
Право первой подписи – это право подписывать документы от имени организации. Оно принадлежит руководителю, но может делегироваться иным лицам. Право второй подписи – это право главного бухгалтера подписывать финансовые, бухгалтерские, расчетные документы. Такими полномочиями его наделяет лицо, у которого есть право первой подписи.
Может ли ИП наделить правом первой подписи другого человека?
Право руководителя
Общеизвестный факт: право руководителя организации подписывать документы является абсолютным. Для подтверждения его никаких дополнительных доверенностей, приказов не нужно. Оно закреплено в ряде федеральных законов и нормативных актов. Приведем некоторые из них:
- ФЗ-14 «Об ООО» об этом говорит в ст. 40-3. Руководитель может, в том числе, и совершать сделки от имени Общества, т.е. подписывать не только внутренние, но и внешние документы. Здесь также уместно вспомнить и о ст. 53 ГК РФ, из которой следует, что договоры от лица фирмы подписываются ее руководством.
- ФЗ-402 «О бухучете» в ст. 9 говорит, что одним из обязательных реквизитов первичного документа является подпись лица, совершившего сделку. Положение по ведению бухучета и отчетности, утвержденное приказом №34н от 29/07/98 г., прямо утверждает право руководителя вести лично бухучет, в случае спорных ситуаций принимать единоличные решения, касающиеся учета, а также утверждать список лиц, имеющих право подписи бухгалтерских документов (ст. 14), т.е. фактически тот может оставить за собой право единолично подписывать их.
Однако зачастую руководители делегируют свое право подписи другим работникам, или третьим лицам. В компании, согласно ст. 65.3 п. 3 ГК РФ, могут быть несколько руководителей. В подобных случаях право первой подписи и разделение полномочий прописывается в Уставе.
Как заполнить карточку образцов подписей для банка?
Права работников организации и третьих лиц
ВАЖНО! Бланк приказа о наделении правом подписи от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Причины делегирования подписи исходят из практики делопроизводства. Руководитель компании, имеющий по умолчанию право подписи, может отсутствовать на рабочем месте в тот момент, когда эта подпись понадобится.
Причины могут быть различными:
- болезнь, отпуск, командировка руководителя;
- круглосуточный рабочий режим либо работа фирмы без выходных;
- значительные объемы документооборота.
Возможны несколько вариантов разрешения ситуации:
- За руководителя расписывается другой руководитель, такая возможность заранее прописана в уставных документах.
- Вместо подписи ставится факсимиле, если такой вариант не идет вразрез с законодательством.
- Уполномоченному подписывать документы выдается доверенность, подтверждающая это право.
- Издается приказ (распоряжение), где указано лицо (лица), уполномоченные расписываться за других лиц.
Сразу скажем, что право подписи за руководителя в Уставе прописывается достаточно редко, только в случае если второе ответственное лицо гарантированно не уйдет со своего поста в короткий срок. Иначе последует необходимость вносить изменения в Устав.
Редко используется и подпись в виде факсимиле – на большинстве первичных документов она недействительна (счета-фактуры, кадровые, кассовые документы и др.).
Факсимиле может использоваться, например, в документообороте по договорам, если в договоре прописана такая возможность, и оформлен он «обычной» подписью; на коммерческих предложениях, обычных счетах, выставленных по расчетам между контрагентами.
Рассмотрим случаи оформления права подписи доверенностью и приказом. Доверенность на право подписывать документы может выдаваться не только работнику организации, но и лицу, не имеющему с ней трудовых, гражданско-правовых отношений.
Общие правила выдачи доверенностей на право подписи описывает ГК РФ в ст. 185, 185.1. Таким способом доверить право подписи можно, например, уполномоченному частному лицу, другой фирме (в лице ее руководителя), для заключения договора; главному бухгалтеру для обмена документами с ИФНС.
Срок доверенности может быть любым. Он отсчитывается от даты выдачи.
Приказ о передаче полномочий используется, если нужно наделить ими сотрудников фирмы. На необходимости определить круг лиц, наделенных правом подписи, в частности, настаивает Минфин (док-т №ПЗ-10/2012 от 04/12/12 г.).
Приказом можно предоставить право подписи как одному лицу, так и группе лиц; дать его тем сотрудникам, которые раньше такого права не имели, и продлить уже существующие полномочия на новый срок. Приказ чаще всего оформляется сроком на год.
Какая бы форма документа ни применялась, нужно четко указать:
- персональные данные замещающего лица;
- перечень документов и ситуаций, при которых данное лицо может подписывать документы.
Образец подписи сотрудника (сотрудников) руководителю необходимо лично заверить. Это делается либо в самом документе, либо в приложении к приказу, если список обширный.
На заметку! Когда уполномоченное лицо ставит свою подпись на документе, помечать ее буквами И.О. («исполняющий обязанности»), «за» (в значении «за руководителя») не нужно.
Главный бухгалтер и право второй подписи
Право второй подписи представителя бухгалтерской службы – вопрос неоднозначный, в котором стоит разобраться более подробно.
В упомянутом Положении №34н утверждается, что без подписи главного бухгалтера недействительны и не могут исполняться документы (ст. 14 Положения):
- денежные;
- расчетные;
- касающиеся финансовых обязательств и кредитов.
В то же время директор может бухгалтерский учет вести лично и лично отвечает за состояние учета в организации. Как уже отмечалось, при возникновении споров с главным бухгалтером руководитель несет всю полноту ответственности.
Наделить полномочиями и правом второй подписи бухгалтера может лишь руководитель компании. Заметим, что в прошлом право второй подписи главбух имел автоматически, с момента вступления в должность, согласно ФЗ-129 «О бухучете», ст. 7. упоминалось такое право и в инструкциях ЦБ РФ (например, документ №28-И от 14/09/06 г.). Теперь эти документы не действуют.
Как правильно делегировать право подписи гражданско‑правовых договоров и кадровых документов
Начнем с самого простого варианта — подписание различных гражданско-правовых договоров. Тут в полной мере действует общее правило о том, что договор от лица компании подписывает ее руководитель (ст. 53 ГК РФ). Но при этом директор может делегировать данное право любому другому лицу. Для этого достаточно оформить от лица организации соответствующую доверенность (ст. 185 ГК РФ).
Обратите внимание, что доверенность можно составить не только на работника организации, но и на человека, который не состоит в штате организации и даже не имеет с ней гражданско-правового договора. Более того, выдать доверенность можно и юридическому лицу.
В этом случае действовать от имени компании сможет руководитель уполномоченной фирмы или назначенное им лицо (также на основании доверенности).
Составляйте договоры ГПХ по готовым шаблонам Составить бесплатно
Общие правила оформления доверенности на подписание договоров приведены в статье 185.1 Гражданского кодекса(заметим, что эти же положения применяются и при оформлении доверенностей для большинства иных целей, например, для налоговых).
Итак, доверенность от имени юрлица выдается в простой письменной форме (за исключением случаев, когда полномочия передаются для совершения сделки, требующей нотариального удостоверения, либо для подписания различных документов, связанных с зарегистрированными объектами недвижимости — в этих случаях доверенность придется заверить у нотариуса). Никаких унифицированных форм для доверенности не установлено. Это значит, что компания может сама разработать необходимые образцы. Утверждать их каким-либо внутренним распорядительным документом не нужно. Объясняется это тем, что доверенность не является первичным учетным документом, так как никаких хозяйственных операций сама по себе не подтверждает. Таким образом, в случае необходимости компания всегда может оперативно дополнить или изменить форму доверенности.
Из обязательных реквизитов для доверенности ГК РФ называет только подпись руководителя организации и дату выдачи документа (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ и п. 1 ст. 186 ГК РФ). Ни срок действия доверенности, ни образец подписи уполномоченного лица, ни основания передачи полномочий не являются обязательными реквизитами, но могут включаться в текст документа, если доверитель считает это необходимым.
Из общих положений о доверенности следует, что она должна содержать суть делегируемых полномочий, а также данные уполномоченного лица и лица, выдавшего доверенность.
На практике для идентификации в доверенности юридического лица (как доверителя, так и уполномоченного) указывается его организационно-правовая форма, фирменное наименование, ОГРН и ИНН.
А для идентификации физического лица в качестве доверенного — его фамилия, имя и отчество (полностью), дата и место рождения, место жительства, а также данные паспорта (серия, номер, дата выдачи и данные подразделения, выдавшего документ (наименование и номер)).
Соответственно, доверенность будет действительна только при предъявлении паспорта уполномоченного лица (где, кстати, имеется и образец подписи — именно поэтому в доверенности он необязателен).
Дополнительно в доверенности можно отразить срок ее действия. Если этого не сделать, то она будет действовать ровно один год с момента выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Обратите внимание, что в доверенности можно указать абсолютно любой срок: ни минимальных, ни максимальных значений законодательство не предусматривает.
При этом устанавливать срок доверенности в виде события (например, получение товара или подписание договора) нельзя, так как такой подход противоречит общим правилам статьи 190 ГК РФ. Эта статья разрешает определять срок указанием только на такое событие, которое должно наступить неизбежно, то есть оно не может зависеть от воли и действий сторон (п.
4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.02 № 66).
Резюмируем. Право подписывать гражданско-правовые документы от имени организации можно передать любому лицу. Передача оформляется письменной доверенностью за подписью руководителя организации. Унифицированной формы данного документа не установлено. Срок действия доверенности организация определяет самостоятельно, исходя из конкретных обстоятельств.
Подписание кадровой документации
Трудовой кодекс не содержит прямых норм, регулирующих передачу полномочий руководителя организации по подписанию трудовых договоров и иных кадровых документов другим лицам, однако неоднократно упоминает саму возможность такой передачи.
Так, в статье 20 ТК РФ определено, что права и обязанности работодателя в трудовых отношениях могут осуществляться, в том числе, уполномоченными лицами.
При этом сказано, что полномочия таких лиц оформляются в порядке, установленном учредительными документами организации и локальными нормативными актами.
А в статье 57 ТК РФ отмечено, что одним из обязательных условий трудового договора являются сведения о представителе работодателя, который подписал трудовой договор, и основание, в силу которого этот представитель наделен соответствующими полномочиями. При этом какой-либо конкретизации порядка делегирования полномочий эта статья не содержит.
На возможность подписания приказов и других локальных нормативных актов по кадровой тематике не только руководителем организации, но и иным уполномоченным лицом, указывают и подзаконные акты, которые регулируют порядок заполнения первичной учетной кадровой документации. Например, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв.
постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1; далее — Указания по заполнению унифицированных форм) сказано, что приказ о приеме на работу (форма № Т-1) может быть подписан не только руководителем, но и уполномоченным лицом. Однако в этих Указаниях не оговаривается, как оформить полномочия такого лица, и какие изменения нужно внести в форму № Т-1, если ее подписывает уполномоченное лицо.
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам
К сожалению, Пленум Верховного суда РФ в постановлении от 17.03.04 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» также не дал ответа на вопрос о том, как оформить делегирование права подписи кадровых документов.
В пункте 12 этого постановления сказано лишь о том, что представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с учредительными документами юридического лица либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено соответствующими полномочиями.
Другими словами, для того, чтобы передать право подписи кадровых документов, нужно предусмотреть порядок такой передачи в локальном нормативном акте организации или сделать соответствующую оговорку в трудовом договоре, заключенном с уполномоченным лицом.
Однако судьи ВС РФ не уточнили, какими конкретно документами можно подтвердить временную передачу полномочий руководителя, и частности, нужно ли оформлять доверенность на уполномоченное лицо.
Формальных оснований для выдачи доверенности в данном случае нет, поскольку трудовое законодательство не содержит такого требования. Нормы статьи 185 ГК РФ о том, что для делегирования полномочий руководителя издается доверенность, не являются обязательными при передаче полномочий по подписанию кадровых документов.
Ведь в силу положений статьи 5 ТК РФ трудовые отношения регулируются трудовым законодательством, которое состоит из Трудового кодекса, иных федеральных законов и законов субъектов РФ, содержащих нормы трудового права.
То есть Гражданский кодекс, содержащий нормы гражданского (а не трудового) права, не является нормативным правовым актом, регулирующим трудовые отношения.
Однако суды не всегда признают, что для передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов достаточно издать соответствующий локальный Нормативный акт (например, приказ). Зачастую арбитры требуют, чтобы в этом случае на уполномоченное лицо была дополнительно оформлена доверенность (см.
постановление ФАС Московского округа от 09.01.04 № КГ-А41/10211-03). Хотя иногда организациям все же удается отстоять в суде кадровые решения, принятые уполномоченным лицом, которое действовало только на основании приказа (см. постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.03.
09 № А19-7218/07-57-5-52-Ф02-826/09).
Составлять локальные акты по готовым шаблонам и готовить всю кадровую отчетность
Сделаем вывод. Чтобы избежать оспаривания и признания незаконными кадровых решений, принятых уполномоченным лицом, лучше все же оформить на него доверенность. Тем более что это не противоречит законодательству.
Ведь понятно, что уполномоченное лицо, подписывая трудовые договоры, локальные акты и прочие кадровые документы, действует не от своего имени, а представляет интересы организации-работодателя. А законодательное регулирование вопроса представительства интересов юридического лица перед третьими лицами предусмотрено лишь нормами Гражданского кодекса.
Поэтому если организация, чтобы избежать рисков, решит оформить доверенность на подписание кадровых документов, то при ее составлении надо учитывать положения ГК РФ о доверенности.
В доверенности, выданной уполномоченному лицу, нужно указать, какие именно действия по «кадровой части» от имени организации оно вправе совершать, и установить срок полномочий.
Также целесообразно отметить, что уполномоченное лицо действует от имени организации не как физическое лицо, а как работник организации, занимающий определенную должность.
Это не позволит ему злоупотреблять предоставленными правами в случае увольнения, а также ограничит сферу деятельности доверенности «территорией» организации, поскольку для подтверждения его полномочий будет необходима информация из штатного расписания компании.
Формулировка доверенности в данном случае может быть такой:
Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице директора Николаева Дмитрия Анатольевича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает Петрова Ивана Дмитриевича (указываются паспортные данные, дата и место рождения, место жительства и т.д.), занимающего должность руководителя отдела кадров Общества с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС»,…
Подытожим. Трудовое законодательство предусматривает возможность передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов третьим лицам.
При этом ТК РФ не дает четкого ответа на вопрос о том, как оформить делегирование полномочий руководителя организации, требуя, лишь, чтобы порядок такого делегирования был зафиксирован в локальных нормативных актах или учредительных документах. Судебная практика зачастую требует дополнительного оформления доверенности.
Поскольку уполномоченное лицо в рассматриваемой ситуации представляет интересы юридического лица, а порядок оформления такого представительства зафиксирован в Гражданском кодексе, то в случае делегирования полномочий по подписанию кадровых документов доверенность оформляется по правилам, предусмотренным этим кодексом.
Составить штатное расписание по готовому шаблону Попробовать бесплатно
Как оформляется подпись уполномоченного лица
Отдельно остановимся на особенностях оформления самих документов, завизированных уполномоченным лицом.
Когда представитель действует по доверенности, то «шапка» гражданско-правового договора составляется следующим образом. В качестве стороны по договору указывается организация-доверитель, а дальше оговаривается, что от ее лица действует представитель по доверенности. При этом в текст договора вносятся реквизиты доверенности (дата, номер, если есть).
Подробные сведения об уполномоченном лице (дата, место рождения, место жительства и т.п.) в договоре можно не указывать. Но иногда это лучше сделать. Например, если речь идет о крупных сделках, либо сделках с недвижимостью, которые подлежат регистрации.
Сведения об уполномоченном лице вписываются в договор в точном соответствии с тем, как они указаны в доверенности.
«Шапка» договора, заключенного доверенным лицом от имени организации, может выглядеть так:
Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице Николаева Дмитрия Анатольевича (при необходимости указываются его паспортные данные, дата и место рождения и т.д.), действующего на основании доверенности от 16.09.2019 года…
Несколько иначе оформляется представительство, когда уполномоченное лицо подписывает от имени доверителя односторонние документы, например, заявления, претензии и т.п. В этой ситуации непосредственно рядом с подписью делается надпись «представитель по доверенности» и отображаются реквизиты доверенности.
Что касается кадровой документации, то и здесь порядок оформления подписи доверенного лица зависит от вида документа. Так, при составлении трудовых договоров применяется точно такой же подход, как и при оформлении гражданско-правовых договоров.
То есть в «шапке» трудового договора указывается, что он заключен юрлицом, от лица которого действует уполномоченный представитель. А для подписания уполномоченным лицом иных кадровых документов (например, приказов) можно внести соответствующие изменения в реквизит «подпись» издаваемого документа.
То есть в таком приказе будет указано не «Руководитель организации», а «Уполномоченное лицо», а также добавлены поля для отражения реквизитов доверенности.
Но можно пойти и другим путем. Как уже отмечалось, Указания по заполнению унифицированных форм прямо предусматривают возможность подписания таких форм не руководителем, а уполномоченным лицом. Но при этом никаких оговорок о том, что в этом случае надо изменить реквизит «подпись» самой формы в Указаниях нет.
Поэтому можно сделать следующий вывод: уполномоченное лицо вправе поставить свою подпись в соответствующей графе вместо подписи руководителя. То есть никаких изменений в форму вносить не нужно. А полномочия подписанта в случае необходимости (по запросу работника, трудинспекции, суда и т.д.
) будут подтверждены приказом и доверенностью.
Что делать с ЭЦП при смене генерального директора
Согласно п. 3 ст. 40 Федерального закона № 14-ФЗ, прежний руководитель не имеет права подписи, даже если изменения не зарегистрированы в ЕГРЮЛ. Обусловлено это тем, что бывший гендиректор не является лицом, уполномоченным без доверенности действовать от имени организации.
При этом и другой сотрудник не может воспользоваться ЭЦП. Применять подпись может лишь тот, на кого она оформлена. Впрочем, на практике ЭП управляющего часто пользуются другие сотрудники. Например, бухгалтер, сдающий отчетность.
Прямого запрета в законе о цифровой подписи нет, а значит, владелец может разрешить использование своего ключа третьим лицам.
Таким образом, существует два пути, в зависимости от ситуации.
-
Руководитель уволен и больше не числится в штате компании. В этом случае оформляется новая ЭЦП на нового директора. При этом эцп уволенного директора не должна использоваться!
-
Руководитель смещен с должности, но остается в штате организации. На владельца ЭЦП (бывшего управляющего) выдается доверенность на право пользования подписью от имени компании до тех пор, пока новый сотрудник не получит свою ЭП.
Следует знать! Получить ЭЦП, в том числе усиленную квалифицированную, можно в течение одного рабочего дня.
Как поступить с ЭЦП при смене директора
Назначается протоколом (решением) новый директор. Подготавливается документ для налоговой инспекции по форме Р14001. Дополнительно его необходимо заверить у нотариуса. Изменения регистрируются в ИФНС от имени нового руководителя. На основании новых данных ЕГРЮЛ директор получает в Удостоверяющем Центре электронную подпись на себя, как на должностное лицо организации. Новый руководитель (или его доверенное лицо) должен подъехать в УЦ лично с оригиналами документов. Помните! Уведомить инспекцию о том, что произошла смена генерального директора, необходимо в течение 3 рабочих дней (п. 5 ст. 5 Федерального закона № 129-ФЗ).
Несмотря на то, что в должность гендиректор вступает с момента его утверждения, осуществлять юридически значимые действия руководитель может только после вписания его в ЕГРЮЛ. В противном случае генеральный директор не вправе действовать от имени организации. Недействительная сделка не влечет юридических последствий. А ее участники должны возвратить полученное в денежной либо натуральной форме (ст. 167 ГК РФ).
Возможные риски использования старой ЭЦП при смене директора
Банковские риски
В случае списания денежных средств со счета организации (ООО) с помощью ЭЦП бывшего гендиректора убытки компания возместить не сможет. Согласно закону об электронной подписи и исходя из типовых договоров с банками, риски, связанные с нарушением конфиденциальности ЭП, несет клиент.
Участие в госзакупках
Если подписать госконтракт ЭП бывшего руководителя, то по факту получится подписание контракта неуполномоченным лицом. Компания может попасть в реестр недобросовестных поставщиков.
Взаимодействие с налоговой
Декларации, подписанные неуполномоченным лицом, ИФНС может не признать. А отсюда последуют штрафы, пени, налоговые санкции.
Компрометация ЭП
Подпись должна быть отозвана и заблокирована в день снятия полномочий не только в интересах компании, но и для безопасности бывшего гендиректора. Совершенные с такой ЭП действия могут быть признанными мошенническими.
И это, к сожалению, не все негативные последствия, которые могут ожидать организацию.
Во избежание подобных проблем нельзя допускать использование ЭЦП уволенного сотрудника а следует вовремя оформить электронную подпись новому гендиректору.
При уничтожении ЭЦП составляется Акт уничтожения закрытых ключей электронной подписи. При этом ФСБ разработала специальный регламент уничтожения ключей ЭЦП, согласно которому фирма должна соблюдать процедуру и правила оформления ее результатов.
Закажите новую ЭЦП при смене директора организации в нашем удостоверяющем центре. Мы учтем особенности вашего бизнеса, организовав получение подписи и сертификата, в кратчайшие сроки. Окажем консультационную юридическую помощь. Звоните нашим специалистам прямо сейчас!